紳士、淑女の皆様
こんにちは！TAKAZUNです。
本日は
１日をスケジュールする、仕事もプライベートも満足する時間管理術
について調べてきました。
それでは早速行きましょう！
はじめに
ビジネス戦略は、多くの場合、修正や修復が容易です。達成できることが多ければ多いほど、成功の可能性は高くなります。あなたの生産性と時間管理能力は、あなたが成功するかどうかの最も大きな指標の一つです。
起業家として最も貴重な資源は「時間」です。残念ながら、時間は限られた資源であり、一度失ったら二度と取り戻すことはできません。1日24時間という限られた時間の中で、多くの起業家は自分のやりたいことを実現するのに十分な時間がないと感じています。起業家として成功するためには、生産性を高め、やりたいことをすべて達成するために、時間を効率的に管理する方法を身につける必要があります。
幸いなことに、十分な計画と整理整頓、そして集中力があれば、誰でも効果的な時間管理の方法を身につけ、燃え尽きることなく目標や夢を達成するために、努力ではなく賢く働くことができるようになります。
自分の時間を正しく、効果的に管理するためには、目標達成のために必要なスキルを向上させるためのツールやテクニックを理解することが重要です。
もし、あなたが時間を管理するためのシステムを持っていないのであれば、この記事に書かれているテクニックや方法は、あなたがシステムを構築するのに役立ちます。本記事で紹介されているヒントや手順を活用すれば、起業家だけでなくすべての人にとって、生産性を高めて成功をするために時間管理がなぜ必要なのかを理解することができ、より少ない時間でより多くのことを達成できるように時間管理システムを導入することができます。
第1章：タイムマネジメントの重要性
起業家にとって、時間は非常に貴重な資源であり、後から使えるように保存しておくことはできません。誰もが同じように時間を持っていますが、起業家にとっては、時間を有効に使う方法を学ぶことが重要になります。意識していないかもしれませんが、時間管理は人生全体に影響します。時間管理をすることで、より重要なことをやり遂げることができ、生産性が飛躍的に向上します。その生産性の向上は、雪だるま式に仕事とプライベートの両方で著しい改善をもたらします。
多くの人は、人生でやりたいことをすべて達成するには時間が足りないと感じています。時間がないことを、ストレスの増加、人間関係の悪化、経済状況の悪化、運動不足などの原因にしている人が多いようです。しかし、適切な時間管理のスキルを身につければ、やりたいことをすべて達成することができます。
時間管理は、優先順位を明確にし、意識的に判断することで、ビジネスに役立つ本質的なことにより多くの時間を使えるようにします。適切な時間管理は、より少ない時間で、より少ない努力とストレスで、より多くのことを達成するのに役立ちます。
タイムマネジメントの利点
時間管理をすることで、時間を守り、規律正しい人間になります。必要なときだけ仕事をするようになります。時間を有効に使うためには、To-Doリストやタスクプランを作成する必要があります。ToDoリストには、具体的な期限や、各タスクの緊急度などを記載することが重要です。タスクプラン（To-Doリスト）は、仕事を達成するためのより良い方向性を示してくれます。一日の流れを把握することで、それに合わせて仕事をし、より少ない時間でより多くのことを達成することができます。
時間を効率的に管理できるようになると、整理整頓もできるようになります。ドキュメントやフォルダ、ファイルを簡単に見つけられるように、ワークスペースを上手に整理する方法を学ぶことができます。整理整頓ができるようになると、時間管理の方法も改善されます。
また、時間管理の計画を立てることで、目的や目標を最短時間で達成することができます。適切な時間管理のスキルがあれば、予定よりも早く目標を達成し、時間内にタスクを終えることができます。適切なタイムマネジメントを生活に取り入れることで、生産性が飛躍的に向上し、仕事に多くの時間を割くことなく目標を達成することができます。
非効率的なタイムマネジメントがビジネスに与える影響
ビジネスにおいて、時間管理がうまくいかないと、さまざまな問題や望ましくない結果につながります。時間管理のスキルが低いと、締め切りに間に合わなかったり、仕事の質が落ちたり、過度のストレスを感じたり、ワークフローが非効率になったりと、様々な問題が発生します。
時間を効率的に管理できないと、時間通りに仕事を終えることが難しくなり、非効率で信頼できないと思われてしまいます。クライアントや顧客、同僚は、ビジネスを成功させるためのあなたの能力に信頼を寄せることができなくなってしまいます。締め切りに間に合わなかったり、遅刻したりすると、あなたの評判は著しく低下し、その結果、あなたの個人的な生活や幸福感にも影響を及ぼすことになります。起業家として、成功したい、短時間でより多くのことを成し遂げたいと思うのであれば、時間をうまく使いこなし、時間管理のスキルを向上させる必要があります。
第2章 : パレートの法則をビジネスに活かす
パレートの法則（80/20の法則）は、1896年にイタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートがローザンヌ大学在学中に初めて提唱したものです。80/20ルールとは、「ある人が意図した結果、出力、報酬の大部分をもたらすのは、少数の努力、入力、原因にすぎない」というものです。言い換えれば、あなたが人生で達成することの80％は、あなたが時間、努力、エネルギーを費やす活動のうち、わずか20％からもたらされるということです。したがって、現実的には、80％の時間、特定の事業に費やす努力やエネルギーは、目的を達成するためには重要ではないのです。
80/20ルールでは、80/20の間には本質的な不均衡があることを主張しています。
- 原因と結果
- インプットとアウトプット
- 努力と報酬
もし、あなたが望む80％の結果、報酬、アウトプットをもたらす20％の活動に、あなたの時間、努力、エネルギーを集中させることができれば、素晴らしいことだと思いませんか？
パレートの法則の重要性
人は往々にして、すべての原因が自分の意図する結果に対して同じ意味を持つと考えがちです。例えば、新規事業の場合、顧客はすべて貴重な存在であると思い込み、事業にとって非生産的であっても、顧客の要求に応えなければならないと考えてしまう。また、お客様に提供する製品やサービスはすべて同じように価値があり、重視されるべきだと考えているビジネスマンもいるでしょう。残念ながら、これは真実からかけ離れています。
一方、パレートの法則では、2つの情報を原因と結果の分析にかけると、多くの場合、不均衡なパターンになることが確認されています。不均衡とは、少数のインプットが当初意図した大部分のアウトプットを生み出すことです。なぜこれが重要なのでしょうか？パレートの法則を理解することで、時間を上手に管理し、生産性を向上させるための貴重なヒントが得られます。
パレートの法則のビジネスへの応用
ビジネスでの生産性に関して言えば、1日のうち80％のタスクを20％の時間を使って達成することができます。起業家にとっては、パレートの法則がビジネスのあらゆる側面、特に時間管理に適用できるという事実を認識することが不可欠です。つまり、1日のうち20％の活動が80％の結果をもたらすということです。また、20％の顧客が80％の売上をもたらし、20％の商品やサービスがビジネスの利益の80％をもたらすということでもあります。
起業家にとって、パレートの法則を実践して時間をうまく管理することは簡単です。まず、自分のToDoリストを確認し、80％の成果をもたらす20％の活動をどれにするかを決めることが必要です。これらは、日中に集中して行いたい活動であり、最優先で行うべきものです。
残りの80％の活動は、20％の結果をもたらすだけの役割を担っています。これらの活動は、時間とスキルを持ったプロフェッショナルに委任したり、外注したりすることで、成功に導くことができます。大半の結果を生まない80％の活動を外注すれば、ビジネスの成長と利益の増加につながるタスクを完了するために、時間とエネルギーを集中させることができます。
タイムマネジメントとは、生産性を向上させるために必要な一連の作業について、重要な選択をする能力のことではありません。タイムマネジメントとは、自分が日々取り組む仕事や活動を自分でコントロールすることです。本当に生産性の高い人は、タイムマネジメントのスキルを身につけており、常に最も重要なタスクを最初にこなしています。その結果、生産性が高まり、短時間で多くのことを成し遂げることができるのです。
第3章 : パーキンソンの法則とその活用法
パーキンソンの法則とは、ある作業に費やす時間が長ければ長いほど、たとえその作業を短時間で終わらせることができたとしても、その作業を完了させるのに時間がかかるという考え方です。パーキンソンは、1955年に『エコノミスト』誌に掲載された記事の中で、初めてこの現象を指摘しました。
仕事は、それを完了するために利用できる時間を埋めるように拡大するというのは、当たり前の観察である。老婦人は、海外にいる姪っ子にハガキを書いて送ることに一日を費やすことができる。ハガキを探すのに1時間、メガネを探すのに1時間、住所を探すのに30分、作文に1時間半、隣の通りの柱頭に行くときに傘を持っていくかどうかを決めるのに20分、といった具合です。忙しい人であれば3分で終わる努力を、このようにして別の人が迷い、不安になり、苦労して一日を終えてしまうのである。
1955年に初めて観察されたこの現象は、多くの科学的研究で真実であることが示されています。それによると、人はある作業を完了するために余分な時間を与えられると、必要でない場合でもその時間を利用するのが普通です。理論的には、2時間のタスクをこなすのに1週間の猶予を与えると、心理的にはその1週間を埋めるためにタスクが複雑化し、より困難なものになってしまうということです。余った時間で仕事をこなすのではなく、こなさなければならないというストレスや緊張感が増してしまうかもしれません。タスクに適切な時間を割り当てることで、より多くの時間を取り戻すことができ、それらのタスクは複雑さを減らし、自然な状態に戻ります。
パーキンソンの法則を日々のスケジュールに応用することで、ToDoリストの項目をより早くチェックし、忙しそうに時間を埋めている時間を減らすことができるでしょう。
時間との戦い
すべてのタスクをリストアップし、それを完了するのに必要な時間で分けます。そして、それぞれのタスクを完了するために、その半分の時間を自分に与えるのです。自分に半分の時間を与えることで、制限時間を重要視せざるを得なくなります。短縮された制限時間を他の期限と同じように扱い、その期限は破れないものだと考えるようにするのです。
人間が本来持っている競争への憧れを利用して、自分のためになるようにするのです。時間に逆らって走ることで、近道をしたり質の低い仕事をしたりすることなく、時間に逆らって勝とうとし、相手の立場に立って努力することができます。これは、自分の締め切りに真剣に取り組めない人には特に有効です。
このエクササイズは、最初は部分的に、タスクの完了にかかる時間をどれだけ正確に予測できるかを判断するためのものです。そもそも、あなたの時間予測は正確なものもあれば、過度に膨らんでいるものもあるでしょう。時間予測が正確なタスクでは、時間を半分にしても時間に勝てないので、長めの時間で実験してみましょう。最初に設定した時間に戻すのではなく、その間にもっと最適な時間があるかもしれないからです。
生産性向上のためのゴキブリ退治
自分の一日を振り返って、ソーシャルメディアやメールなど、普段は10分から20分程度しか使っていないような時間つぶしを特定しましょう。このような小さな時間の埋め合わせは、生産性の世界では「ゴキブリ」と呼ばれています。これらの活動は、あなたの目標達成を前進させることはありません。
朝、メールに目を通すのに20～30分かけるのではなく、5分にしましょう。これは、あなたが特定した時間を無駄にするタスクすべてに当てはまります。その日のToDoリストが完成するまでは、これらのタスクに注意を払わないようにしましょう。やるべきことをすべてやり終えたら、SNSやメール、メールマガジンなどを好きなだけ読んでもいいでしょう。
これらの作業は、10％が重要で、残りの90％は全く役に立たない作業です。重要な作業が完了するまで、これらの作業をしないように約束することで、重要な作業に集中することができます。
ポモドーロ・メソッドの導入
ポモドーロ・メソッドは、1990年代初頭にフランチェスコ・シリョが考案したもので、気が散らないようにしたり、集中力を高めたり、短時間で物事を成し遂げるのに役立ちます。この生産性と時間管理の方法論はシンプルで、一連の作業や膨大な作業に直面したとき、作業を短い時間に分割し、短い休憩を挟むというものです。この仕事術は、短時間で集中できるように脳を鍛え、締め切りに遅れないようにするのに役立ちます。
ポモドーロ・メソッドは、1日の中で最も簡単に実践できる生産性向上のテクニックです。必要なのはタイマーだけです。まず、ToDoリストからタスクを選び、タイマーを25分にセットします。タイマーが切れるまでタスクに取り組み、紙にチェックを入れます。5分程度の休憩を取り、さらに25分タイマーをセットして作業を再開します。4ポモドーロまたは紙にチェックを入れるごとに、15分から30分の間で、より長い休憩を取ります。
このように、25分ごとに短い休憩を挟みながら作業をすることを繰り返すと、多くのことを成し遂げられると同時に、必要な休憩をとってリラックスし、脳を再充電することができます。注意すべき点は、何らかの理由で25分のセッション中に気が散ってしまった場合、その場でポモドーロを終了するか、ポモドーロが終了するまで気が散るのを延期しなければならないということです。
第4章 : アイゼンハワー・マトリクスでプロジェクトとタスクの優先順位を決める
「アイゼンハワー・マトリクス」は、「タイム・マネジメント・マトリクス」とも呼ばれ、ドワイト・D・アイゼンハワー大統領が在任中に初めて考案したもので、後にスティーブン・R・コヴィーがベストセラー『効果の高い人の7つの習慣』で広めたものです。アイゼンハワー・マトリクスは、起業家が生産性を向上させるためのツールであり、日々の仕事に優先順位をつけるのに役立ちます。起業家として働くために必要なタスクや活動については、すべてのタスクが同じように作られているわけではないことを理解する必要があります。達成すれば大きな成果が得られるものもあれば、何も得られないものもあります。残念ながら、どちらの仕事にも時間がかかります。
アイゼンハワー・マトリクスは、重要なタスクと緊急性の高いタスクの2つのカテゴリーを作ることで、どのタスクに集中すべきかを判断するのに役立ちます。この2つのカテゴリーに分けることで、重要なタスクと緊急性の高いタスクの違いを理解する必要があります。アイゼンハワー・マトリクスを使って、タスクや活動の優先順位を決めることができます。
アイゼンハワー・マトリクスの4つの象限
第１象限
マトリックスの第1象限は「必要性の象限」と呼ばれ、重要かつ緊急性のあるタスクや活動が含まれています。これは、すぐに対処しなければならない仕事や活動です。例えば、プロジェクトの締め切りや家族の緊急事態などです。このようなタスクは、すぐに対処しないと大変なことになる可能性があります。しかし、この第1象限に費やす時間を避けることはできませんが、第2象限に属する仕事や活動に多くの時間を費やすことで、この象限に費やす時間を大幅に減らすことができます。
第２象限
この第2象限は「品質の象限」と呼ばれています。この象限に入るタスクは、生活の質を向上させたり、維持するための積極的なタスクです。この象限のタスクに費やす時間が多ければ多いほど、他の3つの象限に費やす時間を減らすことができます。マトリックスのこの象限に当てはまるものとしては、先々の計画を立てることや、自分が期待した通りにできているかどうかを評価することなどが挙げられます。これらのタスクのほとんどは、自己啓発に関連するもので、自分が取り組むべきだと分かっていても、時間に追われていないタスクです。
第3象限
マトリックスの第3象限は、緊急性はあるが重要ではなく、目標達成に向けて前進しないようなタスクや活動で構成されています。これらのタスクをできるだけ少なくしたり、なくしたりすることが、生産性を高めるためには不可欠です。これらのタスクは、あなたのエネルギーを消耗させ、時間を浪費させる傾向があります。この象限は「欺瞞の象限」と呼ばれています。この象限に該当するタスクに時間とエネルギーを費やすと、「あの時間はどこに行ったのだろう」と思うことになるでしょう。
例えば、重要ではない電話に出たり、仕事ではないメッセージに返信したり、インターネットで誰かとくだらない話をしたりすることが、この象限に入る作業です。この象限の活動やタスクに費やす時間は、「ノー」と言う方法を学び、仕事を他の人に任せることで減らすことができます。
第4象限
第4象限は、緊急性も重要性もないタスクや活動です。これらのタスクは、すぐに完了する必要はなく、日々の進捗に大きな付加価値を与えないため、最小限に抑えるか排除するようにしましょう。この象限は、「無駄の象限」と呼ばれています。起業家としては、自分がいつこの象限で仕事をしているかを意識する必要があります。転換点は、自由時間に充てるべき無意味な活動に時間をかけすぎたときに始まります。
この象限に当てはまる作業や活動には、テレビを見る、ゴシップに夢中になる、ネットサーフィンをする、ソーシャルメディアに多くの時間を費やすなどがあります。
アイゼンハワー・マトリクスを使って生産性を高める
アイゼンハワー・マトリクスは、緊急性の高い仕事にはすぐに対応する必要があり、重要性の高い仕事には自分の目標や使命、価値観に貢献する必要があります。起業家としては、アイゼンハワー・マトリクスの第2象限に該当するタスク、つまり緊急性はないが重要なタスクをこなすことにエネルギーを注ぐべきです。アイゼンハワー・マトリクスはシンプルで簡単なように見えますが、多くの人は、目標達成のために重要でなくても、緊急性の高い活動を最初に処理してしまう傾向があります。これは、緊急性の高い活動に時間を割かれ、第2象限のタスクや活動が疎かになってしまうことが原因です。翌日のTo-Doリストを作成する際には、それぞれの項目をアイゼンハワー・マトリクスの4つの象限のいずれかに配置してください。第2象限に入るものは、目標達成に向けて前進するためのタスクであり、それを達成するために時間を確保する必要があるタスクです。
第5章 : 日課を持つと時間管理がうまくいく理由
時間をうまく管理するための最初のステップは、ルーティンを作ってそれを実行することです。時間を有効に使うためのパターンを作ることで、時間管理能力が向上するからです。ルーティンを作るためには、時間をかけて計画を立てる必要があります。最も簡単な方法は、メモ帳を用意して、自分の経験の一部として毎日行う活動やタスクをすべてリストアップすることです。イベントの中には、出勤や夕食のように固定的なものもあれば、その日の行動に応じて柔軟に変化するものもあります。
自分がよくする行動を意識することが大切です。多くの人は、朝起きてすぐにその日の出来事が展開され、良い知らせがあることを期待しています。しかし、1日は何かをもたらすだけではなく、1日を最大限に活用する責任があります。一日の時間を有効に使い、より多くのことを成し遂げるためには、ルーティーンを作る必要があります。ここでは、ルーティンを使って時間を管理する方法をいくつかご紹介します。
チャートを作る
地図を作成し、それに基づいて作業を行うことで、より多くの時間を達成することができます。一日の計画を立てて出かけると、計画を立てていない人に比べてはるかに多くのことを成し遂げることができます。一日の計画を立てることで、その日に起こることに精神的に備えることができます。また、時間をかけて図を作成し、それに従うことで、特定のタスクにどれだけの時間が割り当てられているかを知ることができます。
明日の計画を立てたいなら、まずやるべきことをすべて思い描き、それらのタスクや活動を書き出すことから始める必要があります。そうすれば、次の日に目が覚めたとき、何をすべきかを考えるために時間を浪費する必要はありません。貴重な時間を節約し、一日を早くスタートさせることができます。
ソーシャルメディアに気を取られない
ソーシャルメディアのプラットフォームが充実してきたことで、気が散ることが多くなってきました。残念なことに、選択肢が多すぎるため、目的の仕事をするどころか、何時間もSNSに費やしてしまうことがよくあります。
日課を作る際には、必ず時間を決めて、タスクを完了するまでソーシャルメディアに気を取られないようにすることが大切です。ソーシャルメディアやその他の予定外の活動に気を取られることがなければ、1日の中で自分の時間をうまく管理することができます。ソーシャルメディアは、集中して目標を達成したときのご褒美として活用すると、軌道修正に役立ちます。
集中力を保つ
せっかく時間をかけて作った日課が、集中力を欠いて途中で終わってしまうのは一番避けたいことです。日課を実現するには、かなりの集中力が必要です。朝、計画を立てて起きたら、その計画に向けて集中力を高め、気が散らないようにしなければなりません。
多くの人は、日課を作ってもそれを守ることに集中できず、一日の終わりには計画を手にしていても、あらゆる活動に集中力と注意力を奪われてしまいます。時間管理のスキルを向上させ、起業家としての生産性を高めたいのであれば、その日に立てた計画を守るために集中し、決意を固めなければなりません。
時間軸で整理する
時間を軸にして一日を再編成すると、日常生活の中で起こりうる予想外の出来事に基づいて計画を立てることになります。多くの人が時間管理に苦労しているのは、気晴らしや予期せぬ出来事を想定して計画を立てていないからです。これでは、圧倒されたような感覚に陥り、先延ばしになってしまいます。時間を中心に活動を再編成することができれば、その日に予定していた活動をすべてやり遂げることができるでしょう。
しっかりとした日課を作ることは、時間管理に大きな効果をもたらします。日課があれば、次の仕事を決めるのに無駄な時間を使わずに済みますし、1日の中で何をいつすればいいのかを把握することができます。ルーチン化することで、以下のようなメリットが期待できます。
より大きな成果
信頼できる方法を持つことで得られるメリットは計り知れませんが、その中でも特に重要なのは、人生においてより大きな成果を得られるということです。これは、正しい方法で時間を有効に使うことで、より多くのことを成し遂げ、成功のチャンスを増やすことができるからです。
自由な時間が増える
日課が決まれば、1日24時間を仕事以外の活動に充てることができるようになります。適切な計画を立てれば、楽しい活動やリラックスできる活動の時間を増やすことができ、燃え尽き症候群を防ぐためには不可欠です。タイムマネジメントとは、仕事量を増やすために時間を管理することではなく、時間を適切に活用することで、より少ない時間でより多くの仕事をこなし、好きな活動に没頭できる自由な時間を確保することなのです。
生産性の向上
時間管理に長けている起業家の多くは、何をするにも生産性が向上したことを証言しています。このような変化の過程は常に驚くべきものであり、これは日課を確立することで得られるメリットの1つです。
ルーチン化することで、まず重要な活動に時間とエネルギーを集中させ、その後、1日の終わりに向かって重要度の低い仕事を徐々に進めていくことができます。起業家としては、ルーティンワークを行うことで、生産性の向上が期待できます。
先延ばしにしない
先延ばしは時間泥棒ですが、意図的に習慣を作れば避けることができます。毎日の習慣を身につけることで、今日の行動を先延ばしにしなくて済むようになります。先延ばしにしたいという誘惑をうまく退けることができれば、時間を使いこなせるようになり、目標に向かってどんどん進んでいくことができます。先延ばしにしやすいのは、緊急性がなく、計画も立てていない場合です。今日は時間を割いて計画を立て、ルーティンを確立しましょう。そうすれば、時間管理のスキルを完璧に身につけるために、活動に真剣に取り組むことができます。
規律を守る
成功と規律は相性の良い言葉です。なぜなら、規律を守らない成功者はいませんし、その逆もまた然りです。日常生活を確立することで、自分がやりたいと思うことではなく、やるべきことに集中できるようになります。
誰もがビーチで日光浴をしたり、新鮮な空気を吸ったりして過ごしたいと思っていますが、そのような生活では何も達成できません。目標達成に向けて前進するためには、何事にも妥協しない一定の規律を身につける必要があります。今日からルーティンを確立することで、より規律正しく、自分の成果に誇りを持てる人間になることができます。
ルーティンは日常生活に浸透させるには厳しいものがありますが、慣れれば生活の重要な一部となり、ビジネスを成功させるのに役立つでしょう。時間管理能力の向上に向けて、ルーティンというプロセスで今の自分から成長していく決意をしてください。
第6章 : 委任と外注で時間管理を改善する
経営者は、マーケティング、リスト作成、顧客サービスなど、会社のあらゆる面に責任を負っています。ビジネスから離れる時間を確保するためには、自分の責任の一部を有能な人に委任したり、外注したりする方法を学ばなければ、仕事に追われることになります。すべてを自分でやろうとする経営者は、やがて燃え尽きて失敗してしまいます。ノンストップで仕事をしていると、どうすればビジネスを改善し、顧客を増やすことができるかということに集中できなくなります。残念ながら、すべてを自分で処理しようとすると、結果的にビジネスにダメージを与えることになります。だからこそ、仕事を委任する方法を学び、ビジネスのより重要な側面に時間を割くことが必要なのです。
委任の仕方を学ぶ
委任の仕方を学ぶことは、簡単なだけでなく、ビジネス全体の成功にとって非常に有益です。まず必要なのは、日々の仕事の中で委任できるものは何か、そのためには何をしなければならないのか、どの程度の水準でその仕事に取り組んでほしいのか、誰がその仕事に適しているのかを分析し、判断することです。タスクを任せる人が、そのタスクを完了するために必要な能力を持っているかどうかを確認し、もし持っていない場合は、そのタスクを完了するために必要なスキルを習得する可能性があるかどうかを確認する必要があります。タスクの委任を始める前に、次のような質問を自問する必要があります。
- どのタスクや活動を委任することができるか？
- そのタスクを完了するために必要なステップは何か？
- そのタスクを完了するのに最も適した人物は誰か？
- 彼らは、そのタスクをタイムリーに完了するために必要な能力を持っているか？
- そのタスクを完了するための責任を果たせるか？
- タスクの完了により、どのような結果が期待できるか？
委任を成功させるためには、そのプロセスをよく考え、時間をかけて計画を立ててから進めなければなりません。多くの起業家は、何の計画もなしに仕事を任せてしまい、結果的に失敗することになります。だからこそ、時間をかけてプロセスを考え、誰に仕事を任せるのか、最終的にどのような結果を期待するのか、計画を立てることが重要です。
また、委任する際に重要なことは、自分が何を必要としているのか、どのくらいの期間で仕事をしなければならないのか、仕事が終わったときにどのような結果を期待しているのかを明確にすることです。任せる人が責任を明確に理解していなければ、非生産的な活動に時間を費やし、最終的にはやる気を失ってしまうでしょう。タスクを明確に説明することは、成果を上げるために非常に重要です。
アウトソーシングで時間を有効活用
アウトソーシングは大企業だけのものではありません。多くの中小企業が、ビジネスの成長とタイムマネジメントのスキル向上のために、アウトソーシングのリソースを活用しています。アウトソーシングを利用すれば、従業員の教育や機器の購入などのコストをかけずに、自分たちではできない仕事をプロに任せることができます。
外注すべき理由
スタッフは、ビジネスにおいて最も重要な費用と資産です。働いている人の数、スキルセット、ビジネスにかかるコスト、そして彼らの意欲やモチベーション、これらすべてが合わさって、ビジネスの成否を決める最も重要な要因となります。適切な人材を適切な時期に適切な価格で確保することができれば、競合他社に対して大きなアドバンテージを得ることができます。
アウトソーシングを利用することで、ビジネスには無限のメリットが生まれます。アウトソーシングを利用すれば、ビジネスを前進させるための作業に集中することができます。仕事を外注することで、知識やスキルが不足している仕事をどうやってこなすかに縛られることはありません。特定の分野に特化したフリーランサーや代理店に仕事を委託することができるのです。コストのかかるミスのリスクが減るだけでなく、効率の向上、納期の短縮、生産性の向上にもつながります。また、アウトソーシングは費用対効果に優れていることがわかっており、結果的に莫大な節約となり、ビジネスに大きな利益をもたらします。アウトソーシングを利用することで、ビジネスのより重要な側面に集中する時間を増やすことができ、競争力を高めることができます。
アウトソーシング可能な業務の種類
ウェブサービス、管理業務、コンテンツ作成、給与計算など、他の人がやったほうがいいと思うことをすべてアウトソースすることができます。また、ビジネスを円滑に進めるために必要な、反復的で手間のかかる作業やプロジェクトを外注することもできます。以下は、アウトソースして時間を有効に使い、生産性を高めることができるタスクの一例です。
- データ入力
- 編集作業
- 会計業務
- 予算管理
- ウェブサイト管理
- インターネットマーケティング
- メール管理
- 受注処理
- 顧客サービス
アウトソーシングや仕事の委任は、仕事をより多くこなし、優れた結果を出すための簡単で費用対効果の高い方法です。委任や外注を利用することで、自分の時間を取り戻し、より短時間でより多くのことを成し遂げることができます。
第7章 : 良い習慣を身につけることで、タイムマネジメントを向上させる方法
時間管理は、学ぶのが最も難しい作業の一つです。自分の人生にとって緊急性の高いものと、決定的に重要なものとを区別しようとすると、混乱してかなり厄介なことになります。これらの区別をつける能力は、健康問題になると実用的になります。健康問題で厄介なのは、ほとんどの場合、健康の最も本質的な側面は緊急性を帯びていないということです。
例えば、今日、ジムに行くことは緊急ではないかもしれませんが、長期的な健康のためには間違いなく必要です。また、ストレスが溜まっていても体全体が壊れることはありませんが、ストレスの原因となっている根本的な問題を解決できなければ、負のスパイラルに陥ってしまうかもしれません。最後に、加工食品やファーストフード、コンビニエンスフードを食べていると、心の持ちように影響はありませんが、体調を崩す可能性が高くなります。成功への道を歩むためには、健康的な食事と体調管理のための時間管理が非常に重要なのです。
身体的な健康を重視する
これは、最も簡単であり、最も難しいカテゴリーかもしれません。運動と食事をすればいいという点では簡単です。難しいのは、自分の身体の健康を守るための計画を立て、それを実行する人が少ないことです。それは、正しい食事と運動をするための時間を確保できるとは思えないからです。
運動については、まず1日20分程度の運動をすることを目標にしましょう。朝のヨガや夕食後の20分程度のウォーキングなど、何でも構いません。大切なのは、楽しみながら日常生活に運動を取り入れることです。楽しいだけでなく、毎日続けられるものを探してみましょう。簡単に始められるアクティビティを中心に、質の高いプロセスを考えてみましょう。
運動する時間を確保することに慣れてきたら、運動時間や運動強度を増やしていきましょう。定期的に体を動かすことは、ストレスを軽減し、心をスッキリさせ、健康を維持するのに有効で、燃え尽き症候群を防ぐのに役立ちます。
健康的な食事も、ストレスを軽減し、燃え尽きるのを防ぐために非常に重要です。野菜や果物、たんぱく質、ヘルシーな脂肪などのヘルシーな食材を体に取り入れると、加工食品やファストフードばかり食べていたときよりも体調が良くなります。
健康的な食生活を送るためには、事前に計画を立て、買い物リストを書いておくと、自分の責任を果たすことができます。一週間の食事を計画する際には、野菜や果物、タンパク質をたくさん取り入れ、炭水化物の摂取量を抑えるようにしましょう。事前に食事の計画を立てておけば、時間の節約にもなりますし、夜の帰宅時にファストフードのドライブスルーに誘惑されることもなくなります。
瞑想で心の健康を保つ
瞑想には多くの効果があることが証明されていますが、その中でも最もよく知られているのは、心を落ち着かせる効果です。穏やかな気持ちになることで、様々な健康効果が得られ、ストレスへの対処能力も向上します。ストレスに対処できるようになると、心拍数の減少、血圧の低下、体内のコルチゾールレベルの低下などの効果があります。
朝に瞑想をすると、心と体を集中させることができ、毎日のスケジュールをこなす前にリラックスすることができます。プロジェクトや顧客、締め切りなどのストレスを感じている方は、一日を始める前に瞑想をすることで、これらの問題から意識をそらすことができます。
また、定期的に瞑想を行うことで、生活のバランスをとり、燃え尽き症候群を防ぐことができます。起業家を含む多くの人は、ビジネスを軌道に乗せて成功させるためには、1日16時間働かなければならないと考えています。ビジネスを成功させるためには、努力と献身が必要ですが、長期的な成功のためには、仕事と生活の他の側面とのバランスをとることが必要です。
燃え尽き症候群は、成功しない原因になる可能性が高くなります。しかし、生活の中でバランスを保つことは、キャリアだけでなく、人生の他の分野でも成功を生み出すのに役立ちます。時間をうまく管理できるようになれば、精神的にも肉体的にも自分をケアする時間が増え、燃え尽き症候群を回避することができます。
第8章：生産性向上と時間管理をサポートするツールとアプリ
生産性向上や時間管理に役立つツールやアプリは、何百種類もあります。これらを活用することで、時間を上手に管理し、より少ない時間でより多くのことを成し遂げることができます。しかし、これだけ多くのアプリがあると、どのアプリを使えばいいのかわからなくなってしまいます。
Googleカレンダー
カレンダーアプリやスケジュール管理ツールなどをまだお使いでない方には、Googleカレンダー（https://calendar.google.com）がお勧めです。誰でも無料で使用でき、数分でインストールできます。カレンダーを使って、1日にやるべきことをスケジュール化することは、自分を律するための簡単な方法であり、より効果的な起業家になるための手助けとなり、ひいてはビジネスをより早く成長させることにつながります。
Googleカレンダーを使えば、タスクを整理して、時間を上手に管理することができます。起業家として成功している人は、カレンダーを使って整理整頓し、1日や1週間の計画を立て、優先順位の低いタスクがスケジュールに紛れ込むのを防いでいます。
レスキュータイム
気が散るとすぐにコースから外れてしまうので、どうしても散漫になりがちです。RescueTime（レスキュータイム）」（https://rescuetime.com）は、自分の日々の習慣をよりよく理解し、本当に重要なことに集中して日々の生産性を高められるようにするためのアプリです。RescueTimeは、お使いのコンピュータやその他のモバイル機器のバックグラウンドで安全に動作します。アプリケーションやWebサイトに費やした時間を追跡し、1日の過ごし方を正確に把握することができます。
RescueTimeでは、アクティビティに一定の時間を費やしたときに通知するアラートを設定したり、気が散るWebサイトをブロックしたりすることができ、1日に達成したことのハイライトを記録します。RescueTimeは、電子メールの閲覧と返信に費やした時間、会議に参加した時間、仕事以外のオンライン活動に費やした時間などを表示します。
Toggl
Toggl アプリ (https://toggl.com) は、さまざまなプロジェクトに費やした時間を記録する必要がある場合、タイムシートに代わる優れたツールです。時間の記録を簡単に行うことができ、記録を忘れた場合にはリマインダーを送ってくれます。時間を効果的に記録すれば、プロジェクト、クライアント、タスクごとに時間を分解して、自分の時間にどれだけの価値があるかを知ることができます。これにより、どのタスクが収益を上げていて、どのタスクが足かせになっているのかを知ることができます。効果的な時間管理は、プロジェクトやタスクに実際にどれだけの時間を費やしているかを明確にすることから始まり、その結果を徹底的に分析して、より効果的な管理方法を見つけ出すことができます。
エバーノート
エバーノート（https://evernote.com）は、無料の生産性向上ツールで、あらゆる考えやアイデア、画像をさまざまな方法で記録することができます。Evernoteを使えば、会議、スピーチ、インタビュー、アイデアを記録するだけでなく、ノートを作成したり、音声やテキストの添付ファイルを追加したり、すべてのファイルを同僚と共有することもできます。Evernoteは、アイデア、プロジェクト、To-Doリストを把握し、優先順位をつけることで、何事も失敗しないようにサポートします。
マインド42
思考を集中させることでより組織的になるための優れた生産性向上法はマインドマップであり、Mind42 (https://mind42.com) は利用可能な最高の無料マインドマップツールです。Mind42は、To-Doリストの作成、アイデアのブレインストーミング、イベントの整理などに使用できます。ブラウザ上で動作するこのソフトウェアは、マインドマップを作成し、一日を視覚的に整理するのに役立ちます。あなたの一日をより明確にし、より少ない時間でより多くのことを成し遂げることができます。
SyncBackFree
ファイルのバックアップや同期に無駄な時間を費やすことなく、SyncBackFree (https://2brightsparks.com)にお任せください。「SyncBackFree」を使えば、すべてのファイルのバックアップと同期を行い、バックアップファイルを素早く復元することができます。バックアップのスケジュールを設定し、プロファイルの前後にプログラムを実行することができます。今までファイルをバックアップしたことがない人は、時間を節約できるだけでなく、すべてのファイルや文書を安全に保つことができるこの重要なツールを検討してみてはいかがでしょうか。
MyLifeOrganized（MLO ）
一日のすべてのタスクを管理したり、目標を整理したり、To-Doリストに取り組んだりするのが難しいと感じている方に。
MyLifeOrganized (https://mylifeorganized.net)がお手伝いします。MLOはタスク管理システムで、目標達成のために1日のうちに集中すべきことを絞り込んでくれます。MLOは、あなたがすぐに注意を払うべき優先的な行動を含むTo-Doリストを自動的に生成し、あなたの進捗状況をよりよく把握できるようにします。シンプルなドラッグ＆ドロップのインターフェイスにより、単純なリスト内のタスクを再配置したり、シンプルに使えるタスクツリーに整理したりすることができます。
1Password
最近、誰もがあまりにも多くのパスワードに悩まされており、すべてのパスワードを覚えようとすると、貴重な時間を無駄にしてしまいます。そこで「1Password」（https://1password.com）の出番です。このアプリでは、すべてのパスワードを1つのパスワードで保護された暗号化データベースに保管することができます。すべてのパスワードを一か所に安全に保管しておけば、パスワードを忘れてしまったときに取り出す時間を節約できます。また、さまざまなアカウントにさまざまなパスワードを使用することができるので、セキュリティに妥協することはありません。また、1Passwordは、クレジットカードやレシートなどを安全に保管し、どのデバイスからでもアクセスできるようにします。
これらは、時間を有効に使い、短時間でより多くのことを達成するために利用できる、優れた時間管理・生産性アプリやツールのほんの一部です。多くのアプリは無料で利用でき、月額利用料がかかるものも比較的リーズナブルです。これらの時間管理アプリを使って、生産性を高め、時間をうまく管理しましょう。
まとめ
時間管理は人生の管理であり、起業家には欠かせないスキルです。なくてはならないリソースです。時間管理とは、より短い時間で目標を達成するために、一生懸命働くのではなく、よりスマートに働く方法を見つけることです。他のスキルと同様、タイムマネジメントも学ぶことができ、定期的に練習する必要があります。自分の時間をコントロールする方法を学ぶことで、成功し、情熱的な人生を送るための力を得ることができます。
時間をコントロールすることは、スキルを身につけるために必要な行動の数や、身につけたばかりのスキルを使いこなすのに時間がかかることから、難しいことです。
しかし、本記事で紹介されているヒントやテクニックを活用すれば、時間をコントロールすることはずっと簡単になり、結果的に、やろうと思ったことを、より少ない労力と時間で達成することができるようになります。
時間管理の基本的なテクニックを長く実践することができれば、生産性が飛躍的に向上するというメリットがあります。夢のように思えた目標も、達成できるようになります。今まで怖かった仕事も、もう怖くなくなります。想像もしていなかったようなことが、ただ顔を出して仕事をするだけで起こり始めます。
時間は最高の通貨ですから、上手に使うことが大切です。時間を効率的に管理する方法を学び、好きなことをする時間を増やしていきましょう。
あなたなら、この知識をどう使いますか？
それではまたね。
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