【完全解説】時間が抽出できる！オンラインビジネスのシステム化

紳士、淑女の皆様

こんにちは！TAKAZUNです。

本日は、オンラインビジネスのシステム化

について調べてきました。

それではさっそく行きましょう！

第1章 ビジネスをシステム化することのメリット

インターネットは、人々の起業に対する考え方を変えました。特にスモールビジネスを所有することに関しては。何百万人もの人々がオンラインビジネスを始めようとしており、多くの人が成功を収めています。オンラインビジネスが軌道に乗らない理由はいくつかありますが、主な理由のひとつは、会社をシステム化し、利用可能なリソースを活用できなかったことです。

ネットビジネスで成功している人たちは、優れたアイデアと、そのアイデアを顧客に提供するためのリソースが必要であることを知っています。また、実店舗で行われているような日々の活動が、オンラインビジネスにも当てはまることを理解しています。そのためには、必要なスキルを身につけるか、信頼できるところにアウトソースする必要があることを理解しています。

ネットビジネスのシステム化とは、ビジネスの世界で成功するために、ビジョンと実用性を組み合わせることです。自分のビジネスを効果的にシステム化する方法を学び、安定して利益を上げるオンラインビジネスを成功させるためのポジションを確立することは可能です。

システム化とは

多くのオンラインビジネスオーナーは、「システム化」という言葉を聞くと、膨大な数のアクションアイテムを作成するためのミーティングが延々と続き、次のミーティングではさらに多くのアクションアイテムを作成しなければならないというイメージを抱くでしょう。つまり、システム化とは、ビジネスをより複雑にするだけの、継続的で複雑な一連のプロセスに過ぎないと考えられているのです。しかし、これは真実ではありません。

ビジネスをシステム化することは、多くのポリシーや手続きに追われて生産的な作業ができなくなるということではありませんし、時間を埋めたり、忙しいと錯覚させたりすることでもありません。ビジネスのシステム化は複雑である必要はありません。

真のシステム化とは、何をすべきかを理解し、それを実行する方法を持ち、仕事を成し遂げる安定した機能を持つ手順を作ることです。真にシステム化されたビジネスがあれば、マーケティングや戦略、製品づくりなど、ビジネスのより重要な側面に集中するための時間が確保できます。

会社が正しくシステム化されていれば、手順には意味があり、常に目的があります。システム化されていれば、ビジネスに携わるすべての人が、いつ、何をすべきかを知ることができます。延々と続く会議も、複雑な方針に従うことも、空回りして時間を浪費することもありません。

適切にシステム化されたビジネスのすべてのプロセスが楽しいものになるというわけではありません。しかし、適切にシステム化されたビジネスでは、すべてのタスクが合理的な時間内に完了し、残りの時間は、見込み客を購入者に変えたり、新しい製品ラインを作ったり、新しいセールスコピーを書いたりと、もっと面白いことに取り組むことができます。真のビジネスシステム化は、あなたを自由にしてくれますが、システム化されていない場合は、終わりのない仕事を生み出し、あなたの成功能力を妨げてしまいます。

なぜオンラインビジネスをシステム化する必要があるのか

オンラインビジネスをシステム化することで、多くのメリットを得ることができます。システム化された組織では、従業員は自分がすべき仕事や期待されることを明確に理解することができます。ポリシーがなければ、不明な点が多くなり、品質やサービスが保証されません。では、なぜビジネスをシステム化することが良いのか、その理由を理解した上で、得られるメリットを探ってみましょう。

コスト削減

メールの受信箱を管理したり、山積みのメールに目を通したりすることは、時間を最も効率的に使うことではありません。ビジネスオーナーとしては、新しいビジネスチャンスの分析や新製品の開発に時間を費やしたほうがいいでしょう。ビジネスを運営するために必要な日々の仕事の多くを委任することで、時間を自由に使えるようになり、ビジネスを成長させ、収益を上げるための活動にエネルギーを集中させることができます。

ビジネス手順が明確に文書化されていなければ、時間を浪費する日常業務を任せることはできません。プロセスを記録することで、正確に実行されることを確認しながらタスクを簡単に任せることができ、より多くのプロジェクトを監督するための時間を確保することができます。

効率性の向上

手順を文書化することで、不必要なステップを発見することができます。システムを記録することで、プロセスを改善する機会を得ることができ、結果的にコストを削減し、ビジネスを成長させるための貴重な時間を確保することができます。また、より少ないミスでタスクを完了することができるようになります。新しい手順を文書化したり、既存の手順を再文書化したりする時間を取ることで、日々の作業をより効率的にし、ビジネスの収益拡大に時間を割くことができるようになります。

パフォーマンスの向上

手順がない企業では、従業員が独自の方法で仕事を処理していることがよくあります。これは従業員にとって幸せなことですが、非効率性につながる可能性もあります。手順が文書化されていないと、チームは同じ作業を異なる方法で行うことになります。タスクを実行する最善の方法を記録することで、全員がより効率的に仕事ができるようになり、パフォーマンスが向上します。

コミュニケーションの改善

ビジネスにおいて、時間と利益を奪う最大の要因の一つは、ミスコミュニケーションです。手順が文書化されていない場合、社内外のコミュニケーションが大きな問題となります。明確な手順書があれば、物事がどのように行われるべきかについての議論は少なくなります。

ビジネスの拡大

新しいスタッフをトレーニングするための手順があれば、新しいチームメンバーをトレーニングする際に現在のスタッフが受けるストレスを減らすことができます。文書化された採用手順に従えば、それぞれの仕事に適した人材を採用することができ、彼らは追加の支援を必要とせずに手順に従うことができます。

新入社員がより良いトレーニングを受ければ、仕事の生産性が向上します。新入社員は、ミスの数を減らし、全体的なパフォーマンスを向上させるような方法でトレーニングを受けることができます。従業員のパフォーマンスが向上すれば、売上が増加し、ミスが減り、結果的にコスト削減につながります。

進捗状況の測定

ビジネスに入ってくるお金を測定するのも一つの方法ですが、マーケティング活動や新製品の開発プロセスを測定できれば、会社の健全性をよりよく把握することができます。ビジネスが組織化され、手順が明確に文書化されていれば、これらの項目やその他の懸念事項を素早くチェックし、その状況をリアルタイムに把握することができます。

デッドラインを守る

毎日の基本的な計画を立てていないと、ビジネスを継続するために必要な日々の活動が積み重なり、最終的にはボトルネックとなって他の重要な業務が停止してしまいます。例えば、売掛金と買掛金を定期的に計上していないと、従業員への給与支払いや四半期の税金計算の際に、大変な思いをすることになります。整理され、文書化されたシステムがあれば、他の作業を中断して追いかけるような状況に陥ることはありません。

時間の有効活用

ビジネスの機能や運営がシステム化されていれば、時間の余裕が生まれ、ビジネスの成長につながる活動に集中することができます。メールの返信に追われることなく、マーケティング活動や地域のイベントでのプロモーション活動に専念することができます。ビジネスのシステム化によって、外出中に会社の業務が止まってしまうことを心配することなく、これらの活動に時間を割くことができるのです。

休みを取る

休暇を取ることができるのも、システム化されたビジネスの主な利点の一つです。あなたのビジネスがシステム化されていれば、あなたが不在であっても会社が運営されていることを確認しながら休暇を取ることができます。

システム化されたオンラインビジネスには多くのメリットがあることをご理解いただけたと思いますが、今一度、ご自身の状況を確認し、オンラインビジネスで達成したいことをリストアップしてみてください。どんなに小さなことでも、漠然としたことでも、取るに足らないことでも、すべて書き出してみてください。

ビジネスが成功する前に燃え尽きてしまう最も簡単な方法の一つは、すべてをマスターしようとし、すべてをこなすことです。どんなに優秀な人であっても、このような考え方は現実的ではありません。論理的で実行可能なビジネスシステムを構築することで、オンラインビジネスを成功させることができるのです。 

第2章：ここからスタート – 最も繰り返し行う仕事をリストアップする

すでにネットビジネスを展開している方でも、これからネットビジネスを始めようとしている方でも、今からでも十分にシステム化に取り組むことができます。この記事に書かれているステップに取り組んでみると、その多くが常識であることに気づくでしょう。

ステップ1：繰り返し行う仕事を特定する

ビジネスのシステム化を始めるには、まず、毎日、あるいは一週間の間に行う一般的な業務をすべてリストアップする必要があります。実店舗でのビジネスでも、オンラインビジネスでも、インターネットと実店舗の両方で展開するハイブリッドビジネスでも構いません。ここでは、どのビジネスにも当てはまる、より一般的なタスクをいくつかご紹介します。

会計

ビジネスの収入と支出を管理するためには、何らかのプロセスを構築する必要があります。会計業務にビジネスシステムを導入することで、利益を確保できるだけでなく、税務申告の裏付けとなる適切な記録があること、ベンダーへの支払いが完了していること、顧客が設定した条件内で支払いを行っていることを確認することができます。また、従業員への給与支払いが滞りなく行われているか、給与から適切な額の税金が差し引かれているかを確認することも重要です。

このように、ビジネスのシステムには細心の注意を払わなければなりません。しかし、その作業を自分で行う必要はありません。財務管理システムを使えば、クレジットカードでの購入履歴の追跡から、顧客への請求書の発行、滞納している口座のフォローアップまで、すべてを管理することができます。ここでは、システム化が可能なその他の会計システムをご紹介します。

• – 購買業務
• – クレジットカードでの購入履歴の管理
• – 買掛金の管理
• – 売掛金
• – 銀行への預け入れ
• – 小切手のカット
• – 税金の支払い
• – 利益と損失の計算書
• – 請求書の発行
• – 日々のキャッシュアウト
• – 小口現金
• – 従業員経費
• – 給与計算

これらのシステムを導入することで、従業員の窃盗を防ぎ、ビジネスの数字を明確に把握することができます。また、購買を管理し、各決定事項に対するサインオフを確実に行うことができます。

アドミニストレーション

日々の業務が確実に遂行されるよう、誰かが管理しなければなりません。ビジネスの規模にもよりますが、中央のマネージャーやスーパーバイザーが関与する場合もあれば、1つまたは複数の部門を監督する複数のマネージャーが関与する場合もあります。

管理職は離職率が高いため、システム化が不可欠な分野です。一連のシステムを導入することで、トレーニングの時間を短縮し、新入社員がチームに加わるたびに電話応対の必要性を説明しなくても済むようになります。ここでは、システム化すべき管理業務をご紹介します。

• – 開店・閉店手続き
• – 電話応対
• – 郵便物の処理
• – オフィスメンテナンス
• – ファイリング
• – ペーパーマネジメント
• – ドキュメント制作
• – 在庫管理
• – 注文処理
• – オーダーの作成

マーケティング

どんなに優れた商品であっても、その存在が知られていなければ、オンラインビジネスを軌道に乗せることはできません。マーケティングには、戦略の策定、ニッチ市場への参入方法、製品の位置づけ、説得力のあるマーケティングコピーの作成、一般的なマーケティング資料の作成などが含まれます。ビジネスのマーケティングは、おそらくあなたが最も時間を費やしている分野のひとつでしょう。おそらく、新しいリードを生み出し、より多くの人に電話をかけてもらうことに力を注いでいることでしょう。このような努力は、効率的にシステム化し、他のスタッフに任せることができます。ここでは、システム化できるその他のマーケティングシステムをご紹介します。

• – プロモーション
• – マーケティングカレンダー
• – 広告
• – ダイレクトメール
• – 広告作成システム
• – ソーシャルメディア
• – コンテンツ制作
• – SEOシステム
• – ニュースレターテンプレート

システム化することで、ビジネスの主要なプロモーション活動のためのシンプルなシステムを作ることができます。あなたのチームの誰もが、マーケティングマニュアルを手に取り、メールマーケティングキャンペーンを成功させたり、目的のある広告を作成したりすることができるでしょう。

セールス

多くの人は、営業とマーケティングを一緒に考えがちです。しかし、本当の意味でシステム化されたビジネスを構築するためには、両者を別の機能として扱う必要があります。マーケティングは自社のビジネスを広く知ってもらうためのものですが、営業はリードを追い、見込み客を有料顧客に変えるためのものです。システム化できる販売システムには、以下のようなものがあります。

• – リファーラルプログラム
• – 顧客維持
• – 販売手順
• – リードジェネレーション
• – リード管理
• – セールススクリプト
• テクノロジーとデータ

データ管理

Webサイトが正しく機能し、サーバーが稼働し、ワークステーションが重要なデータを失わないようにするための信頼できるリソースがなければ、あらゆる種類のビジネスを運営することはほとんど不可能です。重要なビジネス情報を保護し、簡単にアクセスできるようにするためには、紙と電子の両方の組織を管理する明確なシステムが必要です。

データ管理システムをビジネスに導入することで、組織を維持することができます。情報がどこに保管され、どのように扱われるべきかをチーム全員が把握していれば、オフィスに膨大な量の紙の山ができるのを防ぐことができます。ここでは、ビジネスを継続的に行うためにシステム化できる、その他のデータ管理システムをご紹介します。

• – ITマネジメント
• – データバックアップ
• – コンピュータの修理
• – 電子情報の保管
• – クライアントファイル
• – プロジェクトファイル
• – 販売時点情報管理システム
• – 財務データ管理

データ管理システムには、データのバックアップシステムを導入する必要があります。これにより、サーバーやコンピュータ・ソフトウェアに何かあった場合でも、データとビジネスを確実に保護することができます。

人的資源

たとえオンラインビジネスに関わる人間が一人しかいなくても、あなたが運営しているビジネスの種類に適用されるガイドラインや規制の範囲内で機能していることを誰かが確認しなければなりません。人事方針や手続きの管理は非常に複雑なため、この機能は、細部にまで目が行き届き、多くのデータを吸収できる人が管理することが不可欠です。

人事システムには、従業員の雇用、解雇、トレーニングのシステムを構築するとともに、以下のようなプロセスを文書化します。

• – 採用
• – リテンション
• – インセンティブプログラム
• – 従業員レビュー
• – 従業員フィードバックプロセス
• – 社員研修
• – プロフェッショナル育成
• – 継続的なトレーニング
• – ジョブディスクリプションとロールプロファイル
• – 制服とドレスコード

明確な期待と構造を持つ従業員は、そのポジションでより幸せでより生産的です。また、明確なトレーニングマニュアルを作成することで、新入社員のトレーニングにかかる時間を短縮することができます。

コミュニケーション

コミュニケーションはビジネスに欠かせない要素ですが、最も時間のかかる要素の一つでもあります。セールスレター、ファックスのカバーレター、社内メモ、ニュースレター、レポートなど、組織内のさまざまな人が定期的に作成しなければならないコミュニケーションの種類は多岐にわたります。

ほとんどの場合、ビジネスで使用しているコミュニケーションシステムは、それぞれのシステムに大きな違いはありません。しかし、それぞれのコミュニケーションシステムは、別の人がゼロから作っているのです。コミュニケーション・システムは、システム化の大きなチャンスです。このコミュニケーションシステムをシステム化することで、ビジネスに一貫性を持たせることができるのです。

• – 社内メモ
• – FAXカバーテンプレート
• – レターヘッド
• – チームミーティングのアジェンダ
• – 社内メール
• – ニュースレターテンプレート
• – セールスレターのテンプレート
• – 議事録
• – 報告書
• – 社内会議
• – スケジューリング

顧客対応

システム化を検討しなければならないもう一つの重要な分野は、顧客対応です。これには、顧客がビジネスで目にするもの、触れるもの、そしてスタッフとのやり取りが含まれます。

顧客対応のシステムを構築することで、新入社員が自社の顧客対応を理解できるようになります。これにより、高いレベルの顧客サービスを維持することができるのです。これらの顧客対応システムは、あなたのビジネスをシステム化するのに最適です。

• – 着信電話のスクリプト
• – アウトゴーイング・テレフォン・スクリプト
• – 顧客サービス基準
• – 顧客維持戦略
• – 顧客とのコミュニケーション
• – 継続的なカスタマー・コミュニケーション戦略
• – カスタマー・リエゾン・ポリシー

購入

どんなに無駄のないオンラインビジネスを行っていても、ビジネスに必要なアイテムを購入する必要がある場合があります。一般的な事務用品やソフトウェア、販促物などを購入するだけの場合もありますが、プロセスを導入しておけば、必要なアイテムが不足することはありません。システム化できる購買システムには、次のようなものがあります。

• – インベントリ
• – 一般用品の発注
• – 資材の発送
• – 価格設定の評価
• – ポリシーの遵守
• – ペーパーワークのファイリング

ベンダーとの関係を構築し、その関係を維持することで、商品やサービスをベストプライスで購入できるようにするためには、社内に誰かがいることが不可欠です。

最初のリストには、ビジネスの運営に必要なすべての機能が含まれていなければなりません。リストを作成したら、次のステップに進みましょう。

ステップ2： 機能の整理と優先順位付け

ビジネスで繰り返されるタスクをすべて特定したら、今度はそれらの機能を整理し、優先順位をつけていきます。ビジネスの規模にもよりますが、比較的小規模なビジネスであれば、いくつかのタスクを1つの一般的なカテゴリーにまとめることができるかもしれません。また、必要に応じて、後からカテゴリーを分割することも可能です。以下は、ビジネスに不可欠な機能に優先順位をつける方法の例です。

製品開発

ビジネスを始める前には、お客様に提供できる核となる製品やサービスが必要です。そのため、製品開発はビジネスにおいて最も重要な機能の一つであり、優先順位の最上位に位置するべきものです。市場での競争力を維持するためには、時間をかけて製品を継続的に改良していく必要があるため、製品開発の重要性は、ビジネスの継続期間中、常に高い水準にあると言えます。コアラインを補完する新製品を考え出すことも、ビジネスの期間中に実行しなければならない機能です。

管理と会計

小規模なビジネスでは、管理と会計の機能を組み合わせることが有効です。オフィスマネージャーを一人雇い、日々の事務作業や帳簿への債権・債務の計上などを行ってもらうことができます。会社の規模が大きくなれば、この2つの機能を別々のチームに分けることもできます。製品やサービスの販売を開始する前に、ビジネスのこの2つの分野が構造化され、整備されていなければなりません。

技術サポート

ウェブサイトが機能していなかったり、機器に問題があったりしては、オンラインビジネスを成功させることはできません。サイトの構築や管理、機器の運用方法を知っている人がいることは、最初の販売を行う前に必要不可欠です。

セールス、マーケティング、カスタマーサポート

オンラインビジネスを始めたばかりの頃は、これらのビジネス機能を組み合わせて、1人または2人で処理することができます。しかし、ビジネスが軌道に乗り、成長を続けるにつれ、これらの機能をそれぞれの部門に分割し、各タスクに付随するプロセスについて個別のポリシーを文書化する必要が出てきます。

リストを分析し、ビジネスを立ち上げるための重要性と必要性に応じて機能に優先順位をつけたら、次のステップは、あなたがオフィスにいないときでもビジネスを継続するために必要なポリシーと手順を開発することです。

ステップ3：方針と手順の策定

優先順位が決まったら、いよいよビジネスの核となる方針や手順の策定に入ります。これらの方針と手順により、ビジネスの各基本機能が円滑に運営され、ビジネスの成長に時間と労力を集中させることができます。ここで注意しなければならないのは、たとえ複数の機能を一つの傘下に収めたとしても、それぞれの機能を明確に定義し、それぞれのプロセスと責任を明確にしなければならないということです。

方針や手順の策定は、トレーニングマニュアルに記載できるような論理的なプロセスを作ることに他なりません。3人のチームにとっても、300人のグループにとっても、同じように適切なものでなければなりません。ここでは、ビジネスに不可欠な各機能の手順を作成するための例をご紹介します。

会計

負債と売上への転記の頻度、税金の確定時期、従業員の給与計算の方法、経費のトラッキング方法などのガイドラインを含むポリシーを用意しておく必要があります。

経営管理

管理部門の方針と手順には、従業員のスケジュールの立て方、手紙や一般文書の作成方法、ファイリングシステムの手配と維持、部員の出張予約、事務用品の注文などのガイドラインが含まれている必要があります。

セールス、マーケティング、カスタマーサポート

セールス、マーケティング、カスタマーサポートの各部門では、一般消費者との接し方を明確に定義する必要があります。マーケティング部門は、消費者にアピールする魅力的な広告をどのように作成するかのガイドラインが必要であり、セールス部門とカスタマーサポート部門は、会社を代表して見込み客にアプローチしたり、既存の顧客をケアしたりすることになります。

ステップ4：プロセスの文書化

ビジネスシステムを正しく機能させるためには、どのような状況下で何をすべきか、ミスコミュニケーションや混乱の機会がないように、明確に文書化する必要があります。プロセスや手順を記録するのは難しいかもしれませんが、これを管理するための優れたリソースがいくつかあります。

新入社員は、おそらく自分が働く分野での経験があるでしょう。その経験を活かして、あなたのビジネスのためのポリシーと手順を作成してください。書き出す時間を短縮するために、インターネットや他社から入手したテンプレートやサンプルを利用しましょう。せっかくの貴重な時間を無駄にしてはいけません。必要な情報はすでに書かれており、最小限の労力で自社用にカスタマイズすることができます。

方針や手順を文書化するための時間やリソースがない場合は、ビジネスコンサルタントを雇って、トレーニングマニュアルや従業員マニュアルの作成を手伝ってもらうことができます。このようなサービスに費やすお金は、長い目で見れば十分に価値のあるものになるでしょう。

ステップ5 : プロセスを実行する

プロセスや手順の文書化が完了したら、次はそれを実際に試してみましょう。基本的な構造が健全であるかどうかを判断するために、プロセスの実施を開始します。どんな規模の企業でも、最初から完全にうまくいくことはありません。プロセスのテストランを行いながら、そのプロセスが途中で調整可能かどうかを検討し、あなたが不在の時にも会社がスムーズに運営できるようにしてください。

会社が成長するにつれ、さまざまな部門にポジションを追加したり、新しい法律や規制に対応するためにポリシーや手順を調整したり、古い部門を分割して新しい部門を設立したりする必要性が出てきます。基本システムがしっかりしていれば、これらの新しい動きにも比較的容易に対応でき、ビジネスのやり方を全面的に見直す必要はありません。

ステップ6 : ビジネスの流れを把握する

単にビジネスの機能を特定し、優先順位をつけるだけでは不十分です。それぞれの機能の間には、論理的な流れがあることを確認する必要があります。

ここでは、ビジネスにおけるコミュニケーションの流れを図式化し、定義するためのアイデアをご紹介します。

• – まず、各部門でどのように物事が流れていくのかを図にしてみましょう。例えば、新規のお客様からの注文は、営業部から始まり、注文処理部を経て、配送部へと進み、最後に請求書を発行します。ある時点で、カスタマーサポートは、お客様が購入した商品に満足しているかどうかを確認するためのフォローアップに関与する必要があります。
• – 次に、フローの各段階で誰が責任を負うのか、あるいは説明責任を負うのかを明確にします。
• – 注文の流れがプロセスを通過するのにかかる時間を評価し、改善が必要な部分があるかどうかを判断します。

時間をかけて様々なプロセスを図示することは、いくつかの点で役に立ちます。まず、導入したポリシーや手順が正しく機能しているかどうかを明確にすることができます。第二に、コミュニケーションを改善したり、手順をより明確に定義したり、どのステップを合理化すれば時間とコストを削減できるかを、あなたとあなたのチームが発見するのに役立ちます。

これは大変な作業のように思えるかもしれませんが、比較的簡単に実現できます。これらの手順をどの程度詳細に、またどの程度の時間をかけて作成するかは、お客様のビジネスの規模や性質によって異なります。

数分で完了するものもあれば、数日から数週間かかるものもあります。ビジネスを始めたばかりの頃にしっかりとした基礎を築いておくことで、会社を立ち上げてからの時間と費用を大幅に削減することができます。 

第3章：オンラインビジネスをシステム化するためのツール

安定した売上を上げるためには、自分が不在でもビジネスが継続できるようなシステムを構築する必要があります。日々、膨大な数のタスク、メール、プロジェクト、クライアント、ソーシャルメディアマーケティングなどに追われてストレスを感じているなら、いくつかのツールでタスクを自動化して、時間を自由に使えるようにしましょう。

以下にご紹介するツールは、ビジネスを成功させるために必要な日常業務の多くを自動化するのに役立ちます。これらのツールを活用することで、時間を自由に使えるようになり、生産性を高めて、必要な作業に集中することができます。

アサナ

Asana（ https://asana.com ）は、仕事を進めるためのツールです。チームが仕事を追跡し、結果を出すための最も簡単な方法です。チームとの会話はすべてアプリの中で行われるため、アサナはメールを自由にするのに役立ちます。アサナは組織での使用を想定して設計されていますが、自分でビジネスを行っている個人も、このツールをビジネスに活用することでメリットを得ることができます。ここでは、ビジネスをシステム化しようとしている人にとって、このツールが優れたツールであることを示すいくつかのハイライトを紹介します。

To Doリストを、そのタスクの期限や、プロジェクトに割り当てられた人、プロジェクト自体に基づいて、実行可能なタスクに分割します。この機能により、大きなプロジェクトをチームで協力して進めることも、小さな個別のタスクに集中することもできるようになります。

• – より効率的にタスクを委任することができます。
• – Google DriveやDropboxと連携しているので、プロジェクト内で簡単にファイルを共有することができます。
• – 無料でご利用いただけます。

Ontraport（オントラポート ）

Ontraport（https://ontraport.com）は、ビジネスツール、顧客情報、データなどをすべて1つのアプリケーションにまとめたオールインワンのビジネスオートメーションツールです。真のマーケティング・オートメーション・システムであり、電子メール、ハガキ、SMSなどを使ったマーケティングが可能になります。また、PayPalやマーチャント・プロバイダーを利用して、プログラム、製品、サービスをシームレスに販売することもできます。Ontraportが自動化ツールとして優れている理由は、以下のとおりです。

• – カスタマージャーニーの全体像を把握することができます。多くのマーケティングツールは、メールのパフォーマンスやページのコンバージョンを表示しますが、Ontraportはビジネス全体のパフォーマンスを1つのキャンペーンマップに表示します。
• – キャンペーンレポート機能を使えば、誰がいつコンバージョンしたのか、どこから来たのか、顧客のライフタイムバリューなどを確認することができます。受け取ったデータをマーケティング活動に結びつけることで、どのキャンペーンが効果的であるかを知ることができます。
• – また、キャンペーンをゼロから構築することも、メールやデザインされたページなど、キャンペーンを開始するために必要なものがすべて含まれたターンキーテンプレートの膨大なライブラリからキャンペーンを選択することもできます。

スラック

Slack（https://slack.com）は、プロジェクトの立ち上げ、新入社員の採用、売買契約書の確認、予算の最終決定、測定やA/Bテストなど、すべてを使いやすいインターフェースで行うことができるビジネスツールです。このプログラムは、メッセージ、ファイル、ツールを一つの場所で管理することで、チームでの共同作業の時間を短縮することができます。ここでは、Slackが提供する機能の一部をご紹介します。

• – 整理された会話、チャンネルを活用して会話をまとめる。チャンネルは、チーム、プロジェクト、クライアントごとに整理することができ、チームメンバーは必要に応じて任意のチャンネルに参加・離脱することができます。脇道にそれた会話がプロジェクトや話題を脱線させないようにするスレッド機能も備えています。
• – また、Slackでは会話を検索して、共通の知識にすることもできます。ユーザーは、チャンネルに投稿されたすべての内容を調べ、自分の問題がすでに解決されているかどうかを確認することができます。

デッドラインファネル

Deadline Funnel（https://deadlinefunnel.com）は、ウェビナーを通じてプログラムをライブで販売することができるようになるプログラムです。また、カートの有効期限までカウントダウンするタイマーを使って、完全に自動化されたミニローンチに顧客が参入できるようにもなります。

deadline funnelが使用するカウントダウンタイマーは、各訪問者にパーソナライズされているため、マーケティングファネルに緊急性を持たせることができます。デッドラインファネルを使えば、購読者それぞれに期限を設けたリアルでエバーグリーンなキャンペーンを構築することができます。企業がデッドラインファネルを活用する理由は以下の通りです。

• – 全員に同じ期限を設定することができるので、製品発売のための期限付きキャンペーンを作ることができます。

ActiveCampaign、HubSpot、MailChimp、Ontraportなど、複数の強力なビジネスシステムと統合できます。

リードページ

Lead Pages (https://leadpages.net)は、魅力的なオプトインキャンペーンを簡単に構築することができ、リードの獲得、顧客の転換を迅速に行い、お気に入りのデジタルマーケティングツールすべてでキャンペーンを統合することができます。

• – モバイルフレンドリーなテンプレートを作成し、オーディエンスのお気に入りの接続デバイスにシームレスに適応させることができます。
• – 統合されたFacebook広告ビルダーを使って広告を簡単に作成でき、ページから直接コンテンツを取得して魅力的な広告を即座に作成できます。
• – 複数のバージョンの広告を並べてテストすることで、効果的なものは残し、そうでないものは取り除くことができ、キャンペーンを素早く微調整し、最大の効果を生み出すことができます。

Calendly

Calendly (https://calendly.com) は、ビジネスにおいて、メールのやりとりなしにミーティングのスケジュールを立てることができます。Calendlyでは、シンプルなルールを作成し、電子メールやウェブサイトに埋め込まれたリンクを通じてCalendlyを共有することができます。Calendlyは、Outlook、Google、iCloud、Office 365のカレンダーと連動しているので、ダブルブッキングになることはありません。経営者の方に喜ばれているCalendlyの機能をいくつかご紹介します。

• – 自分のスケジュールを完全にコントロールできます。会議と会議の間に緩衝時間を設定したり、直前の会議を防いだり、秘密のイベントを作ったりすることができます。
• – このプログラムは非常に柔軟で、共同利用可能なミーティング、ラウンドロビンミーティング、1対1のミーティングなどに対応しています。
• – Salesforce、GoToMeeting、Zapierなど、お気に入りのビジネスアプリと連携します。

GoToWebinar

GoToWebinar (https://gotomeeting.com) は、従業員、見込み客、顧客とのコミュニケーションを迅速かつ効率的に行うことができます。大人数のグループを簡単に扱うことができ、プレゼンテーションを会話に変え、会話を売上につなげることができます。大企業でも中小企業でも、GoToWebinar を使って自分のストーリーを語り、聴衆に届けることができます。以下の機能により、GoToWebinar はあらゆるビジネスに欠かせないツールとなっています。

• – 電子メールの自動化機能により、ユーザーはカスタムの招待メール、確認メール、リマインダーを作成することができます。自動化されたメールテンプレートを使えば、ツールにすべての作業を任せることができます。
• – GoToWebinarでは、ウェビナーを自分のものにするために、ウェビナーで使用するすべての資料に会社のロゴやカスタムイメージを表示することができます。
• – ウェビナーをよりインパクトのあるものにするために、ビデオを共有する機能を追加しましょう。MP4ファイルをアップロードしたり、YouTubeでビデオクリップを共有したり、プロモーションビデオを共有したりと、高品質なビデオを利用することができます。

Dropbox

Dropbox（https://dropbox.com）ビジネスでは、企業の機密データなどを完全に管理しながら、制限なく企業を成長させることができます。柔軟なストレージプランやチームによるストレージ管理などは、強力なファイル共有ビジネスツールの特徴のひとつです。

• – 管理者用ダッシュボードを使えば、チームのアクティビティの監視、接続されたデバイスの表示、共有アクティビティの監査などを一箇所で行うことができます。
• – リモートワイプ機能では、紛失や盗難にあったデバイスからファイルを消去することができ、会社のすべてのファイルが悪用されるのを防ぐことができます。

Dropboxのペーパー機能は、シンプルかつ強力な方法で、作成、共有し、チームの全メンバーを同期させることができ、さらに管理者によるコントロールも可能です。

Google Docs

Google Docs (https://docs.google.com) は、チームメンバーがリアルタイムでドキュメントに取り組むことができる、強力なドキュメント共有・編集ツールです。即時同期機能により、誰かが他の人の投稿を上書きする可能性を低減します。

Google Docsは、テキストや段落を簡単にフォーマットできるスマートな編集・スタイリングツールにより、あらゆるビジネス文書に命を吹き込みます。その他の機能は以下の通りです。

• – 仕事をよりプロフェッショナルに、生活をより快適にするためにデザインされた何百種類ものテンプレート。レポートや履歴書など、さまざまな文書が用意されているので、あらゆる文書作成のニーズに応えることができます。
• – Google Docsはウェブベースのツールなので、いつでもどこからでもドキュメントを入手することができます。
• – ドキュメントに加えられたすべての変更は、あなたが入力したとおりに自動的に保存されます。また、改訂履歴も保存されるので、古いバージョンのレポートを素早く閲覧したり、変更日や変更者でソートすることができます。

Googleカレンダー

毎日をより充実したものにするために、Google Calendar

(https://calendar.google.com）。新デザインのアプリは、スケジュール管理に費やす時間を減らし、スケジュールを楽しむ時間を増やすのに役立ちます。Googleカレンダーに追加したイベントはすべてオンラインで保存されるので、携帯電話を紛失してもスケジュールを失うことはありません。

アシスト機能を使えば、数回タップするだけでイベントを作成することができます。スマートサジェストでは、イベントのタイトルをすばやく簡単に生成し、人や場所をカレンダーに追加できます。

• – 1日、1週間、1ヶ月を複数のビューで確認できます。イベントにゲストを招待したり、ウェブ上でカレンダーを閲覧するのも簡単です。
• – Gmailアカウントからのイベントは、自動的にカレンダーに追加されます。

ウェビナージャム

Webinar Jam (https://webinarjam.com) は、ビジネスオーナーに比類ない柔軟性とハイテクの精度を、他にはない価値で提供します。最大6人の共同発表者を招待できるWebinar Jamは、市場で最も優れたコラボレーションツールの1つです。このプログラムは、すべてのブラウザ、OS、デバイスに対応しており、誰でも簡単にウェビナーに参加することができます。

• – スクリーン上で直接描画やマークアップを行い、ホワイトボードのアイデアを現実のものにすることができます。プレゼンテーション、トレーニング、ソフトウェアのデモ、講義、マインドマップの共有などを行う際に、画面上で素早くハイライトや注釈を書き込むことができます。

スクリーンキャスト・オ・マティック

Screencast-o-Matic（https://screencast-o-matic.com）を使えば、ビデオの作成、管理、チームとの共有に必要なものがすべて揃います。統合により、プラットフォームをエンド・ツー・エンドで使用したり、ビデオ編集ツールや画面録画ツールとして使用することができます。

Screencast-o-Maticは、あらゆる規模のビジネスに対応した、直感的でパワフルな画面録画およびビデオ編集ツールです。

• – 高度なスクリーンレコーダーを搭載しており、テキスト注釈や図形を追加したり、フリーハンドで描いたりしながら、画面やウェブカメラをキャプチャすることができます。また、他のビデオやオーディオメディアをシームレスにインポートまたはエクスポートしてミックスすることもできます。
• – 高度なビデオ管理と共有機能により、すべてのビデオとその視聴方法を効率的に管理することができます。トピックごとにチャンネルを設定し、コメントやメモなどのユーザーオプションを設定し、誰がビデオを見ることができるかの権限を素早く設定できます。
• – APIを使って、トレーニング、コミュニケーション、サポート、学習管理システムにワークフローを簡単に統合することができます。

HootSuite

HootSuite (https://hootsuite.com)を使って、ソーシャルメディアでより多くのことを行うことができます。HootSuiteは、ソーシャルメディアのエンゲージメントを強化するだけでなく、TwitterやFacebookなどの35以上のグローバルネットワークでの自動化を支援します。HootSuiteは、あなたの業界で影響力のあるソーシャルメディアを特定し、あなたのためにソーシャルメディア戦略を自動化します。

• – 簡単な操作ですべてのソーシャル投稿をスケジューリングし、貴重な時間を節約できます。一度に何百ものソーシャルメディアへの投稿を自動的にスケジューリングすることで、ビジネスのソーシャルプレゼンスを24時間アクティブに保つことができます。
• – プログラムのソーシャル分析機能を使って、ソーシャル投資収益率（ROI）を追跡・証明します。包括的なレポートにより、ソーシャルメディアキャンペーンの効果を迅速に測定できます。各ソーシャルチャンネルのコンバージョン率を測定し、有料メディアと自社メディアのROIを分けます。

インフュージョンソフト

Infusionsoft (https://infusionsoft.com)は、中小企業を支援するために特別に設計されたオールインワンのマーケティングソリューションです。このツールの強力な顧客関係管理（CRM）機能を使って、リードのスコアリングやキャプチャ、セグメントを自動化することができます。広大なマーケットプレイスのアプリを使って、何百ものサードパーティのビジネスサービスと素早く統合できます。

Infusionsoftでもっと整理整頓しましょう。すべての顧客情報が一箇所に集められているため、過去の顧客とのやり取りをすぐに確認することができます。シンプルなダッシュボードとレポートにより、顧客がキャンペーンにどのように反応しているかを正確に把握することができます。

• – お客様にターゲットを絞ったフォローアップメールキャンペーンを行うことで、より多くのお客様を獲得することができます。
• – マーケティングオートメーション機能を使えば、リードをセールスファネルに沿って働かせ、効果的なセールスパイプラインを構築することができます。読みやすい分析機能により、何が効果的で何が効果的でないかをすぐに確認できます。

メールチンプ

MailChimp (https://mailchimp.com)は、Eメールマーケティングに重点を置いており、市場で最も手頃なオートメーションツールの1つです。そのマーケティングオートメーション機能は、特定のデータに基づいて顧客をターゲットにすることができます。また、API（Application Program Interface）を利用して、スケジューリングツールやセグメンテーションツールで顧客のワークフローを作成することができ、多くのウェブ技術と簡単に統合することができます。

• – MailChimpが提供する何百ものEコマース統合機能の1つにあなたのストアを接続して、ターゲットを絞ったEメールや広告キャンペーンを作成することができます。
• – Mailchimpの強力なマーケティングオートメーションは、あなたのメールが適切な人に適切なタイミングで届くことを保証します。好みや行動、過去の販売履歴に基づいて顧客をターゲットにすることができます。
• – Facebook、Google、Instagramの広告でより多くの人にリーチし、少ないステップで収益を伸ばすことができます。

ニードルズ

Needls（https://needls.com）を使えば、すべてのデジタル広告を自動的に作成し、ターゲットを設定し、最適化することができます。画像や動画、主要なメッセージをアップロードするだけで、あとはNeedlsがあなたのためにやってくれます。完璧な広告を作るために何時間も費やす必要はありません。訪問者を売上につなげるために必要なすべてのツールを手に入れることができます。

Needlsは、理想的な顧客がソーシャルメディアに自分の欲しいものや必要なものを投稿しているのを素早く識別し、タイムリーな広告を表示しますので、彼らのビジネスを獲得するチャンスを最大限に活かすことができます。

• – 24時間365日、自動的に広告の最適化とリターゲティングを行います。
• – シンプルでコンバージョン率の高いランディングページを作成し、より多くの売上、問い合わせ、電話を獲得することができます。

セールスフォース

世界有数のビジネスオートメーションおよび顧客関係管理企業であるSalesforce (https://salesforce.com) は、企業がデジタルマーケティングキャンペーンを強化するために活用することができます。この強力なマーケティングおよびセールスオートメーションツールは、その膨大なAPI市場を通じて、何百ものサードパーティのビジネスアプリケーションと統合することができます。

• – あらゆるデスクトップやデバイスから、すべての連絡先を管理し、機会を追跡することができます。
• – Sales Cloud Einsteinは、予測スコアリング、実用的なインサイト、正確な予測、インテリジェントな自動化により、顧客データを成約に結びつけます。
• – 消費者一人一人について単一の包括的なビューを構築し、One to Oneジャーニーを実現します。

IFTTT

IFFTT（ https://ifttt.com ）は、「If This Then That」の略で、あらかじめ定義されたトリガーに基づいて特定のアクションを実行するレシピを作成できる合理的な自動化ツールです。現在、240以上のサードパーティアプリが接続されており、ウェブ上でビジネスを自動化することができます。

• – ボタンを押すだけで、すべてのアプリとデバイスが新しい方法で相互に連携します。

これらの自動化技術により、冗長なプロセスの完了に費やしていた時間を解放することができ、ビジネスの成長に必要なタスクに注力することができるようになります。チームコラボレーションツールやドキュメント作成ツールを使えば、どこにいてもプロジェクトを滞りなく進めることができ、従業員との連携もスムーズになります。  

第4章：プロセスを文書化する方法 – 標準操作手順書（SOP）の作成方法

標準作業手順書（SOP）の作り方

ビジネスを真の意味でシステム化し、円滑に運営していくためには、プロセスを文書化し、「標準作業手順書」（SOP）を作成する必要があります。標準作業手順書は、あらゆる企業のオペレーションシステムに不可欠なものです。その考え方はシンプルで、米軍やマクドナルドのような成功した企業でも採用されています。

SOPのガイドラインは、ビジネスのやり方全体を円滑にするために作成されます。SOPガイドラインは、物事をよりスムーズに、より楽に進めるために設計されており、コストのかかるミスが発生するのを防ぐのに役立ちます。SOPは、ビジネスにおけるすべての作業を単純化して形式化するだけでなく、チームの一人の手にしか頼れないプロセスがないようにするものです。

SOPがないと、重要な人材が退職しても、その知識やノウハウが失われない状態になります。SOPがないと、ビジネスモデルの「秘伝のタレ」を知っている一握りの人間の専門知識に頼った運営になってしまい、最終的にビジネスが立ち行かなくなってしまう危険性があります。SOPがあれば、キーパーソンがいなくなっても、ビジネスに支障をきたす心配はありません。

業務システムの文書化について

ビジネスシステムを文書化し、SOPを作成する際には、タスクの実行方法と、そのタスクを実行する理由、ビジネス全体の成功に対するそのタスクの重要性の両方を含めることが不可欠です。従業員は、自分がどんなに下世話な機能だと思っていても、実際にはビジネスを成功させるための全体的な設計に不可欠な部分であることを理解しなければなりません。各手順の最初のドラフトには、以下の内容を含める必要があります。

1. – SOPのタイトル
2. – SOPを作成した理由
3. – タスクを完了するために必要な具体的な行動手順

プロセスを成功させるためには、この3つの項目がドラフトの中で網羅されていなければならない。原稿の書き方は簡単です。タスクを完了させたい人と会話をしているように考えればいいです。基本的には文書によるコミュニケーションを行い、開始から完了までのプロセスのすべてのステップをカバーするのです。文書の中に写真を入れると良いでしょう。その人がタスクを理解するためには、タスクを図示することが不可欠です。また、複数のステップがある場合には、そのプロセスを動画で紹介するのも効果的です。方法を文書化する際の目標は、タスクを完全に説明することで、「どのように、なぜ」という疑問を解消することです。

名前の付け方の工夫

紙にペンを走らせる前にまずやるべきことは、作成するドキュメントの標準的な命名規則を作ることです。標準的な命名規則があれば、一貫性を保つことができ、社員が正しい資料を見つけやすくなります。最初はいくつかの手順書しかないかもしれませんが、ビジネスが成長すればSOPも成長します。ここでは、手順の記述、レビュー、公開、アーカイブの方法を管理するのに役立つ、命名規則を作成するためのヒントをご紹介します。

命名規則とは？

命名規則とは、簡単に言えば、構造化された方法で文書に名前を付ける方法です。重要なのは、SOP全体に一貫性を持たせることです。命名規則を採用する主な目的は、自分や他の人がすべてのSOP文書の種類と目的をすぐに識別できるようにすることです。簡単に従うことができ、チームの誰もが理解でき、意味のある命名規則を使用するようにしてください。曖昧な用語や不可解な用語の使用は避けたいものです。実用的でなければ、SOPを書く任務に就いている人がガイドラインを使用しなくなる可能性があるからです。以下は、SOP文書に名前を付ける際に従うべき重要なガイドラインです。

• – クライアント名またはSOP文書所有者 – 例：RAM
• – プロジェクト名 – 例：Purchasing の PUR、Administration の ADM
• – 標準操作手順であることを示すSOP
• – 省略されたタイトル – 例：ReceivingProducts
• – バージョン番号 – v1_0、v1_1、v2_0 など。
• – 文書番号 – 例：21

このガイドラインを使用すると、SOP の正式名称は次のようになります。

RAM_PUR_SOP_RecievingProducts_v1_1_21

SOPを書き始める前に、将来的にどのように管理するのかを考えておくことが重要です。何百もの文書、異なるバージョン、ステータスコントロールをどのように管理するかを検討する必要があります。誰かがSOPの作成プロセスを引き継いだときに、同じ基準を使用して文書を統一できるように、意味のある規約を作成し、それを文書化するようにしてください。

最初の手順の作成

標準作業手順書は、与えられたタスクを完了するための指示でしかありません。文書化するプロセスを完全に理解するためには、そのタスクを実行する人の立場に立って、彼らの視点から文書を書く必要があります。手順を記録する際には、以下の点に注意してください。

• – 現在進行形で書く。その手順に従っている人が、今、その作業を行っていることを念頭に置きましょう。
• – 指示が曖昧にならないようにする。
• – 簡潔に書く。
• – 要点をつかみ、言葉を短くしましょう。
• – ステップは論理的な順序で行う。ステップは、論理的にお互いに続くべきです。
• – 例外があれば強調する。シンボルを使用して、例外とその例外を処理する方法を示すことができます。
• – 警告の強調表示。タスクを実行する際にユーザーが注意を払わなければならないという警告は、目立たなければなりません。手順の中に警告がある場合は、フォントを大きくしたり、色を変えたりして、その部分を強調するようにしましょう。
• – 頭字語の意味を本文に入れる前に記載する。
• – プロセスの各ステップに番号を付ける。

最後に、SOPを作成するプロセスでは、作業を開始する前に手順のすべてのアクションステップを検討し、リスクアセスメントを行う必要があります。

手順のステップに番号を付ける

すべての手順は、タスクを完了するために実行する必要があるすべてのアクションをリストアップする必要があります。物事をシンプルにするために、アクションステップを1から順番に記録し、上に向かって作業を続けます。アクションステップの番号付けで最も重要なことは、スタイルを統一することです。SOPを作成している途中でスタイルを変えてはいけません。

手順の各ステップに番号を付けることで、読者が正しい場所から始めることができ、ステップに番号を付けない場合に起こりうる曖昧さや誤解を取り除くことができます。また、すべての従業員が同じタスクを実行する際に、合意された方法があることを確認します。

プロセスのアクションステップの作成

アクションステップとは、各プロセスで実行される個々の手順のことを指します。文書化するシステムのほとんどは、一連の流れとして提示されます。しかし、タスクを実行する際の複数の選択肢、完了する必要のある副次的な機能、他の関連する手順など、他の要素も考慮する必要があります。システムを完成させるためには、文脈を整理することが有効です。そのシステムが全体の中でどのような位置を占めているのか、ユーザーが始める前に済ませておくべきこと、避けるべきことはないかなどを考えてみましょう。

アクションステップ作成の手順

1. まとめの文章を入れる

手順を記述する前に、そのプロセスを実行することで何が得られるかを説明する要約文を冒頭に記述するとよいでしょう。この文章は、読み手が正しいページにいるかどうかを一目で確認できるようにするためのものです。あなたは簡潔な文章にすることが大切です。以下は、製品の受け取りに関する要約文の例です。

製品を受け取る際には、正しい数量の製品が届いているか、また、注文、受領、支払いを行った製品の数が請求書に正確に反映されているかを確認するために、いくつかの手順を踏まなければなりません。

2. 主なタスクを特定します

手順の見出しでは、主なタスクを特定する必要があります。主なタスクを特定することで、プロシージャーの出発点が決まります。INGで終わる動詞を使って書かなければなりません。

3. アクションステップを書き出す

手順の各ステップを明確に書き出し、各ステップに連続した番号が付けられていることを確認します。

• 1）受け取った商品が注文したものと一致しているかどうかを確認するために、以下のチェックを行う必要があります。
• 2）製品の品質が製品の仕様と一致していることを確認する。
• 3）すべてが期待通りであれば、請求書に署名して注文を承諾する。製品にご満足いただけない場合は、製品拒否の手順に従って、拒否する製品のクレジットメモを要求してください。
• 4）注文を受けたら、製品を保管場所に移動させます。すべての冷蔵・冷凍製品を最初に処理する必要があります。

4. サブステップを含めてください

手順が一連のオプションを必要とする場合、番号を続ける代わりに、例えば、1.a、1.b、1.cのようにサブステップを作成します。さらに強調したい場合は、各サブステップを以下の例のようにインデントします。

1）受け取っているアイテムが注文されたものと一致していることを確認するために、以下のチェックを行う必要があります。

• a. 商品の数量と重量を確認し、請求書に記載されている金額が、受け取っている注文と一致していることを確認する。
• b. 製品の単価を確認し、請求書に記載されている単価と発注書に記載されている単価が一致していることを確認する。

5. 副次的なタスクを特定する

一次タスクと一緒に行う必要のある二次機能や、タスクが複雑な場合は二次の一連のステップを行う必要のある二次機能を特定します。これにより、手順が実際には2つのパートに分かれていることを読者に示し、今後の展開に備えます。

6. 警告や注意事項を記載する

タスクを実行する際に読者が遭遇する可能性のあるリスクや、読者に詳細な情報を提供するための注意事項は必ず強調しておきましょう。例えば、危険な機器を使用している場合には、アイコンを使ってその危険性を強調するなどの工夫が必要です。

7. 関連情報を記載する

それぞれの手順は、より大きなものの一部であり、単独で成り立つシステムはありません。各プロセスの最後に「詳細はこちら」という項目を設け、関連するプロセスをリストアップしましょう。

• ・キーアイテムの温度をチェックする
• ・製品の保管
• ・化学物質の保管
• ・製品のローテーション

あなたの目標は、読み手が助けを求めたり、別の文書を見たりすることなく、タスクを完了するのに十分な情報を得られるようにすることです。手順書を作成する際に直面する課題の一つは、読み手の経験やシステムに関する知識を判断できるかどうかです。ここでは、QuickBooksで売上の領収書を作成する手順をご紹介します。

売上明細書の作成

1. QuickBooksを開きます。

2. QuickBooksのホームページから「売上明細書の作成」アイコンを選択します。

3. “Customer Job “と指定されたスペースに顧客名またはジョブ名を入力して、売上を追跡します。

• a. 既存の顧客の場合は、スペースの横にある矢印を使って、プルダウンメニューから既存の顧客を選択します。

4. アイテム欄をクリックして、販売したアイテムを入力します。ドロップダウンメニューから既存のアイテムを選択するか、スペースに新しいアイテム名を入力してください。

• a. 新規アイテムの場合は、”New Item “ポップアップウィンドウの “Type “メニューからアイテムタイプを選択する。
• b.「説明」ウィンドウにアイテムの説明を入力する。
• c.「アカウント」メニューを使って、販売による収入が適用されるアカウントタイプを選択する。
• d. アイテムの価格とタックスコードを適切なボックスに入力する。
• e.「保存して閉じる」ボタンを押すと、売上明細画面に戻ります。

5. 売上レシートウィンドウで、販売した数量を選択する。

6. Payment Method（支払い方法）」の矢印をクリックして、売上に使用された支払い方法を選択する。

7. “to be printed “または “to be e-mailed “ボックスにチェックを入れ、レシートを印刷するか、お客様にメールで送信するかを選択する。

8. Save & Close “ボタンをクリックすると、レシートが保存されます。

新しい標準業務手順書の導入

ビジネスシステムを文書化した後は、それを日常業務に導入していく必要があります。導入する前に、文書化した各プロセスをテストし、測定して、自分が関与しなくても機能することを確認してください。

新しいシステムの導入は、1週間から1ヶ月程度の期間で行います。従業員には、あなたが作成した文書を使って新しいプロセスに従うことを許可します。合意した期間が終了したら、スタッフ、ベンダー、サプライヤー、顧客に声をかけ、フィードバックを求めます。このフィードバックをもとに、システムの修正と改善を行います。すべてのプロセスを最新の状態に保つためには、定期的にこの作業を行う必要があります。

従業員の協力を得る

新しいビジネス・システムを開発し、修正する際には、できるだけ従業員を巻き込むようにしましょう。これまで業務をこなしてきたのは従業員であり、新たに文書化されたシステムを今後も使用するのも従業員です。プロセスの最初のドラフトは社員が作成し、最終的にはあなたがレビューして定着させるという方法もあります。そうすることで、プロセスを迅速に進めることができ、スタッフにプロセスのオーナーシップを与えることができます。

プロセスを開発し、文書化することで、プロセスをシステム化することができ、ビジネスを運営する上でより重要なタスクに時間を割くことができ、外出中もビジネスを円滑に進めることができます。

第5章：プロのように仕事を外注する方法

ビジネスを始めたばかりの頃は、よほどの資金がない限り、必要な業務をこなす正社員を何人も雇うことはできないでしょう。小さなオンラインビジネスのオーナーが、大企業と同じ効率性を得るためには、ビジネスに不可欠な機能の多くを外部に委託する必要があります。

アウトソーシングというと、「スーパースターのバーチャルアシスタントがすべての仕事をこなし、オーナーは座ってリラックスしている」というイメージを持つ人が多いでしょう。残念ながら、これは現実とは程遠いものです。実際には、どんなオンラインビジネスも自動操縦では成り立ちません。成功するためには、あなたが積極的な役割を担い、重要な決定を下すときにはあなたが立ち会う必要があります。

アウトソーシングが最も効果的なのは、誰もが必要なタスクをこなせるようなフレームワークと文書化されたプロセスが確立されている場合です。一人ですべてをこなせる人を探すのではなく、ビジネスの小さな部分を担当できる人を雇うのがベストです。さまざまな人にアウトソーシングすることで、以下のようなメリットが得られます。

• – 特定の仕事のために雇っているので、適切な人材を確保できる。
• – 仕事がなくても給料がもらえる正社員を雇うことがないので、コスト削減になる。
• – 従業員が病気になったり辞めたりして、ビジネスが停止するような「単一障害点」が発生しない。
• – また、仕事に適した人がいるかどうかを心配する必要もありません。

アウトソーシングというと、「複数の人を相手にしなければならないから面倒」というイメージがあるかもしれません。しかし、外注することで、各プロジェクトの費用対効果が高まり、自分の仕事を理解している人たちが完成させることができるので、特に新米経営者にとっては、賢いビジネス判断だと思います。

アウトソーシングの最終的な戦略は、各メンバーが1つのことに特化した有能なチームを作ることです。アウトソーシングを利用することで、プロフェッショナルなイメージを表現しながら、ビジネスに必要な各機能のコストパフォーマンスを高めることができます。

ここでは、優秀なフリーランサーを見つけて雇用するための5つのステップをご紹介します。この方法を、新たに雇用するたびに実践すれば、あらゆるプロジェクトで優れた仕事ができる優秀な人材でチームを構成することができるでしょう。

ステップ1： アウトソーシングの課題を明確にする

プロジェクトを成功させるためには、何を達成したいのかを明確にすることから始めなければなりません。そのためには、どのようなスキルが必要なのか、どのような結果を求めているのか、成功するためにはどの程度の専門知識が必要なのかを知る必要があります。これは、特定の仕事に適した人材を見つけ、雇用するための最良の方法です。

プロジェクトの説明文を書く前に、以下の質問に答える必要があります。

• – プロジェクトの正確な目標は何か？
• – どのような問題を解決するのか？
• – それは継続的なプロジェクトなのか、それとも1回限りの解決策なのか？
• – 自分でプロセスを完成させたことがあるか？
• – プロセス中に犯したミスを説明できますか？
• – 過去にこの種のプロジェクトでフリーランスを雇ったことがありますか？
• – その時の経験から何を学びましたか？

このエクササイズには時間をかけ、質問には徹底的に答えてください。このステップは、あなたとフリーランサーの間に生じる可能性のある問題を特定するのに役立ちます。さらに、プロジェクトの説明に、フリーランサーに必要なすべての機能や要素が含まれていることを確認するための優れた方法です。

ステップ2：あなたのプロジェクトの説明を書く

あなたが使用するフリーランスのウェブサイトのほとんどは、プロジェクトのための入札システムを実装しています。それはあなたが望むものの詳細な説明を書くためにあなたの仕事です。プロジェクトの説明がサイトに掲載されると、人々は見積金額と自分の専門性についての情報を提出して、プロジェクトに入札することができます。

プロジェクトの内容によっては、数件の入札から数十件の提案があるかもしれません。受け取った提案を選別するのは大変な作業であり、すぐに圧倒されてしまうでしょう。ここでは、受け取った提案書を評価するためのいくつかの方法をご紹介します。

• – 価格
• – フィードバック評価
• – 過去の仕事の経験
• – コミュニケーション能力
• – 仕事のサンプル

フリーランスのウェブサイトには、優秀なフリーランスがたくさんいます。彼らの注意を引くには、魅力的なプロジェクトの説明を書くことです。一流のフリーランサーに返事をしてもらう一方で、資格のないフリーランサーをさりげなく落胆させるような書き方をする必要があります。以下の7つの要素をすべての仕事内容に含めることで、最高のフリーランサーがあなたの投稿に返信してくれることでしょう。

要素1：具体的なプロジェクトタイトルを入れる

プロジェクトのタイトルを可愛らしくするのではなく、完成させたい仕事の短い説明を書く方が良いでしょう。例えば、10,000ワードのソーシャルメディアマーケティングレポートのためにライターを雇う必要がある場合、次のように書くべきです。”10,000円でプロのライターを募集-ワードのソーシャルメディアマーケティングレポートです” プロジェクトのタイトルは、主な目的に焦点を当てて書きましょう。キャッチ・ヘッダーを書いて注目を集めようとしないでください。単に仕事が必要だから入札するのではなく、このプロジェクトに興味を持っている人が欲しいのです。

要素2：必要なスキルを記載する

プロジェクトに適したフリーランサーを見つけたい場合は特に、仕事内容を掲載するだけでは十分ではありません。最適な人材を探すには、その仕事に関する具体的な経験を求めるのが一番です。言い換えれば、具体的なスキルを記載することで、ゼネラリストや、プロジェクトに入札すれば優れた仕事ができると思っている人を阻止したいのです。代わりに、あなたが外注しようとしている種類のプロジェクトを完了するためのバックグラウンドと専門知識を実証できるフリーランサーを集めたいのです。

例えば、プレスリリースを作成する人を雇う必要があるとしましょう。プレスリリースは三人称の形式で書かれることが多いので、ブログや記事作成の経験しかない人を雇いたいとは思いません。むしろ、優れたプレスリリースを作成した経験のある人を探したいものです。

説明の一環として、似たようなプロジェクトの例を求めたいと思います。フリーランサーはそれらを入札書に添付するか、あなたがそれらをチェックして彼らの仕事を評価できるようなハイパーリンクを提供する必要があります。

要素3：特定の候補者を排除する

アウトソーシングの現場では、仕事に適した人とそうでない人がいます。時間をかけずに済むように、仕事に合わない人を入札前に排除するのが一番です。一番良いのは、最初から自分が何を必要としているかを明確にしておくことです。そうすれば、その仕事に適していないと思われるフリーランサーの時間を無駄にすることはありません。

例えば、ライターを雇うときには、英語を第二言語として話す人にはないインフォーマルな会話スタイルを求めて、英語を母国語とする人に依頼することができます。

時間が経つにつれ、自分のプロジェクトに必要なものが見えてくるはずです。必要なものを隠してはいけません。自分やフリーランサーの時間を無駄にしてしまわないように、最初のプロジェクトの説明に必要なものを具体的に書き込んでください。

要素4：特定のパラメータを提供する

あなたがプロジェクトのために書く説明は、必要とされるものに関して非常に詳細であることが不可欠です。あなたのプロジェクトに入札する人が正確な入札価格を提供できるように、可能な限りすべての要素を含める必要があります。

例えば、以下のような内容が挙げられます。

• – プロジェクトを完了するために必要な特定の技術的スキル
• – 必要なプログラミング言語
• – プロジェクトの正確なワード数
• – 製品のニッチ市場
• – ターゲット層の説明
• – 製品やウェブサイトの例
• – あなたの現在の製品ラインへのリンク
• – あなたの競争について好きな要素

プロジェクトとあなたが必要とするものの詳細な説明を提供することは、任意の怠惰なフリーランサーを淘汰するのに役立ちます。詳細な仕事の説明は、通常、プロジェクトに入札している人々は、高品質のプロジェクトを提供する能力に自信を持っていることを確認してください。

要素5：プライベートな説明文を作成する（オプション）

アウトソーシングする仕事は、自分のビジネスについてあまり明らかにしたくないため、ある程度のプライバシーが必要な場合があります。そのような場合は、漠然とした説明文を書き、採用された候補者にはフォローアップの説明文で詳しく説明することを伝えます。その後、候補者に秘密保持契約書に署名してもらってから、プロジェクトの残りの詳細を伝えます。

要素6：剽窃についての記述を入れる

残念ながら、ライターを雇う際には、盗用を考慮しなければなりません。たまに、他の人のウェブサイトから同じコンテンツを使っても問題ないと考えるフリーランサーに出くわすことがあります。これに対処するには、盗用に対処する手順の説明の中に、「ゼロ・トレランス」ポリシーを盛り込む必要があります。入札者には、すべてのプロジェクトにおいて、コンテンツをCopyscapeのような盗用チェックサイトに通して、盗用をチェックすることを前もって伝えておきましょう。

要素7：コードフレーズを埋め込む

細部にまで気を配ることは、教えることのできないスキルです。説明書をよく読むことの重要性を理解している人もいれば、理解していない人もいます。そうでない人には、あなたのビジネスに関わってほしくありません。

誰かの細部への注意力をテストする簡単な方法は、職務記述書のどこかに「コードフレーズ」を入れることです。職務記述書の最後か、長いパラグラフの途中のどこかに。誰がプロジェクト説明の詳細に注意を払ったかを確認し、指示に従うことができるフリーランサーを見つけるには、コードフレーズを先頭にして入札を提出してもらいます。

ステップ3：不適格な入札を排除する

プロジェクトによっては、何十件もの入札があることもあり、非常に圧倒されます。一人ひとりの入札を吟味することは重要ですが、候補者の職務経歴書に目を通すには時間がかかりすぎます。ここでは、不適格な候補者を迅速に排除するためのシンプルなシステムをご紹介します。

• – テンプレートのような提案書や、質問に答えていない提案書は排除します。質問に対する明確な答えがある提案書だけを残す。
• – コードフレーズが含まれていない入札書を排除する。
• – 似たようなプロジェクトの例が記載されていない入札書は排除する。
• – サイト上に職歴のない候補者を排除する。
• – 最低でも4.5以上のフィードバック基準値を持っていない候補者を排除します。
• – あなたが必要としている特定のスキルを持っていない候補者を排除する。

意外なことに、この6つのルールで多くのフリーランサーを排除することができます。このリストにコストが含まれていないことに注目してください。今、この時点では、リストアップされたプロジェクトに適していないフリーランサーを排除することの方が重要なのです。

ステップ4：資格のある候補者を3～5人選ぶ

適性のない候補者を素早く排除した後、あなたはまだ選別しなければならないフリーランサーの大きなプールを持っています。このステップでの目標は、資格のある候補者を3〜5人に絞ることです。候補者プールには優秀なフリーランサーが集まっているので、このステップは難しいかもしれません。今は、各入札を注意深く見て、どの候補者があなたのプロジェクトに最も適しているかを決定する時です。

候補者を絞り込むには、次のような基準で検討します。

入札価格

この段階では、コストを考慮しなければなりません。候補者を決める際には、自分が納得できる入札価格の範囲を選んで、この数字を上回る候補者や、数字を下回る候補者を排除するとよいでしょう。また、低価格の入札は、サービスの質が低いことを示していますので、必ず排除するようにしましょう。

企業と個人

入札書の文言に注意してください。提案書に “私達 “や “我ら “といった言葉が含まれていれば、それは企業を代表していることを示しています。企業や代理店を自動的に排除する必要はありませんが、彼らの仕事の履歴を分析して、コストを増やす価値があるかどうかを慎重に判断する必要があります。

パーソナル化

入札書の多くは、プロジェクトの説明が十分に読まれていないことを示す「カット＆ペースト」されたものです。入札者はコードフレーズを含んでいるかもしれませんが、個性やつながりを欠いた一般的な回答になっています。

入札書に目を通している間に、プロジェクトに取り組むことに純粋に興味を持っているように見えるフリーランサーを探したいものです。あなたは、彼らがあなたのプロジェクトで動作するようにユニークな資格であるかについてのコメントを含むフリーランサーを探して、誰があなたの説明の一部は、彼らが過去にやったことに関連付けることができます。

プロジェクトの例

常に彼らは入札で提供するフリーランサーの仕事の例を見てください。これは、彼らが書いた記事、アプリ、画像、または彼らが設計したウェブサイトへのリンクをすることができます。また、自分の仕事の履歴のサンプルを入札書に直接添付してくるフリーランサーもいるでしょう。これらの例を慎重に検討して、あなたの期待に応えることができるかどうかを確認してください。

過去のフィードバック評価

各残りの入札者のために、彼らのフィードバックの評価をクリックして、彼らはフリーランスのウェブサイト上で完了した作業を調べる。フリーランサーが高いフィードバックレベルを持っていても、あなたと同じようなプロジェクトに取り組んだ経験があるとは限りません。関連する仕事の経験がない人は排除しましょう。

タイムライン

彼らは時間にプロジェクトを完了することはできません。最も経験豊富なフリーランサーは、お金の無駄になることができます。あなたが受け取るすべての入札は、あなたに完成のための予想されるタイムラインを与えるでしょう。提出された納期には細心の注意を払い、常識を超えた提案は排除しましょう。

これらの簡単なルールにより、多くの候補者を減らすことができます。候補者を絞り込むためには、このステップを何度か繰り返す必要があります。資格のあるフリーランサーが数人選ばれたら、プロジェクトを完成させるために最も資格のある候補者を選ぶ作業に進むことができます。

ステップ5：最も資格のあるフリーランサーを選ぶ

これは、あなたの最終決定を行い、あなたのプロジェクトを完了するために資格のあるフリーランサーを雇う場所です。あなたが選択した候補者のそれぞれが、あなたのプロジェクトで作業するための完全な資格を持っている必要があります。あとは、どの人が特定のタスクに適しているかを判断しなければなりません。ここでは、プロジェクトのためにフリーランサーを選ぶ最終決定を下すために、あなたができる4つのことを紹介します。

小さなテストを行う

ビジネスを運営する上で、適時性と細部への配慮は非常に重要です。資格のある応募者に簡単なテストをしてもらうことで、これらの資質をテストすることができます。採用候補者それぞれに小さなタスクを与え、どれだけ早く正確にそれを達成できるかを見ます。以下にいくつかのアイデアをご紹介しましょう。

• – 入札に関する質問をする
• – 入札価格を再確認してもらう
• – 秘密保持契約書にサインしてもらう
• – 仕事の別のサンプルを提供するよう依頼する

各候補者には、数分もかからないような簡単なタスクを与えることが目的です。候補者には2、3日以内に回答してもらう。もし候補者が言い訳をしたり、タスクを完了するのに時間がかかりすぎるようであれば、あなたのプロジェクトでも同じようなサービスを受けることになると考えられます。

小さなプロジェクトを行う

プロジェクトが複雑な場合は、資格のある候補者に少額の料金を提示して、ちょっとしたプロジェクトを遂行してもらうことを検討してみてはいかがでしょうか。各候補者の資質を見極めるには、それぞれの候補者に同じような仕事を与え、彼らが何を考え出すかを見るのが一番です。このステップには少額の費用がかかりますが、各候補者の実際の経験レベルを試すには最適な方法です。

プロジェクトへの関心を探る

各候補者が割り当てられた小さなプロジェクトを返すのを待っている間に、各候補者のポートフォリオを見て、市場に興味を持っているかどうかを確認します。決して必須条件ではありませんが、あなたが提供している種類のプロジェクトに情熱を持っている人と一緒に仕事をするのは助けになります。あなたが選んだフリーランサーは、その市場に興味を持っていれば、プロジェクトで優れた仕事をしようと、より一層努力するでしょう。

参考資料の確認

あなたが最終選考に残ったフリーランサーのほとんどは、彼らが完了した以前の仕事からの参照を持っています。これらの元クライアントに連絡し、フリーランサーの仕事のパフォーマンスについて彼らと話をします。品質、コミュニケーション、適時性、プロジェクトに対する態度のレベルについて彼らに聞いてみます。

特定のフリーランサーについての多くのフィードバックを試してみることを恐れてはいけません。その人はあなたのオンラインビジネスで重要な役割を果たす可能性のある人ですから、できるだけ多くの情報を得ようとすることは理にかなっています。

この4つのアクションアイテムを実行すれば、あなたのプロジェクトにぴったりの候補者を見つけることができます。この時点では、自分の直感に頼るしかありません。もし、他のフリーランサーよりも自分に合っていると感じたら、そのフリーランサーを雇うべきです。最終的な決断を下した後は、契約書を作成し、フリーランサーと一緒に必要な作業を開始します。

あなたが作成したドキュメントの作業を手伝ってくれる有能なフリーランサーを見つけることで、完全にシステム化されたビジネスを成功させることができるでしょう。以下のガイドラインを参考にして、ビジネス・アウトソーシングのニーズに合った最適な人材を選んでください。 

第6章：自動化ツールによるシステム化

中小企業のオーナーは、ソーシャルメディアへの投稿などの単純作業を自動化していない場合、約10〜15％の時間を無駄にしています。ビジネスオートメーションは、コストを削減し、データの正確性を高め、遅延を最小限に抑えることで、企業のパフォーマンスを向上させることを目的としています。中小企業の標準的な業務のほとんどは、ソフトウェア・ソリューションで処理できます。企業が主要な業務を自動化すれば、他の業務も効率的に行えるようになります。ここでは、あなたのビジネスをシステム化するために活用できる、最適な自動化ツールをご紹介します。

Zapier

Zapier (https://zapier.com)は、タスク自動化のリーダー的存在です。Zapierは、すべてのアプリを接続し、ウェブアプリ間で情報を自動的に移動させることでワークフローを自動化し、最も重要なビジネスタスクに集中できるようにします。Slack、Asana、Google Docsなど、1,000以上のアプリを統合できます。

• – ビジュアルデザイナーを搭載しており、コードを使用せずに統合の設定や管理が可能です。使いやすいビジュアルインターフェースにより、統合機能の設定を簡単に行うことができます。
• – ほとんどのアプリケーション・プログラミング・インターフェース（API）を、別のAPIに簡単に接続することができます。接続には、論理的な関数やマルチステップのアルゴリズムを使用し、必要のないときに特定のワークフローが起動しないようにします。

フロー

MicrosoftのFlow(https://flow.microsoft.com)は、企業の反復的なタスクをマルチステップのワークフローに変えます。お気に入りのアプリやサービス間で作成した自動化されたワークフローは、通知の送信、ファイルの自動同期、データの収集など、さまざまな機能を備えています。

• – 自動化された承認ワークフローを作成、使用、共有することで、迅速に対応し、休暇申請から出張計画、販売機会や文書まで、あらゆるものを処理、承認することができます。
• – クラウドベースのサービスやオンプレミスのデータに安全に接続することで、すでにあるデータを最大限に活用することができます。

Pipedrive

CRMおよびパイプライン管理ツールであるPipedrive（https://pipedrive.com）は、重要なアクションに集中することを可能にします。すべての販売データを一箇所に集めることで、視覚的な販売パイプラインにより、整理整頓、行動、複雑な販売プロセスの管理を促すことができます。

また、モバイルアプリを使えば、外出先でも連絡先や案件情報にアクセスできます。外出先でも活動のスケジュールを立てたり、電話や会議中にメモを取ったり、通話記録を保存したりすることができます。

Pipedriveのレポート機能を使えば、どこで案件を失っているかを把握し、結果を予測し、改善の機会を見出すことができます。

TextExpander

TextExpander（https://textexpander.com）では、メールや定型文などのコンテンツの集合体から、入力中にテキストのスニペットを瞬時に挿入することができます。クイック検索機能や略語を使えば、最適な言葉をすぐに思い出すことができます。

• – 作成したスニペットをチームで共有することで、チーム内でのコミュニケーションを円滑にすることができ、メッセージの伝達もスムーズになります。

TextExpanderのアカウントがあれば、どのデバイスからでもすべてのスニペットにアクセスできるので、顧客からの問い合わせに対する最新の回答をサポートチーム全員に提供できます。

• – また、メールを効率化したり、穴埋め機能を使って複数のファイルタイプやセクターを持つカスタムフォームを作成することもできます。

アルフレッド

Alfred（https://alfredapp.com）は、Mac OS X用の受賞歴のあるアプリです。ワークフローの自動化ツールであり、キーボードでインターフェースを素早く操作できるホットキーツールでもあります。ホットキーから起動する複雑なワークフローを作成し、自動化することができます。

• – アプリケーションを起動し、Macやウェブ上のファイルを探す。AlfredはあなたのMacの使い方を学習し、その結果を優先的に表示するので、数え切れないほどの時間を節約できます。
• – AlfredのPowerpack機能は、パワフルなワークフローを使ってタスクをより効率的に実行し、貴重な時間を食いつぶす反復的なマニュアル作業を削減することができます。

IFTT

IFTT（ https://ifttt.com ）は、If This Then Thatの略で、すべてのアプリやデバイスを相互に連携させるための無料の方法です。IFTTを使えば、モバイルベースの自動化ツールを使って、モノのインターネット（IoT）をあなたのポケットに入れることができます。

• – ウィジェットを使って、iOSデバイスやAndroidデバイス上でボタンを押すだけで特定のアプレットを実行できます。
• – さまざまなアプリケーション、サービス、デバイス間のタスクを自動化できます。同社のウェブおよびモバイルアプリは使いやすく、IoTデバイスやGoogle AssistやAmazon Alexaなどの音声アシスタントにも対応しています。

ショートキャット

Shortcat（https://shortcatapp.com）は、キーボードで画面を操作することができ、効果的にマウスを無用にすることができます。キーボードから指を離す必要がないため、生産性を向上させることができます。

• – このプログラムは、Mac OS Xやその他多くのアプリケーションでサポートされているAccessibility APIを利用しています。
• – このプログラムを使えば、キーボードから手を離さずにクリックすることができ、時間とエネルギーの両方を節約することができます。

Robotask（ロボタスク ）

Robotask (https://robotask.com) は、ワークフローの自動化に取り組む PC ユーザーのための強力なツールです。このプログラムでは、アプリケーションの起動から電子メールのチェックまで、PC上で繰り返される作業を自動化することができます。

• – Robotaskを使えば、バッチファイルを作成したり、複雑なスクリプトを書いたりして、単純または複雑な自動化タスクを開発する必要はありません。ビジュアルインターフェースを使用して、ニーズに合わせてアクションを選択し、組み合わせることができます。
• – 自動化されたタスクを作成し、特定の条件が当てはまると自動的に実行されます。

Tallyfy

Tallyfy (https://tallyfy.com) を使って、ビジネスプロセスから混沌とした状態を解消しましょう。このワークフローソフトウェアは、日々のタスクや承認を自動化された反復可能なプロセスに変えます。メール、電話、書類、フォーム、スプレッドシートなどの煩わしさを解消します。

• – 既存のフローチャートやSOPをTallyfyのテンプレートに簡単にマッピングすることができ、実際のワークフローを反映した実行可能なステップに作業を簡略化することができます。
• – また、オープンなAPIを採用しているため、既存のほとんどのツールと接続することができます。

インターコム

Intercom (https://intercom.com) は、より多くの顧客をキャッチし、コンバージョンし、維持することができます。Intercomは、お客様がウェブ上で直接連絡を取ることができるカスタマー・メッセンジャー・プラットフォームです。営業、マーケティング、サポートに最適です。

• – ボットやライブチャットを利用して、より多くのリードを短時間で自動的に絞り込み、ルーティングし、コンバージョンします。
• – また、ターゲットを絞ったメールやプッシュ型メッセージ、アプリ内メッセージを送信することで、顧客を素早く獲得し、より多くの登録者を有料顧客にすることができます。

Delivra

Delivra (https://delivra.com) は、オーディエンスのエンゲージメントと収益の増加を非常に簡単に実現する、結果重視のメールマーケティングオートメーションプラットフォームです。

• – そのマーケティングオートメーションにより、より効率的で、オーディエンスに合わせてカスタマイズされたスマートなメールキャンペーンを展開することができます。トリガーレスポンスの作成、購読者のセグメント化、消費者の行動に基づいたメールの送信、ダイナミックコンテンツの作成などが可能です。
• – また、週次レポートを受信トレイに直接配信することで、各メールキャンペーンの進捗状況やパフォーマンスを把握することができます。ウィークリーインサイトでは、件名の分析、パフォーマンスの高いコンテンツ、チャンネル別のソーシャルシェア数などを確認することができます。

オートパイロット

シンプルでわかりやすいAutopilot（https://autopilothq.com）プログラムで、新しい顧客関係に火をつけ、古い関係を再燃させましょう。パーソナライズされたEメール、SMS、アプリ内メッセージ、ポストカードを使って、適切なタイミングでお客様と関わることができます。

• – プログラムを使ってアプリに接続し、タスクを自動化することで、すべての連絡先をより詳細に把握し、その行動に基づいてエンゲージすることができます。
• – パフォーマンスを簡単に追跡して、どのメッセージがコンバージョンにつながったか、メッセージの傾向、何が売上につながったかなどの洞察を得ることができます。収益ファネルを素早く視覚化し、リアルタイムの結果をもとにプロセスを即座に最適化します。

mHelpDesk

mHelpDesk (https://mhelpdesk.com) は、顧客とのコンタクト、スケジュール管理、請求書作成、コミュニケーションなど、あらゆることを自動化します。このプログラムは、反復的な手動のビジネスプロセスを強化するために設計されており、あなたは本当に重要なことに集中することができます。

• – ワークフローを完全に可視化することで、作業の各段階を追跡することができます。すべてのジョブの進捗状況をリアルタイムで確認できます。アクティビティログ機能を使用して発生したジョブのすべての変更を確認し、チームメンバーに行動の責任を負わせます。
• – 時間とお金を節約して、キャッシュフローを加速させましょう。60秒以内に、Visa、MasterCard、American Express、Discoverの支払いを開始できます。

あなたのオンラインビジネスに安定したシステムを導入する際には、これらのパワフルで使いやすい自動化ツールを1つ以上追加することを検討してください。繰り返しの多い業務を自動化することで、時間の余裕が生まれ、ビジネスの成長に必要な本質的な機能に時間とエネルギーを集中させることができます。

第7章：ビジネスを次のレベルに拡大する方法

あなたのオンラインビジネスが正しく構成され、必要な機能を果たすための適切な人材が揃った今、あなたはビジネスの拡大に着手する時が来ました。体制が整っていれば、自分が得意とする分野で、自分のスキルを活かしてビジネスを拡大していくことができます。

多くの人はここからオンラインビジネスを始めようとします。一般的には、ある分野の専門家であれば、それだけでビジネスを始め、成功させることができると考えられています。しかし、1つの分野で才能があっても、それだけでは十分ではありません。

あなたは、他の多くのスモールビジネスオーナーとは異なり、明確なアドバンテージを持っています。他のオンラインビジネスのオーナーは、すぐに手に負えなくなり、一度に何十種類もの仕事をこなそうと必死になるものですが、あなたは信頼できるシステムを持っているので、小さな仕事を個人的に処理する必要がありません。その代わりに、自分の才能を活かしてビジネスを成長させることに力を注ぐことができるのです。

仕事と家庭に追われているあなたにとって、ビジネスを拡大することは、最初は大変なことかもしれません。しかし、以下の情報を参考にすれば、汗をかかずにビジネスを拡大することができます。ビジネスを拡大するためには、ビジネスを開始する前に準備を整えることが重要です。

正しい戦略プランを立てる

戦略プランとは、市場のニッチを支配して爆発的な成長を実現するために、より少ない、より良いものに焦点を当てるためのロードマップです。戦略プランは、大局的な視点で物事を見るように促します。また、会社のリソースに優先順位をつけ、最も有利になるように配分することができます。最後に、チームのメンバーが全体像を把握することで、各自の責任をより適切に管理し、会社のニーズにより貢献できるようになります。

戦略プランを作成する際には、次の3つの質問を自問する必要があります。

1. – なぜあなたの会社はビジネスをしているのか？この最初の質問は、そもそもなぜビジネスをしているのかという核心に迫るものです。
2. – あなたの唯一の目標は何ですか？今後3年から5年の間に、会社のリソースを総動員して達成しようとする一つの目標を考える必要があります。
3. – あなたとあなたのチームには何のメリットがありますか？

戦略プランの作成は一度限りのものではなく、ビジネスを学び、磨き、再構築することで継続的に進化していくものです。四半期ごとに計画を見直し、次の90日間の計画を立てる必要があります。次の四半期の戦略的優先事項を3つ決め、その四半期にビジネスを成長・発展させるために何をすべきかを明確にした1ページのシンプルな行動計画を作成します。

このプロセスが非常に有効な理由は、3カ月ごとにビジネスを見直すことを強制すると同時に、チームがビジネスで最も重要な分野で実際に意味のある進展を達成するための実行に深く関わることができるからです。

このような90日スプリントは、市場の需要に合わせて定期的に変化し、適応するための最も重要な機会を提供してくれます。

会計で効果を測る

健全なシステムは、ビジネス全体の効率を高め、あなたとあなたの従業員が目標を達成し、顧客が求めるものを常に提供することを可能にしてくれます。企業会計は、すべてのビジネスプロセスの効果を測ることができるビジネスのマスターシステムでなければなりません。会計システムはビジネスの頭脳であり、ビジネスの活動に関連するすべてのデータを処理し、成長と収益性を促進するための戦略的な情報を提供します。

多くの中小企業では、会計は単に請求書の支払い、銀行の照合、顧客への請求書の発行、税務申告書の作成に使用されるシステムと考えられています。しかし、多くの中小企業の経営者は、会計がビジネスインテリジェンスの収集に最適なシステムであることに気づいていません。

会計情報は、あなたのビジネスの強みと弱みを明らかにしてくれます。過去に何が悪かったのか、今後何をすればいいのかを教えてくれるのです。会計システムは、大量の複雑なデータをわかりやすい情報に変換し、企業が直面しているあらゆる問題の解決策の種を含んでいます。また、重要なビジネス上の意思決定を行うための基礎となります。

完璧なビジネスを展開するには、規律と体系的な行動が必要です。自分がどこにいて、どこへ行こうとしているのか、そしてどうやってそこへたどり着くのかを理解しなければなりません。そのためには、戦略的な情報とシステムを使って、財務管理を実現しなければなりません。正しく管理し、正しく成長させれば、ビジネスは利益を生み、ステークホルダーに報いることができるとともに、経済的にも個人的にも自由になることができます。

すべてのビジネスには、その経済的エンジンを動かす1つか2つの「キーナンバー」があります。ビジネスを拡大したいのであれば、これらの数字を把握し、コントロールしなければなりません。そうすれば、他のすべてがうまくいくはずです。もし、まだこれらの数字を確認していないのであれば、今すぐ確認する必要があります。これらの重要な数字に注意を払うことで、ビジネスを拡大し、成功に導くことができるかどうかが大きく変わります。

セールス＆マーケティングに注力する

どんな企業でもリードを生み出さなければなりません。リードがなければ、売上も上がりません。売上が上がらなければ、ビジネスは成立しません。とてもシンプルなことです。ビジネスを持続的に拡大していくためには、個人の生産性に基づいた成長から、確立したシステム、チーム、コントロールの安定した基盤に基づいた成長へと進化しなければなりません。

営業とは、自分の提供する商品をできるだけ有用なものにし、販売機会を獲得するために、ビジネスとして行うすべてのことです。コールセンターで電話を受け、トレーニングを受けた営業担当者が対応し、セールスレターやインタラクティブなWebサイトなど、さまざまな方法でオファーを提供していきます。顧客を見つけ、売上を上げ、収益を増加させるのは、あなたのセールス＆マーケティング活動です。

あまりにも多くの中小企業の経営者が、セールスやマーケティングにばかり力を注いでいますが、それは「やらなければならない」という気持ちからで、「やりたい」という気持ちからではありません。しかし、成功するためには、収益性の高い売上を上げることにエネルギーの大半を集中させなければなりません。そうでなければ、ビジネスは成功しないどころか、生き残ることもできません。

中小企業のオーナーとして事業を始めたばかりの頃は、売上を上げることに時間とエネルギーを費やします。しかし、ビジネスの規模を拡大するためには、自分が関与しなくても、再現性と拡張性のある販売システムを構築することが重要になります。そのためには、リードを生み出す広告システムを構築したり、新しい営業担当者を雇用してトレーニングしたり、最終的には営業・マーケティング担当者を雇用したりする必要があります。

あなたがいなくても機能する営業・マーケティング部門を構築するためには、以下のようなシステムを成長戦略に組み込む必要があります。

• – 売上に必要な量のリードを安定的に生成するリードジェネレーションシステム。
• – 常にリードを有料顧客に変換するためのリードコンバージョンシステム。
• – マーケティングや営業活動の効果を測定するトラッキング＆レポーティングシステム。これにより、時間をかけて販売システムを最適化することができます。

結果を把握することは、ビジネスを拡大するために不可欠な要素です。そのためには、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのかを示すシンプルなスプレッドシートを作成するとよいでしょう。数値データを収集した後は、最も優れたリードジェネレーター、最も優れたリードコンバーター、最も優れた既存顧客の再販業者を決定し、それらの取り組みを拡大するための投資を行うことができます。

営業やマーケティング活動の規模を拡大するための障害を取り除くための最初のステップは、自社の最もコストのかかるリードジェネレーションの弱点を突き止めることです。以下のチェックリストは、自社のリードジェネレーションの課題を評価するのに役立ちます。

1. ・販売するための十分なリードを持っていない、またはリードジェネレーションが不安定で、頼りになる一貫したリードストリームを持っていない。
2. ・ リードを整理・管理するシステムがない。
3. ・構造化されたリードスコアリングシステムを持っていません。
4. ・リードを生み出す努力を体系的に追跡していない。
5. ・リードを生成するシステムがありません。
6. ・現在のリードジェネレーションプロセスに拡張性がない。
7. ・リード1件あたりのコストが高すぎると感じている
8. ・リードの質が低すぎる
9. ・リードジェネレーションのアイデアは山ほどあるが、効果的に実行できていない。
10. ・ あなたのマーケティングがあなたに依存しすぎている。

現在、あなたのビジネスに影響を与えている課題にチェックを入れてください。3つ以上の項目にチェックを入れた場合は、リストに戻って、ビジネスに最も影響を与えている問題点を1つだけ選んで丸で囲んでください。ここに最初の焦点を当てる必要があります。

ベースラインのリードジェネレーションシステムを構築する5つのステップ

リードを生み出し、売上につなげるための新しい戦術を学ぶだけでは十分ではありません。これらのタスクを達成するためのシステムを構築する必要があります。

しかし、このようなシステムがないと、ビジネスが脆弱になってしまいます。あなたが病気になったり、忙しくなったりした場合、あなたが頭の中に記憶している基本的なプロセスを実行する方法を知っている人が他にいないのです。あなたとあなたの主要な従業員の頭の中に閉じ込められたインフォーマルなシステムは、拡張性がありません。ここでは、ビジネスを拡大するために、ベースラインとなるリードジェネレーションシステムを構築するための5つのステップをご紹介します。

ステップ1：最初に注力すべきマーケティング戦術を決定する

これまで使ってきたリードジェネレーションの戦術をすべて見て、最も重要なものを1つ選びます。これが、最初にシステム化する戦術になります。どれが最も重要なのかわからない場合は、新しいリードを生み出すために1つだけできることがあるとしたら、それは何かと自問してみてください。

ステップ2：戦術を実行するためのプロセスレイヤーを作成する

付箋紙を使って、このマーケティング戦術を実行するために必要なステップを書き出してみましょう。それぞれの付箋には1つのステップを書きます。ステップを書き出して編集することで、頭を自由に使うことができるので、プロセスを記録するのに有効な方法です。マーケティング戦術を実行するプロセスができたら、それをシンプルなステップバイステップのレシピとして書き出します。

ステップ3：戦術を追跡するラウンドスコアカードを作成する

このステップで重要なのは、マーケティング活動の成果を示す、関連する客観的なデータを集めることです。どこに時間とお金を投資すべきか、スマートで戦略的な決断をするためには、戦術を比較できる必要があります。

ステップ4：プロセスをパッケージ化する

望む結果を得るために、チームやビジネスが一貫してステップを踏めるように、プロセスをパッケージ化する最適な方法を決定する必要があります。システムの重要な段階をパッケージ化して、一貫して従うことができるようにするには、どのような形式が最適なのかを自問する必要があります。

ステップ5：実行し、追跡し、改良する

リード生成のための努力から得られる結果に注意を払い、それを追跡していると、システムを改善する機会を見つけられるようになります。あなたとあなたのチームは、より多くの、より質の高いリードを生み出し続けることができるように、ベースラインのリードジェネレーションシステムを微調整し、改善する方法を継続的に見つけていきます。

マーケティングコントロールの導入

マーケティング活動においては、適切な結果を得るために適切なタイミングで適切な手順を踏んでいることを確認するために、4つの重要なコントロールが必要です。マーケティングシステムを円滑に運用し、質の高いリードを生み出し続けるために。

マーケティングカレンダー

導入した営業・マーケティングシステムを円滑に運用するための最初のステップは、マーケティングカレンダーを作成することです。標準的なカレンダーに、今後90日間のリードジェネレーションに必要なキャンペーンを書き出してみましょう。次に、そのキャンペーンを成功させるために必要な重要なステップの期限を記入します。

マーケティングカレンダーは、リードジェネレーション活動を成功させるために必要な、キャンペーン前のステップを確実に実行するための優れた視覚的管理手段です。

標準化されたマーケティングツール

ウェブサイトに登録した人全員に送信するテンプレートメール、営業担当者が使用する光沢のある白い販売用パンフレット、見込み客がサイトからダウンロードできるホワイトペーパーなど、標準化されたマーケティング資料を用意することは、見込み客が最高のセールスメッセージを受け取っていることを確認するための効果的な管理手段です。

マーケティング資料は、見込み客が貴社の製品やサービスについて知るのに役立つだけでなく、新入社員が貴社のチームの一員として生産的に働くために必要な製品知識のトレーニングにも使用できます。小さく始めて、一口サイズのマーケティング資料を作りましょう。

マーケティングスコアボードの作成

マーケティング活動の結果をハイレベルで示すシンプルなスコアボードを作成しましょう。まず、以下の3つの数字を使います。

• – 1リードあたりのコスト – 特定のマーケティングキャンペーンの総コストを測定し、それを特定の期間に生成されたリードの総数で割ります。1リードあたりのコストを知ることで、どのリード戦略が最もコスト効率が良いかを比較することができます。
• – 売上あたりのコスト – 特定のマーケティング戦略の総コストを測定し、その戦略から得られた売上の総数で割ります。
• – 投資収益率 – 様々なマーケティング戦術を均等化する強力な方法で、どの戦術が最も重要な投資収益率を持つかを確認できます。その戦術で稼いだ総売上高を、その戦術に費やした総金額で割って計算します。

カスタマー・リレーションシップ・マネジメント・システム（CRM）の導入

CRMとは、顧客や見込み客のデータを整理し、それらの関係を長期的に管理するためのシステムです。CRMを正しく使えば、リードを適切に獲得し、タイムリーかつ効果的にフォローアップすることができます。

適切な人材を採用する

ビジネスを成長させるためには、成長を促進しサポートするための有能なメンバーが必要です。売上を伸ばすために営業チームに新しいメンバーを加える場合でも、新製品を設計するためにエンジニアを加える場合でも、企業にとって最も重要なレバレッジの源泉は、優秀な社員を引きつけ、雇用し、統合し、力を与える能力です。

あなたの会社が急成長を遂げ、それを維持する唯一の方法は、優秀な人材が働きたいと思う場所を組織的に作ることです。そのためのシンプルな方法をいくつかご紹介しましょう。

• – 理想の社員像を明確にし、プロファイルする。時間をかけて、自社の理想的な社員像を確立しましょう。具体的な資格は職種によって異なりますが、従業員に身につけてもらいたい共通の特徴、信念、意欲などをいくつか考えてみましょう。採用プロセスに簡単なフィルターをかけて、プロフィールに適合しない候補者を排除する方法を考えてみましょう。
• – チームに招待する人を選びましょう。優秀な人材は、他の優秀な人材と一緒に働くことで成長する傾向があります。採用時には高い基準を保ち、機会とキャッシュフローがあれば、弱いチームメンバーのアップグレードを検討しましょう。
• – 全体を見て個別に管理する。会社は標準的な人事方針を定めなければなりませんが、その基準を適用する際には、常識を働かせることができます。目的は、すべての従業員を同じように扱うことではなく、チームが最高のパフォーマンスを発揮することで素晴らしい結果を生み出すことです。
• – パフォーマンスの低い人を迅速に排除する。チームにパフォーマンスの低い人がいる場合、適切な指導、コーチング、トレーニングを行うことが不可欠です。しかし、しばらくして、周囲の人たちと同じレベルのパフォーマンスを発揮できないことが明らかになった場合には、迅速かつ断固とした態度で彼らを排除しなければなりません。

適切な人材を見つけた後は、会社の規模を拡大し、改善するためのアイデアを開発するために、彼らを参加させることができます。半年に一度、チームメンバーに社内を部署ごとに見渡してもらい、ビジネスを拡大・改善するためのベストなアイデアを3つ書いてもらいます。

書き上げた後は、しばらく時間をかけて結果を確認します。その中から上位の案を選び、チームミーティングを開いて結果を確認し、その中からすぐに社内で実行できるベストな案をいくつか選んでもらいます。

このプロセスを何度も繰り返し、アイデアによって会社がどのように恩恵を受け、改善されていくのか、また、あなたが彼らの意見やアイデアを真剣に受け止めているのを見て、チームがどのように反応し、成長していくのかを見守っていきましょう。

まとめ

企業経営を成功させるためには、自社のビジネスや市場は固定的なものではなく、常に変化し続けていることを忘れてはなりません。つまり、時間をかけてシステムやコントロールを改善し、再設計する必要があるのです。成長すればするほど、システムを進化させる必要が出てきます。

急激な成長は、古くなったシステムへの要求を高め続けます。

年間50万ドルのビジネスで機能していたシステムは、500万ドルの企業に対応するにはもはや十分ではありません。だからこそ、ビジネスの規模を拡大していく中で、システムとコントロールは進行中のものとして取り組む必要があるのです。

ビジネスを成功させたいのであれば、ビジネスの成長に合わせて、ポリシーやコントロールも成長させていく必要があります。

あなたなら、この知識をどう使いますか？

それではまたね。