紳士、淑女の皆様
こんにちは！TAKAZUNです。
本日は、生産性を上げて、ワークライフバランスを整える方法
について調べてきました。
それではさっそく行きましょう！
はじめに
生産性という概念は、しばしば誤解されています。生産性とは、必ずしもより多くのことを達成することではなく、自分の時間と注意をより戦略的な方法で投資し、自分のキャリア、人生、人間関係に価値を与えることです。
多くの人がそうであるように、あなたも人生においてもっと生産的になりたいと思っているはずです。しかし、目標達成のために自分を駆り立てる理由や動機については、あまり考えたことがないのではないでしょうか。
往々にして、「もっと生産性を上げたい」と思うのは、「社会から期待されているから」「仕事が多すぎて自分には無理だと思うから」という理由からです。また、同僚や上司に好印象を与えるために、あるいは自分が忙しくしているように見せるために、生産性を向上させたいと感じることもあるでしょう。これらはすべて、生産性を高めたいと思う正当な理由ですが、いずれも外的な理由です。生産性を向上させたいという外的な動機には、物、お金、名声などがあります。
お金は多くの人にとって大きなモチベーションになりますが、自分を動かしているものが他にないかどうかを考えることが重要です。生産性を向上させたい理由が、自分の人生にとってより大きな目的を持たない浅いものであれば、モチベーションが下がり、生産性が低下する可能性が高くなります。
生産性を向上させたいのであれば、自分が何のために生産性を求めているのかをじっくり考える必要があります。家族を養うためにお金が必要であれば、家族への愛情が原動力になるかもしれません。もしかしたら、あなたは自分自身が貧困に陥っているかもしれません。
あなたの原動力は、自分の状況と自分自身を改善したいという欲求です。生産性を向上させたいのであれば、より深いレベルで自分を駆り立てるものを見極め、なぜそこまで頑張るのかを理解する必要があります。
そのためには、自分が何を目指しているのかをしっかりと確認することが重要です。何が自分を突き動かしているのかは、自分にしかわかりません。何が自分を駆り立てているのか、何が自分を早起きさせ、一生懸命にさせるのか、それは自分だけが知っています。
人に何を話すかは重要ではなく、それが真実かどうかも重要ではありません。人が期待することを伝えたいという気持ちはあるかもしれませんが、それは生産性を向上させたいというあなたの本当の理由ではないかもしれません。重要なのは、自分自身に言い聞かせることです。生産性を向上させたいのであれば、自分自身に正直にならなければなりません。生産性を向上させるためには、自分がなぜ頑張っているのかを、常に心に留めておく必要があります。
残念ながら、生産性の低さを解決する魔法の薬はありません。生産性を向上させるには、時間と努力が必要であり、生産性を永続的に向上させるためには、仕事のやり方を変えなければなりません。次の章では、生産性を向上させ、より短時間でより多くのことを成し遂げるためにできることを紹介します。
第1章 「先延ばし」をやめる
生産性を向上させるためには、先延ばしにする習慣をなくす必要があります。本章では、先延ばしを克服するための3つの一般的な戦略を紹介し、続く章では個人の生産性を最適化するための具体的な戦術を紹介しています。これらの戦術は、先延ばしの習慣を断ち切るためのモチベーションを高めてくれます。
シンプルに考える
先延ばしにする習慣がある場合、複雑で曖昧なタスクやプロジェクトは、どんなに規律正しい人でも先延ばしを避けるのが難しくなります。
行動計画と期待される結果がシンプルであれば、理解しやすく、実行しやすくなります。
また、理解しやすく実行しやすい計画は、先延ばしのリスクが低い計画でもあります。ただし、すでに先延ばしの習慣がある人は別です。
例えば、お菓子作りの経験がなくても、自分で焼いた手作りケーキを上司にプレゼントしなければならない場合と、オンラインのケーキショップでカスタマイズしたケーキを注文して上司にプレゼントしなければならない場合とでは、どちらが先延ばしになりやすいでしょうか？自分でケーキを焼くのは、オンラインでオーダーメイドのケーキを注文するのに比べて、複雑で手間がかかるため、先延ばしにしてしまう可能性がかなり高いでしょう。レシピを見つけ、すべての材料を購入し、 実際にケーキを焼くことを考えるだけで、最後の最後まで先延ばしにしてしまう可能性があります。
自分との対話
先延ばしにするためには、ポジティブなセルフトークをする必要があります。ポジティブなセルフトークの始め方がわからないという方のために、いくつかの方法をご紹介します。まず、先延ばしのような悪い習慣を克服するために、肯定的な肯定文や宣言文を使うことができます。具体的にどのような効果があるのか、不思議に思われるかもしれません。
人間の心は、自分の行動をコントロールしていますが、その心には2つの側面があります。1つは潜在意識で、呼吸や心臓の鼓動、歩くことなど、自分では意識していないが重要な行動をコントロールしています。数学の問題を解く、文章を書く、食事をするなど、意識的に考える必要がある行動は、すべて顕在意識によってコントロールされています。
食べることなど、意識的に考える必要のある行動は、すべて意識によってコントロールされています。
先延ばしにするなどの習慣は、無意識のうちに潜在意識の支配下に置かれています。意識的に習慣を変えようとしても、元の習慣に戻ってしまうのはこのためです。喫煙、罵声、先延ばしなどがこれにあたります。
長続きする個人的な変化をもたらす唯一の方法は、潜在意識を再プログラムすることで、潜在意識または意識的に習慣を変えることです。
『サイコ・サイバネティクス』の著者であるマクスウェル・モルツ博士によると、潜在意識は、戦闘機や軍艦から発射される熱探知ミサイルやレーザー誘導ミサイルに例えられます。この種のミサイルは、発射されると自動的に与えられた目標を探し出します。発射された後は、パイロットや艦長はミサイルの動きや軌道をコントロールすることはできない。ミサイルに搭載されたコンピュータシステムが、プログラムされた目標に向かってミサイルをコントロールするのです。この種のミサイルをコントロールするには、発射前に目標を与えるのが一番です。
あなたの潜在意識は、この誘導ミサイルのようなものです。健康的な食事、運動、先延ばしをやめるなど、特定の目標や習慣を身につけるようにプログラムするだけで、潜在意識を思い通りに動かし、望みを叶えることができるのです。
先延ばしをしないようにするなど、特定の目標や習慣を身につけるようにプログラムすることで、望む場所に行き、望むことを実現することができます。そのためには、意識的に「見える化」や「アファメーション」を行ったり、「宣言」や「ポジティブなセルフトーク」を行ったりする必要があります。
潜在意識を鍛え直し、先延ばしをなくすためには、ポジティブな宣言を1日に何度も、感情を込めて言う必要があります。例えば、「私は先延ばしにするのをやめて、積極的に行動する人になります」と宣言します。このように自分に言い聞かせることで、潜在意識のプログラムが変化し、アファメーションが実現するようになります。この方法は、心の目で映画を見て、自分がアファメーションを実践している姿を見るというもので、ビジュアライゼーション・エクササイズと組み合わせると、さらに効果的です。
ポジティブなセルフトークを使って潜在意識を再プログラムし、先延ばしをなくすには、適切な質問をすることが大切です。適切な質問の例としては、”なぜ売上が伸びないのか？”ではなく、”もっと売上を伸ばすためにはどうしたらいいのか？”というものがあります。
「なぜできないのか」ではなく「どうすれば達成できるのか」と問うことで、潜在意識は「どうすればできるのか」に集中することができます。何かを達成できない理由を尋ねると、潜在意識が何かを成功させたり、悪い習慣を取り除いたりするのを継続させるよう、効果的にプログラムしていることになります。
何に意識を向けるかによって、潜在意識がどのようにプログラムされるかが大きく左右されます。潜在意識を可能性に向けてプログラムすることができれば、潜在意識はその可能性を追い求めます。もし、あなたが制限のために潜在意識をプログラムすれば、それを強制するためにできることをするでしょう。
5秒以内に実行する
先延ばしを克服するための最後の一般的な戦略は単純です。メル・ロビンズは『5秒ルール』という本を書いています。
この本は、食べ物を床に落としてしまったときのルールとしておなじみですが、先延ばしにするときの心の動きを神経科学的に解明したものです。
このルールの背景にある考え方は、最初の5秒以内に必要な行動を取ることで、先延ばしの武装を解除し、行動することを要求するというものです。
私たちの脳は、もともと自己保存の方向に働いています。そのため、朝起きなければならないときや、気分が乗らないのに運動しなければならないときなど、ストレスを感じるたびに、脳は「何かがおかしい」という信号を受け取ります。そうすると、潜在意識が闘争・逃走モードになり、危険なことが起こるのを未然に防ごうと、無行動で体を温めようとします。その結果、ますます体がだるくなり、先延ばしになってしまうのです。
しかし、「5秒ルール」では、潜在意識が勢いづいて力を発揮する時間を与えません。先延ばしにしたいという潜在意識に逆らって行動することで、先延ばしの問題の芽を摘むことができるのです。5秒以内に行動すると、体が動き出し、感情が生まれます。立ち上がってすぐに動くことで、「このまま前に進みたい」という逆の感情が生まれてくるわけです。
1日の最初の仕事を後回しにしたくなったら、5から逆に数えてみましょう。ゼロに近づいたら、行動しましょう。行動することで、惰性を打ち破り、動きが感情を生み出します。これを継続的に行うことで、先延ばしをやめさせる習慣を早く身につけることができます。
第2章 計画と目標の設定
生産性を向上させ、成功を収めるためには、今が絶好のチャンスです。どんな仕事であれ、集中力を維持するには、明確な目標を持つことが一番です。そうすれば、迷いがなくなり、どんな状況でもコントロールできるようになります。
生産性を高めるためにまず必要なことは、正しい目標を選ぶことです。達成したい個人的な目標と仕事上の目標を明確にし、それを達成するために必要なことを考えます。
自分が人生で何を一番望んでいるかを考えてみましょう。人生の中で秀でたものはたくさんありますが、自分にとって最も重要な目標を特定し、それを書き出す時間が必要です。目標を見つけたら、なぜその目標がリストに入っているのかを明確に理解する必要があります。キャリアで成功することが重要だと考えるのは、自分の仕事が好きで、その仕事をすることで得られる充実感があるからでしょう。
これは、最終的には幸福感や満足感につながるもので、素晴らしい目標です。家族や友人と過ごす時間を増やそうと思っていても、その目標がリストに入っているのは、彼らからプレッシャーを感じているからかもしれません。これは良い目標ではありません。なぜなら、不本意ながら彼らと一緒に時間を過ごしても、この目標を達成するために必要な永続的な幸福は得られないからです。
その目標を手放すことを検討すべきでしょう。
あなたのリストにある目標は、あなたに幸せ、より良い健康、より大きな心の平和と安心感をもたらすものであることを覚えておくことが重要です。これらの目標は、生産性を向上させるために、時間のバランスを取るために必要なものです。
目標を具体的なマイルストーンに変換する
出世するという目標を持つだけでは十分ではありません。自分がどのような状態になりたいのかを綿密に計画する必要があります。目標を達成するためには、具体的なマイルストーンを作り、それぞれのタスクを完了させることで目標達成に近づけていく必要があります。最近、新しいビジネスを始めた人なら、「5年後には最低でもあと2店舗オープンさせる」というマイルストーンを設定するといいでしょう。
さらに確実に目標を達成するためには、その目標を達成するために何が必要なのかを判断して、それぞれのマイルストーンを達成した後に、目標達成に一歩近づくための小さなマイルストーンを設定します。目標に向かって一歩一歩進むことが、生産性につながるはずです。
目標を達成するための計画とタイムラインを持つことで、活動が構造化され、エネルギーを賢く使うことができます。計画がなければ、不必要なことに時間を費やしたり、些細なことでストレスを感じたりすることになります。
成功するプランの作成
成功する計画を立てることは、特にクリエイティブな分野で働く人にとっては難しいことです。なぜなら、この計画は、将来的に物事が自分にとって有利になるか不利になるかを決める大きな役割を果たすからです。
成功するプランの作成には、1時間から2日ほどかかります。それでも、すべてを計画することはできないかもしれません。
しかし、人生は予測不可能なものであるにもかかわらず、特に生産性を大幅に向上させたいのであれば、時間をかけて良い計画を作ることが必須です。計画を立てる際には、自分が持っているアイデアを具体的に示すことが重要です。
計画書作成のコツ
書き出してみる
計画を最大限に生かすためには、すべてを書き出すことが必要です。そうすることで、常に計画を見ることができ、計画通りに進んでいることを確認できます。
全体像を把握する
計画を立てる際には、自分が達成したい全体像と結果から始める必要があります。どのアイデアが目標達成に役立つかはわかりませんから、どのアイデアも外さないようにしましょう。アイデアが多すぎる場合は、完全には賛同できないものを別の書類に書き出し、主要な目標と一緒に保管しておくと、将来的にインスピレーションを得ることができます。
小さなステップに分ける
大きな目標を小さなステップに分けずに取り組もうとすると、落胆して目標を放棄してしまう可能性が高くなります。目標を小さなステップに分割することで、モチベーションを維持し、目標達成に近づくことができます。
具体的に書きだす
目標を書き出すときは、できるだけ具体的に書く必要があります。ただし、それぞれのタスクに関する情報は、短く、鋭く、わかりやすいものにしたいものです。
理解できるようにします。それぞれのタスクについて、別の文書にメモしておくといいかもしれません。
締め切りを設定する
締め切りがあるほど、やる気が出るものはありません。計画の各タスクには、必ず期限を設定してください。
そして、その期限を守るために全力を尽くしましょう。
To-Doリストの作成
1日の終わりに、計画書を見ながら、大きな目標達成に近づくために次の日にやるべきことをTo-Doリストにまとめます。
計画ができたら、次は行動して目標に近づきましょう。毎日、仕事を始めるときには、その日がどんな日になるかを前向きに考え、先入観にとらわれないようにしましょう。毎日が新しい一日であり、たとえ怠惰でやめたくなるような日があっても、明日になればすべてが可能になると信じて前進することを忘れないでください。
第3章 賢いTo-Doリストの作り方
To-Doリストを活用することは、息をするように簡単なことのように思えます。しかし、実際にはそれほど単純ではありません。すべてのTo-Doリストが同じように作られているわけではありませんし、To-Doリストの質が個人の生産性を最適化する能力に大きな影響を与えます。もちろん、感覚的でスマートなTo-Doリストにしなければ、個人の生産性を損なう可能性があることは言うまでもありません。では、スマートで感覚的なToDoリストとは何でしょうか？
具体的には
ToDoリストに入れる項目は、何をしなければならないかが具体的でなければなりません。そうでなければ、生産性を上げるのは難しいでしょう。なぜなら、To-Doリストの項目が曖昧だと、個人の生産性に関わる2つの潜在的な問題に遭遇することになるからです。1つ目の問題は、自分の仕事がうまくいったかどうかを客観的に判断できないことです。例えば、「できるだけ多くの仕事をこなす」とはどういうことなのでしょうか。それは、1日に1件、2件、20件の取引を完全に処理することでしょうか？
測定可能
測定可能なタスクをToDoリストに入れるということは、具体的な数字で表すことができたり、測定可能な要素に分解できたりする項目を意味します。測定可能なタスクであればあるほど、ToDoリストの項目をすでに達成したかどうかをより客観的に判断することができます。例えば、「先週に比べて今日はブログ記事作成を10分短縮する」といったことは客観的に判断できますが、感情の「喜び」は測定できませんので、「喜び」を達成できたかどうかを客観的に判断することは非常に困難です。
達成可能
ToDoリストの項目は、現実的に達成可能な項目であるべきです。そうでなければ、ほとんどの時間を非生産的に過ごすことになり、先延ばしにして非生産性を高め、さらにやる気をなくすという負のスパイラルに陥ってしまうことになります。
しかし、達成可能で現実的な項目を盛り込んだToDoリストを作成すれば、生産性、士気、先延ばしをやめる能力を高めることができます。
例えば、「世界平和を達成する」というような項目ではなく、「どの新製品を購入すべきかを決めるために、担当者と1時間のミーティングを行う」というように、実際に達成可能な項目を入れる必要があるのです。
現実的であることのもうひとつのポイントは、毎日のToDoリストに入れる項目の数です。気をつけないと、逆効果のToDoリストを作ってしまい、結果的に非生産的になり、最終的には先延ばしする人になってしまう可能性があります。
あまりにも多くの項目を毎日のToDoリストに入れてしまうと、気が重くなり、毎日の仕事を終わらせることができず、未完成の仕事がどんどん増えてしまいます。このようなことが繰り返されると、仕事を終わらせるモチベーションがどんどん下がり、先延ばしにしてしまい、生産性が低下してしまいます。
ToDoリストを作成する際の一般的なガイドラインは、1日に達成しなければならない主なタスクを3つ以下にすることです。それ以上の数を入れると、圧倒されて生産性が低下するリスクが大きくなります。
関連性
関連性のあるToDoリストとは、あなたの人生の最も重要な目標を達成するために、関連性がある、または焦点を当てているものです。言い換えれば、To-Doリストを、あちこちのタスクや目標で埋め尽くすことはできません。自分の最大かつ最重要な目標に関連するタスクだけに集中することで、日々のリストに載せるものの数を無意識に制限することができます。そうすることで、より現実的で達成可能なToDoリストを作成することができます。
期限を設ける
最後に、To-Doリストのすべての項目には期限が必要です。期限をつけないと、そのタスクをこなさなければならないという緊迫感が生まれません。例えば、「10キロ痩せよう」と思っても、期限を決めずに実行すると、後回しにしたくなる気持ちが強くなります。
「レポートを書き終えて」と言うよりも、「遅くとも午前11時までにレポートを書き終えて」と言った方が、より時間に縛られることになります。そうすれば、タスクを終わらせなければならないという緊迫感が生まれ、より高いレベルの集中力を得ることができます。
生産性を向上させたいなら、S.M.A.R.T.のToDoリストを作ることから始めましょう。
第4章 気が散らないようにする
生産性を高めるには、集中した精神状態が必要で、目標を達成のために必要なステップに集中することです。そのためには、脳の働きを妨げる雑念を排除する必要があります。
生産性向上のためには、気が散らない環境を整えることが、計画を立てることと同じくらい重要です。生産性を向上させ、目標を達成するための完璧な計画や壮大なビジョンを持っていても、職場環境が足かせとなって自分の才能を発揮できなければ、達成できなかったことに失望し続けることになります。
仕事の好みについて発表された調査によると、人は、背景に音が流れていても仕事ができる人と、静寂の中でしか仕事ができない人の2つのグループに分けられるそうです。
生産性を向上させたいのであれば、自分がどちらのグループに属するのかを見極める必要があります。気が散らないようにするためには、無音で仕事をしなければならないと言う人もいるでしょう。
しかし、自分のことは自分が一番よく知っています。気が散らないようにするために、あるいは少なくとも気が散って生産性が低下しないようにコントロールするために、いくつかの実践的な方法をご紹介しましょう。
自分を隔離する
仕事をしているときに、あなたの時間や注意を引き出そうとする人がいると、簡単に気が散ってしまいます。そのため、ドアを開けっ放しにしておくのは危険です。目の前の仕事から気をそらされて集中力を失うと、中断した仕事をすぐに取り戻すのは非常に困難になります。
特に人に気を取られると、自分の意思に反して先延ばしにしてしまう可能性が高くなります。邪魔されずに仕事ができたときに比べて、仕事を終えるまでの時間が大幅に長くなってしまうのです。
だからこそ、集中して仕事をしなければならないときには、自分を隔離することを習慣づけるべきなのです。そのためにはいくつかの方法があります。
物理的に自分を隔離する
オフィスがあれば、ドアを閉めればいい。
幸運にもオフィスアシスタントがいる場合は、あなたと話したい人を追い返すように伝えてください。もちろん、緊急性の高い場合や重要性の高い場合には例外的に対応する必要があります。
秘書がいなくても、ドアのあるオフィスで仕事をしている場合は、ドアに「邪魔をしないでください」というドアサインを貼っておきましょう。また、ガラス張りのオフィスの場合は、ブラインドを閉めて、誰にも見られないようにし、外の人に気を取られないようにします。自分の仕事に深く集中できるように、オフィス空間をできるだけサイロ化することが必要です。
デジタル的に孤立させる
これは完全にオフラインになることです。物理的にはすでに孤立しているかもしれませんが、深い集中力を要する仕事をしているときでさえ、常にネットに接続していると、”メッセージやメールを送ってください “と首から下げているようなものです。ソーシャルメディア、電子メール、インスタントメッセンジャーなど、どれも気が散ってしまい、手遅れになるまで時間を忘れてしまう不思議な力を持っています。
「1オンスの予防は、1ポンドの治療に勝る」。これは、問題が発生する前に、その芽を摘み取る方が良いということです。例えば、元アルコール依存症の人は、酒を飲まないためにバーやアルコールに近づかないことを学んできました。だからといって、ずっとオフラインでいる必要はありません。昼休みにオンラインの時間を確保したり、ToDoリストのタスクを完了した後にオンラインの時間を確保したりすることができます。
また、深い集中力を要する仕事をしているときは、電話から隔離して、最適な生産性を自分に与えたいものです。1時間ごとに短い休憩を取り、緊急性や重要性のあるものを見落とさないようにチェックするといいでしょう。もし、生死にかかわるようなことが起きたら、あなたと連絡が取れるようにします。
ポモドーロ・テクニックを使う
マラソン大会に向けて、ランニングの走行距離を増やし、平均ペースやスピードを上げるためには、トレーニング中に「ラン・ウォーク法」を活用するのが効果的です。
ジェフ・ギャロウェイ氏が考案した「ラン・ウォーク法」は、一定時間走った後に1分間歩くというサイクルを、何度も繰り返すというものです。これを目標走行距離に達するまで何度も繰り返します。
この方法では、足が棒のようになるまで待ってから歩くのではなく、短くても頻繁に休憩を取ることで、足を休ませて回復を促進させることができます。
この方法の問題点は、疲れているかどうかに関わらず、設定したランニング時間の終わりにはペースを落として1分間歩かなければならないことです。短時間の休憩を定期的に取ることで、脚の筋肉をより長く新鮮に保つことができ、より長く、より速く走ることができます。
ポモドーロ・テクニックとは、ラン・ウォーク・メソッドに相当する精神的な手法で、一定の作業時間と休息時間のサイクルで作業を行う方法です。これにより、心の強さと新鮮さをできるだけ長く保つことができ、より深い集中力を持って仕事に取り組むことができるようになります。
通常のポモドーロ・サイクルでは、25分間集中して作業した後、5分間の休憩を取りますが、これは精神的に疲れているかどうかに関わらず取らなければなりません。4回目のサイクルでは、休憩時間を10分に延長します。
短時間で頻繁に休憩を取るポイントは、心が完全に疲れきってから休憩を取るのではなく、待ってからでは手遅れになってしまうからです。心をできるだけ長く強く、新鮮に保つことで、仕事に集中する能力を伸ばし、気が散らないようにすることができます。
第5章 断ることを学ぶ
人からの頼まれごとに「ノー」と言えるようになる最大の理由は、自分の生産性を高めるためです。人から何かを頼まれると、ついつい「はい」と答えてしまう人は、いつまでたっても何もできません。なぜなら、何かに集中できず、やるべきことが多すぎて圧倒されてしまうからです。
生産性を向上させるためには、”ノー “と言うだけでよいのですから、これが最も簡単な方法でしょう。しかし、シンプルであることは必ずしも容易ではありません。特に、人に断らなければならず、相手を失望させる可能性がある場合はなおさらです。ここでは、人に「ノー」と言えるようになるための、効果的な方法をご紹介します。
5秒ルール
前の章で述べたように、先延ばしをやめて生産性を向上させるには、「5秒ルール」を守ることが非常に有効です。5秒以上待つと、何もできなくなってしまうからです。
「ノー」と言えるようになるためには、相手に何を言われるか、何を感じるかといった心配事を捨てて、ただ実行することです。人のためのプロジェクトや好意に取り組む前に、自分のために物事を終わらせる義務があります。だから、”ノー “と言うときは、とにかくやってみましょう。
そして、依頼されてから5秒以内に実行しましょう。
ベルベットで覆われたレンガのようになる
「ベルベットで覆われたレンガ」とは、内側は硬く、外側はやわらかいことを意味します。簡単に言えば、ベルベットで覆われたレンガのように、人の気持ちを傷つける可能性を最小限に抑える方法で、非常に難しいことを伝えることができるのです。
例えば、同僚から1時間以内に上司に提出しなければならないレポートの作成を手伝ってほしいと頼まれた場合、あなたには自分のプロジェクトもあるので、「いや、私には自分の仕事があります」とはっきり言うのではなく、「私は自分の仕事を終わらせます。申し訳ありませんが、私も昼休みまでに上司への報告書を仕上げなければなりません」。もしくは、「申し訳ありませんが、私も昼休みまでに上司に提出するレポートを仕上げなければなりません」。その他ですと、「申し訳ありませんが、今回はお断りさせていただきます」と伝えてみましょう。
同僚に優しく断ることで、自分にはやるべきことがあるが、同僚を大切に思っていて、将来的には助けられるかもしれないと理解してもらうことができます。しかし、穏やかな声のトーンであれば、難しい対応も穏やかにできることを覚えておく必要があります。
自分の敵を知る
残念ながら、人を思い通りに操るテクニックや感情的な脅迫に長けている人がいます。相手が意図的か無意識的かにかかわらず、自分の生産性を犠牲にしてまで、感情的に操作されたり、脅迫されたりして、いつも「イエス」と言わなければならないことに抵抗しなければなりません。人を操るさまざまなテクニックに気づけば気づくほど、”ノー “と言えるようになるでしょう。
投げ返す
実際に言わずに「ノー」と言うための最良の方法の1つは、「イエス」と言った場合に自分に何が起こるかについて、相手に責任を感じさせることです。これはどのようなものでしょうか？
例えば、同僚が「何日か仕事を休まなければならないので、自分に割り当てられたプロジェクトを数日間引き継いでほしい」と頑固に頼んできたとします。このとき、あなたは苛立った口調で「ノー」と答えるのではなく、次のように言って、その要求を彼に突き返すことができます。「わかった、君を助けてあげるよ。しかし、そのためには、今週締め切りの主要プロジェクトの1つを後回しにしなければなりません。その結果、プロジェクトのポートフォリオ全体の期限を大幅に超えて提出することになり、トラブルになるかもしれません。”あなたに合わせるために、私のどのプロジェクトを後回しにすればいいですか？”」と。
もし万が一、あなたを困らせている人が 頼みごとをしてきたら、「5秒ルール」に戻って、その場を立ち去りましょう。
第6章 最適化のための分割、優先順位付け、委任
分けて、優先順位をつけて、委任して、最適な生産性を得る
生産性を向上させるために最も困難なことは、仕事を始めることです。なぜなら、やらなければならないことが多すぎて、そのための時間を確保するのが不可能だからです。この問題を解決するには、仕事を手伝ってもらうのが一番です。ここでは、効果的な委任が必要となります。
仕事を任せる
ToDoリストに載っているタスクの数に圧倒されていると感じたら、よく見て、どのタスクを委任するかを決めなければなりません。例えば、誰かに任せた方が良いと思われるタスクや、単純に時間がかかりそうなタスクがリストにある場合、それらのタスクを他の人に任せて、自分はより重要な活動に集中できるようにします。例えば、新規事業のためにウェブサイトを作成する必要がある場合、会社のサイトをデザイン・開発するスキルや専門知識を持った人に任せたほうがいいでしょう。自分の仕事を誰かに手伝ってもらうことは、決して悪いことではありません。
タスクの分担
さて、仕事を任せる前に、仕事の重要度や所要時間、自分の仕事との関連性などを考慮して、仕事をグループに分ける必要があります。
また、自分のスキルとの関連性に基づいて、タスクをグループに分ける必要があります。すべての人がすべてのことに長けているわけではありませんから、自分一人ではできない仕事を任せることを悪いことだと思わないことです。
タスクの優先順位付け
自分の仕事の一部を、より能力の高い人に任せた後は、残りの仕事に優先順位をつけていきましょう。時間管理の観点からは、ToDoリストを作成し、それぞれのタスクを完了するのに必要な時間を記載するとよいでしょう。これは、仕事の時間を生産的にするための素晴らしい方法です。また、それぞれのタスクに期限を設けることも重要です。
場合によっては、タスクに正確なタイムラインを設定することは現実的ではありません。なぜなら、何かが起こってスケジュールが狂うからです。不測の事態に備えて、ToDoリストには時間的余裕を持たせるようにしましょう。
また、できるだけ同じ日に同じような仕事をまとめておくと、それぞれの仕事をこなすために、意識を集中しなおす必要がありません。ToDoリストを最も効率的に完成させるには、作業時間を1時間ごとに区切ってください。例えば、3時間働いたら20分の休憩を取るとか、第4章で紹介したポモドーロ・テクニックを実践するなど、ストレスを溜めずに集中力とモチベーションを維持できるようにしましょう。仕事の時間をどのように設定するかは、最終的には個人のニーズによります。仕事をしている間は、自分自身が仕事に集中できるようにしましょう。
人とのコミュニケーション
生産性の高い人は、時間とエネルギーを賢く使っています。同じ目標を達成するために余分な仕事をしてはいけないことを知っているからです。締め切りを守るのが難しいと感じているのであれば、何か理由があって仕事を終えられないのであれば、他の人に知らせなければなりません。周りの人に状況を知らせることで、誰かを失望させたくないという気持ちが生まれ、モチベーションを維持しやすくなります。
第7章 正しい習慣を身につける
新しい仕事のやり方を始めるのは、古い習慣に縛られて時間がかかるものです。これが、新しい仕事のやり方を始めるのが難しく、時間がかかる最大の理由です。また、失敗に対する個人的な恐れに立ち向かう勇気と、もう一度始める意志の強さも必要です。生産性を向上させるためには、自分自身に挑戦しなければなりません。人生のあらゆる面で生産性を向上させるためには、簡単ではないという事実を受け入れる必要があります。
生産性の向上に失敗する理由はいくつかあります。期待値が高すぎたり、自分の能力に不安があったりする場合もあります。ですが、生産性の低い人に共通するのは、生産性を低下させる古い習慣にとらわれていることです。
ペースの速い現代社会では、人々は常に自己啓発を行い、何でも知っていて、どんなことにも備えていることが求められます。だからこそ、常に自分の状況を見直し、進歩に役立たない古い習慣をなくし、生産性向上に役立つ正しい習慣を身につける努力をすることが大切なのです。
何度も同じことを繰り返し、同じ結果が得られないことに不満を感じているのであれば、状況を変える時かもしれません。自分を変えようとしない限り、変化は起こりません。生産性を上げるという概念は、すべてあなたの頭の中にあります。生産性を向上させるために直面するあらゆる障害は、少しの思考と集中力で克服できます。
一日の計画を立てる
自分のスケジュールに合わせて一日の計画を立て、その計画に沿って行動することを習慣づけることができれば、すぐに効率が格段に向上します。効率が上がれば、生産性の高い一日を過ごすことができるようになります。まず、何時に仕事を始めればいいのか、自分のスケジュールを考えてみましょう。自分のスケジュールを把握したら、それを書き出してみましょう。
ルーチン化する
整理されたスケジュールができたことで、朝の習慣から夜の習慣までが計画されます。スケジュールを立てることで、大きな土台ができあがります。決められたルールに従うことが大切です。なぜなら、長期的な目標があり、実証済みの研究が計画されたルーティンを裏付けているからです。
自分自身を大切にする
健康状態が万全でなければ、日々の仕事をこなす能力も限られてきます。自分の体、心を適切にケアすることが重要です。まず、食事に水を加え、加工食品や飽和食品を避けることから始めましょう。また、オーガニック食品を積極的に摂取しましょう。抗生物質を使用した肉類は避けましょう。
食品のラベルをよく読み、販売している会社をすべて信用しないようにしましょう。自分の体に入れるものについては、疑ってかかるようにします。私たちの体が成長し、最大限の能力を発揮するためには、体と脳に特別な栄養素を供給する必要があります。そして、水を多めに摂取しましょう。
瞑想する
私たちは、ストレスを感じたり、慌てふためいたりすると、圧倒されてしまうことがよくあります。生産性を向上させるためには、このような習慣をなくす必要があります。内側から外側に向かって自分を落ち着かせる方法を身につければ、より多くの仕事をこなすのに必要な精神的集中力を得ることができます。瞑想を定期的に行うことで、一日のうちでより多くのことを成し遂げるために必要な落ち着きと集中力を得ることができます。
ストレスを解消するためにヨガを始めたり、呼吸に集中するために瞑想をしたりするのもよいでしょう。
第8章 時間管理能力を高める
一日の様々な作業に費やす時間は、最終的には目標達成に貢献するものでなければなりません。それができれば、生産性の高い一日を過ごすことができます。
生産性の高い一日を過ごしたいなら、一日のうちに完了しなければならないさまざまなタスクに時間を配分する必要があります。これこそがタイムマネジメントであり、自分の時間を効果的かつ生産的に使うことができるのです。
あなたも他の人と同じように、一日を振り返って「あの時間はどこへ行ったのだろう」と思うことがあるでしょう。特に、何もできていないと感じている人は要注意です。このようなことが頻繁に起こる場合、まず最初に理解しなければならないのは、なぜ自分の時間が生産的でないのかということです。これは、以下のステップを実行することですぐにわかることです。
空間の整理整頓
生産性を向上させるには、まず自分の環境を見極めることから始めましょう。身の回りを見てみましょう。家やオフィスの整理整頓の仕方を見てみましょう。必要なものがどこにあるかわかっているでしょうか。それとも、必要なものを探すために日々の仕事が滞っているでしょうか。必要なときに必要なものがどこにあるかわからないのであれば、スペースを整理する必要があります。目標は、生活や仕事の場であるスペースを整理し、すべてのものに決まった場所があり、目的があるようにすることです。
単純な作業でも、細かいことに気を取られていると、あっという間に疲れてしまいます。実際、多くのプロジェクトやタスクは、準備作業が大変すぎてスタートすらできないものです。
空間を一新するのは大変なことかもしれませんが、生産性を高めるためには、自分自身を整理する必要があります。そのためには、部屋ごとに整理整頓することが大切です。
心の断捨離
整理整頓ができたら、次は集中力を高めましょう。生産性を最大限に高めるためには、脳が集中できないといけません。
心と体が一致していれば、エネルギーやインスピレーションが湧いてきます。疲れていたり、ストレスが溜まっていると、何かをしようとする意欲が失われてしまいます。
私たちの脳は、1日に最低でも5万個の思考を処理しているそうです。そのうちの大半はまったく生産性のないものです。私たちは、自分がどう見られているか、他人にどう思われているかなど、自分自身を過剰に批判しがちです。また、自分ではどうにもできないことを必要以上に心配してしまいます。このような考えを完全になくすことはできませんが、対応の仕方を工夫することはできます。
脳を鍛え直して、もっとポジティブに考えるようにすれば、その過程で役に立つでしょう。ネガティブな考えは、心と精神を著しく消耗させ、個人的にも仕事上でも、生産性を妨げます。残念ながら、脳がネガティブな思考に慣れてしまうと、常にネガティブな思考になってしまいます。
脳を鍛え直すには、意識的に思考をポジティブな方向に向ける必要があります。ポジティブな思考を作るだけでなく、どうでもいいことに時間を使わないように、心の中で優先順位のリストを作ることも必要です。瞑想などのツールを使えば、いつでも心を集中させることができます。
日記をつける
スケジュール表を作成し、すべての行動とそれに費やした時間を注意深く記録します。これを1週間続けてみましょう。例えば、1日の始まりに重要な顧客とのミーティングがあった場合、それを書き留めます。次に、お母さんから週末のディナープランの電話があり、20分かけてお母さんと話をしたとします。それを書き留めます。
1日の中で時間を費やしたことをすべて書き出したら、日記のエントリを分析する必要があります。タイムダイアリーとそのエントリは、1日の中のどの活動が生産的で、どの活動が生産的でないかを理解するのに役立ちます。
この作業を行うことで、1日の終わりや仕事の後、あるいは仕事とは全く関係のない些細な作業に費やしている時間を特定することができます。
一日の中で最もエネルギーがあり、手を動かすことができる時間帯を把握することができるようになります。また、上司、チームメンバー、取引先、顧客など、仕事に関係する人と接する機会が多い時間帯もわかってきます。
取引先など、仕事に関係する人たちと接する機会が多い時間帯を考えます。また、上司、チームメンバー、取引先、顧客など、仕事に関係する人と接しやすい時間帯を把握しておけば、報告書などの作成に最適な時間帯を決めることができます。
これらの要素は、不要な仕事を排除し、仕事がしやすい時間帯に機能を割り当てることで、1日の生産性を高める方法を考えるのに役立ちます。
やるべきことリストの作成
その日にやらなければならないことを把握しておくと、方向性が見えてきます。達成できる自信がつき、やるべきことに集中できるようになります。
これを効率的に行うためには、「やるべきことリスト」を作成するとよいでしょう。やるべきことをすべて覚えておくことは不可能です。
また、中には優先順位の高いタスクもあるかもしれません。また、目的を達成するために必要な活動も含めるとよいでしょう。
そのためには、それぞれのタスクが出てきたら、それを書き留めておくのが良いでしょう。例えば、主治医から電話があり、2日後に血液検査の結果について相談に来ることになっていることを思い出したら、それを書き留めます。また、クライアントからの注文で、1週間後の納品を依頼されたら、必ずメモしておきましょう。
柔軟性を持つ
厳格なスケジュールやルーチンは、あなたやあなたの周りの人たちのためになりません。人生は、すべてがうまくいっていると思っていた矢先に、いろいろなことが起こってくるものです。だからこそ、事前に計画を立て、想定外の事態に備えて時間を確保することが必要なのです。
常に生産性を高めたいのであれば、どんな状況でも仕事ができるように、柔軟性を高めておくとよいでしょう。理想的には、明確な行動計画、厳密なスケジュール、静かな仕事場があれば、より良い仕事ができるでしょう。
静かな場所で仕事をするのが理想的です。しかし、そのような理想的な環境を手に入れるのは難しいでしょう。それよりも、どんな環境でも集中力を高められるようなスキルを身につけましょう。
柔軟性はどんなスケジュールにも必要です。いつまでも同じことを繰り返していると、ストレスが溜まってしまいます。同じことを同じようにするという考えは、生活の質を一気に低下させます。何かに心血を注いでいなければ、最高の機能を発揮することはできないのです。
柔軟性とは、変化することです。変化を恐れず、好奇心を持って受け入れましょう。この好奇心は、あなたに新しいことをする可能性を与えてくれます。
刺激的な新しい事業に挑戦することで、脳を新鮮で生産的な状態に保つことができるのです。
まとめ
生産性を向上させるためのいくつかの戦略を手に入れたところで、それらを実行に移し、日々の生活に取り入れていきましょう。生産性は、さまざまな要因によって向上したり低下したりするものです。生産性の向上には、様々な要因が絡み合っています。
自分の人生で何をするにしても、情熱と熱意をもって、自分の価値観に合ったものにしなければなりません。
これこそが、生産性を向上させ、短時間で多くのことを成し遂げるための真の秘訣なのです。
生産性の向上は、一朝一夕に得られるものではなく、毎日意識して取り組まなければならないものです。生産性を向上させるための正しい習慣を身につけるには、時間と労力が必要となります。しかし、十分な練習と根気強さがあれば、生産性を向上させ、最終的にはより少ない時間でより多くの仕事をこなせるようになります。
あなたなら、この知識をどう使いますか？
それではまたね。
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