紳士、淑女の皆様
こんにちは！TAKAZUNです。
本日は、効率よく結果を出すことができる！超生産性の力
について調べてきました。
それではさっそく行きましょう！
生産性とタイムマネジメント
世の中で成功している企業や個人に聞いてみると、生産性の向上は、収益の拡大と成功に欠かせない要素だと言うでしょう。
実際、多くの個人や企業は、この分野を向上させるために多額の資金と努力を惜しみません。個人の生産性が高まれば、組織の一員としてであれ、一人であれ、より短期間で成功目標に近づくことができます。
また、時間、お金、労力の無駄遣いを防ぐことができます。
辞書によると、生産性とは「財やサービスを生み出し、創造し、強化し、もたらすことができる質、状態、または事実」と定義されています。より個人的なレベルで簡単に説明すると、「一定の時間内にどれだけのことができるか」ということです。
そして、生産性が語られるときには、たいてい時間管理も話題になります。この2つは密接に関係しています。両者には強い相関関係があり、より高いレベルの生産性は、通常、より良いタイムマネジメントの結果です。
そして、タイムマネジメントについてあなたが知っていることはすべて間違っている …
はい、その通りです。
あなたのタイムマネジメントに対する理解は、おそらく…間違っています。
タイムマネジメントとは、実は誤った言葉なのです。時間は管理したり、影響を与えたりすることはできず、自分ではコントロールできないものです。社会的、経済的背景に関わらず、私たちには1日24時間の時間が与えられています。一度過ぎ去った時間は、もう取り戻すことはできません。
家族や仕事など、日々の責任を果たすために、私たちは時間の大部分を費やしています。それだけでなく、時間はあっという間に奪われてしまいます。予期せぬことが次々と起こります。優先順位が変わる。物事がひどくうまくいかない。病気になったり、疲れたり。
あなたができることは限られています。結局のところ、あなたはただの人間です。
しかし、あなたはあなたをコントロールすることができます。時間管理とは、正しくは、自己管理とタスク管理のことです。それは、期待と中断の管理です。与えられた時間に基づいて、自分の行動、習慣、優先順位を管理する能力のことです。何が最も重要なのかを理解し、貴重な時間を奪っている不要なもの、重要でないものを取り除くことです。
また、時間管理は1つのシステムですべてに対応できる方法ではありません。人によってスタイルは異なります。私たちは、性格のタイプ、アイデンティティ、個々の生活環境などの点で、それぞれ異なる仕組みを持っています。ToDoリストが自分に合っている人もいれば、難しくてやる気が出ない人もいるでしょう。自分に合ったやり方を見つけることが大切なのです。
時間をうまく管理したいからといって、マルチタスクをするのはよくありません。一般的に言われていることとは異なり、速くて多いことは必ずしも良いことではありません。 マルチタスクは、生産性を低下させる一つの方法です。この方法ではより多くのことができるように見えるでしょう。
しかし、間違いを犯す可能性が高く、結果的にやり過ぎてしまうことになります。一度に1つのタスクに集中し、可能な限り十分な休憩を取るようにしましょう。
そうすれば、より多くのことを達成できるはずです。一度に複数のタスクをこなすのは逆効果であると述べました。しかし、どんなに時間がかかっても1つのタスクを完了させようとするのも、時間管理の観点からは賢明ではありません。これも時間管理に関するよくある誤解です。タスクに費やす時間を制限し、それに合わせてスケジュールを立てましょう。
このように、時間管理に関して私たちが知っていることの多くは、実は俗説なのです。私たちの多くは、時間管理に関して、偏った認識や誤った情報を持っています。これらの俗説は、周囲の人やメディアを通じて、時間の経過とともに私たちの心の中に深く刻み込まれ、やがて事実とみなされて定着していきます。その結果、私たちは人生のあらゆる面で真の意味での生産性を高めることができなくなってしまうのです。
第1章：有効性と効率性
Effectiveness（効果）とEfficiency（効率）。
どちらも「e」で始まる形容詞です。
仕事の進め方を説明するときに使われます。それだけでなく、響きもよく似ています。
一方をもう一方と間違えたり、同じように使ったりすることは比較的簡単です（多くの人がそうしています！）。しかし、これらの言葉は似て非なるもので、実際にはそれぞれ全く異なる意味を持っています。
エフェクティブネスとは、正しいことをすることであり、結果を重視することです。それは、自分の目的が主な目標と一致して、間接的に目的を達成することです。
例えば、特定の製品の認知度を高め、特定のターゲットに向けて販売することが目標であれば、目標に近づくためのタスクや活動（このシナリオでは、マーケティングや広告など）に取り組むべきです。
そして、目標に役立たない無関係なタスクに時間を浪費しないことです。これが「効率」です。
一方、効率性とは、物事を正しく行うことであり、この側面はタスク指向です。効率とは、より良い方法を用いて、資源やコストを最小限に抑えながら、可能な限り短い時間で、何かをうまく終わらせることです。効率化の例としては、同じことをするのに、人為的なミスの影響を受けやすく、時間もかかる手作業に頼るのではなく、コンピュータ化されたシステムを使って、短時間で正確に物事を進めることが挙げられます。
どちらか一方が欠けても、もう一方は存在しません。一方は効果的ですが、効率的ではありませんし、その逆もまた然りです。目的を達成するために効果的であっても、その方法が非効率的であることは十分にあり得ることです。また、どちらでもないということもあり得ます。
実際には、4つの可能性があります。
- 1. 効果的かつ効率的
- 2. 効果的かつ非効率的
- 3. 非効果的かつ効率的
- 4. 非効果的で非効率的
しかし、真の最適な生産性とは、効率性と有効性（1番）の両方を兼ね備えたものです。
組織や個人が、効果性や効率性（2、3、4番）のいずれかが不足している場合、ピークの生産性レベルに到達することは不可能です。 どちらかというと、平凡か避けられない失敗のために自分自身を準備しているのです。
効果性＞効率性
生産性を考える上では、効率よりも効果性を優先させるべきです。
しかし、効率性の重要性を完全に無視すべきということではありません。前述のように、生産性とは両方をバランスよく組み合わせたものです。
効果性は全体像を表します。効果を第一に考えるということは、良い結果を得る可能性を高めるために、何よりもまず正しいことをすることに集中すべきだということです。
軌道に乗って基本的なことができるようになったら、今度は自分のやり方をどう改善していくかを考えます。ここでの論理は、自分の目標を達成するために重要で効果的な仕事を効率的に行うことです。自分の目的や目標に貢献しない作業を効率的に行っても意味がありません。
要約すると、「効率」は「効果」を修飾するものであり、「代用」ではありません。
効率はそれだけでは意味がありません。
多くの人の問題点は、有効性ではなく効率性に引きずられがちなことです。効率的であることは、効果的であることよりもずっと簡単ですから、それは十分に理解できます。効率的であることは、より小さく、より管理しやすい規模での改善を必要とします。一方、効果的であることは、より大きな規模で、自分の目標、価値観、さまざまなアプローチについて、たくさんのブレインストーミングを必要とします。これでは不安になりますよね。
それだけでなく、効果よりも効率を優先する人は、より良い完璧な方法を求める傾向があり、どこにも向かわず、皮肉にも非効率になってしまいます。
効果を高める
では、どうすれば効果を高めることができるのでしょうか。
時間を置いて、以下のことを評価してみてください。
- – Whatを明確にする-達成したい結果に焦点を当て、成功のイメージを定義する。
- – 成功の可能性を最大限に高めるための重要な戦略を明確にし、追求する。
行動計画ができたら、次はどうやって効率を上げるかを考えます。つまり、戦略を最も効率的な方法で実行する「方法（How）」に集中することです。
そして、その方法を改善していきます。
次の章では、この点についてさらに詳しく説明します。また、生産性を最高レベルにまで高めるためのヒントも数多く紹介します。
第2章 : 結果 – 成功へのファーストレーン
大きな旅に出るには、まず目的地を明確にする必要があります。そうすれば、道順、交通手段、費用、時間など、十分な旅の計画を立てることができます。
それを忘れてしまうと、目的地にたどり着けずにさまようことになります。旅をしているのは確かだが、どこへ行くのか？
同じように、成功のための計画を立てるときには、「目的地」と「ロードマップ」が必要です。
それは、あなたが何をしたいのかという明確なビジョンと、あなたの考える成功への道のりを助ける具体的な目標です。
ビジョンの作成
成功に向けて本当に効果的に行動するためには、まず「目的地」をイメージすることが必要です。それは、あなたの願望であり、情熱であり、何かをする目的でもあります。
ビジョンを作ることは重要です。それは、あなたに方向性を与えてくれるものであり、あなたが最善の決断を下し、正しい行動をとるための羅針盤です。
ビジョンがあるからこそ、ワクワクして、自分の限界を超えようという意欲が湧いてくるのです。それは、あなたが集中し、トップに立ち続けるためのものです。
まず、自分の理想とする未来の生活を思い描いてみましょう。自分の情熱、生きていく上での価値観、人生の目的などを考えてみましょう。
ビジョンを明確にすることを忘れないでください。ビジョンは具体的で明確なものでなければなりません。それは、あなたの出発点であり、あなたが築き上げようとしている土台そのものです。それは、あなたが努力して近づこうとする理想の姿です。
単に「お金持ちになりたい」「人気者になりたい」といった漠然としたビジョンだけでは不十分で、もっとしっかりとした具体的なものでなければなりません。
例えば、次のようなものです。
- – 30歳までに経済的に自由になること。
- – 週に30時間しか働かない。
- – 精神的にも肉体的にも、より健康な人間になること。
また、自分が尊敬している人を思い浮かべ、自分が見習いたいと思っている特徴や習慣を考えてみてください。実際に、その人たちにメンターになってもらい、特定の分野について考えを深めたり、自分に合った方法をアドバイスしてもらうのもいいでしょう。
繰り返しになりますが、自分のビジョンを作るときには、自分を縛りすぎないでください。あなたのビジョンは個人的でユニークなものであり、正しいも間違っているもありません。 それは、あなた自身が決めることです。
これもまた、あなたが人生で何を達成したいかによって決まります。
覚えておいてほしいのは、ビジョンを作る目的は、自分が何かをする理由を知り、より集中してモチベーションを高めることにあります。
目標の設定
しかし、単に未来を思い描くだけでは、ビジョンは単なる白昼夢に過ぎません。
目標がなければ、ビジョンは実現できません。そこで登場するのがゴールです。
目標とは、より具体的で定量的な目標であり、成功への道筋を示す「ロードマップ」とも言えます。ベンチマークやマイルストーンの役割を果たし、あなたのビジョンを正しく達成するための道筋をつけてくれます。また、ビジョンを達成するための戦略や戦術も含まれます。
簡単に説明すると、目標は、自分のビジョンを実現するために日々意識的に行動するためのツールなのです。
繰り返しになりますが、まずはしっかりとした明確なビジョンが重要です。あなたが設定し、達成に向けて努力する目標は、あなたのビジョンに沿ったものでなければなりません。そうすることで、なぜ目標を達成しなければならないのかという全体像に集中することができます。
目標を設定する際の良い方法は、S.M.A.R.T.E.R.という目標設定のアプローチです。
S.M.A.R.T.E.Rとは、
- – 具体的（Specific）
- – 測定可能（Measurable）
- – 達成可能（Achievable ）
- – 関連性（Relevant）
- – タイムボクシング（Time Boxing）
- – 評価（Evaluation）
- – 再調整（Readjust ）
このアプローチを詳しく説明します。
1. 具体的
目標は具体的で明確なものでなければなりません。ここでの成功がどのようなものかを知ることができるべきです。具体的であればあるほどいいですね。ここでの良いヒントは、以下の5つのWの質問を自問することです。
– 私は何を達成したいのか？
– なぜこの目標が重要なのか？
– 誰が関わっているのか？
– それはどこにあるのか？
– どのような資源や限界が関係しているか？
2. 測定可能
自分で設定した目標は、測定可能で定量化できるものでなければなりません。これは、自分の進歩やパフォーマンスを適切に追跡できるようにするためです。進捗を確認できることは、大きなモチベーションにつながります。それだけでなく、集中力も高まります。
3. 達成可能
成功するための目標は、現実的で達成可能なものでなければなりません。自分に嘘をついて、自分の能力を超えた目標を立てても、その目標を達成することはできません。
とはいえ、これは自己満足の言い訳ではありません。自分の能力を伸ばしつつ、達成可能な目標を設定すべきです。
また、経済的な制約や時間的な制約など、目標の達成可能性に影響を与える要因を考慮する必要があります。
4. 関連性
あなたの目標は関連性があるべきです。
また、あなたの他の目標やビジョンと一致していなければなりません。このステップを踏むことで、間違ったことに集中することがなくなります。
5. タイムボクシング
あなたが設定するすべての目標には、期限があるべきです。これにより、あなたは何かに向かって努力することができます。しかし、5～7年後に目標を達成するというのは、適切な期限とは言えません。確かに、時間の要素は含まれていますが、十分に具体的ではありません。
5年後に目標を達成するための計画と、7年以内に目標を達成するための計画は全く異なります。
目標の期日をより具体的に設定することで、達成するための計画をより明確に立てることができます。また、目標よりも他の日常的な事柄を優先させてしまうことを防ぐことができます。
6. 評価をする
時間が経てば、いろいろなことが起こり、目標も変わります。時々、自分の目標に目を通し、現在の状況に合わせて変更する必要があるかどうか、評価してみましょう。目標を達成するためには、常に自分の目標を評価することが重要です。
7. 修正する
評価の結果、目標を修正する必要があると判断した場合は、目標を修正します。
第3章：成功のためのゲームプラン
すべてのサクセスストーリーは、計画から生まれます。望みを持って行動するだけでは、成功することは困難です。なぜなら、途中でつまづき、それを克服する方法がないからです。
成功する人と失敗する人がいるのは不思議なことです。時には、それが不公平に思えることさえあります。あなたの友人や家族は、素晴らしい人たちで、適切な行動をし、良い教育を受け、良い仕事に就き、良い家庭を築き、一般的に人生の良いものを持っているかもしれません。しかし、なぜか彼らは困難の中で苦しんでいます。
また、いつも大きな成功を収めているにもかかわらず、高い功徳を持っていない人もいます。自分と他人に対する態度が悪く、しばしば不誠実で非倫理的であり、さらには別れと新しいパートナーのサイクルに巻き込まれています。このようなケースでは、実際には「出世したい」という気持ちの強さが決め手になります。美徳も知識も感謝の気持ちもないのに、成功レースで出世することが多いのです。
例えば、ギャングがランボルギーニに乗っていて、善良で誠実な人々の多くが支払いに苦しんでいるのもこのためです。目標を達成するのに十分な強い願望があるなら、なぜ多くの人が達成できないのでしょうか？
悲しいことに、願望だけがあっても仕事がないのです。多くの人が大きな夢を持っていますが、努力して仕事をすることはありません。夜遅くまで起きて、自分の問題に対する新しい解決策を考えたりはしません。一日に16時間も働いてセールスをまとめることもしません。自分がアプローチした見込み客が適格な顧客になるように努力することもありません。
彼らは、業界や市場について可能な限り学ぶことはしません。また、適切な影響力を持つ人たちと付き合い、自分の目標を達成するのに役立つ人たちと付き合う努力もしません。
では、驚くほどの効果を発揮し、力強くゴールに連れて行ってくれる計画を立てるには、どのようなステップが必要なのでしょうか？ここでは、押さえておくべき5つの大きなポイントをご紹介します。
ステップ1：自分に合ったプランを立てる
細部にこだわる人の中には、複雑なプランを忠実に実行できる人もいます。逆に、全体像を把握した上で、最終的な目標に向けて小さなステップを積み重ねていく方が効果的な人もいます。
私たちはそれぞれ個性的で、異なる要因によって動機づけられているので、自分に合った計画を立てなければなりません。あるプランは他のプランほど複雑ではないでしょうが、私たちは皆、自分を動かすためのプランと、そのプランの中の目標を持つ必要があります。もしあなたが自由な精神の持ち主なら、「1日2時間、本と日記を書く」と自分に言い聞かせないでください。おそらく実現しないでしょうし、落胆するだけでしょう。自分の性格、長所、短所が何であれ、それに合わせて計画を立てましょう。これは、ワン・プラン・フィッツ・オールの提案ではありません。
細かいことが好きな人は、計画の小さなステップを最大限に集中してマップ化するとよいでしょう。つまり、毎日、毎週、毎月、何を達成したいのかを明確にするのです。例えば、理想的な体重を達成するための最初の小さなステップは、第1週目の終わりまでに、甘い飲み物を1杯減らすことだとします。
もっと大局的に考えたい人は、例えば20キロ軽くなったらどうなるかを想像してみるといいでしょう。ベッドから起き上がるのが楽になり、エネルギーレベルが上がり、憧れの洋服が似合うようになるかもしれません。そして、そのために何をすべきかをマップにしてみましょう。
ステップ2：そのための時間を確保する
これは計画を立てる上で非常に重要なことです。なぜなら、目標達成のためにいつコミットすべきかが明確になるからです。ここでは、減量の目標を例に挙げてみましょう。
隔週でエアロビクスとウェイトトレーニングを交互に行うとか。毎朝30分走ったり、仕事の後に泳いだりすることかもしれない。あるいは、週に一度、コーチと会ってワークアウトの計画を立て、進捗状況を確認することでもよいでしょう。
いずれにしても、いつ、どこで、どのように行うのかを具体的に示し、実際に実行してみましょう。ステップバイステップの計画には、短期間で達成可能な小さな目標を示すポイントを書き込んでください。いきなり大きな目標を書いてしまうと、大きすぎて達成できないと思われてしまうので、具体的なものにしましょう。
目標を成功に導くための次の重要な要素は、取り組みを始めることではなく、それを継続することです。ここで重要になってくるのが「規律」です。
毎日、そのステップを踏むことで、目標とのギャップを縮めることができます。
ステップ3: 日記をつける
あなたを大いに助けてくれる2つの言葉があります。「記録を取る」です。真面目な話、あなたの記憶を信用してはいけません。書き出した方がずっといいし、うまくいきます。
そうすれば、自分がどこに向かっているのか、どんな成功を収めたのかを思い出すのが簡単になります。このステップは、長い目で見れば、あなたの大きな助けとなることでしょう。
すべてを記録しましょう。自分が経験したアイデアやひらめき、反省点や失敗談など。これは、あなたが今いる場所からなりたい場所へと導いてくれる大きな助けとなります。外部から得たアイデアのうち、最も影響を受けたものを書き留めてください。それを、自分のスタイルに合った自分のアイデアで補完する。自分が何をしたいのか、どうしたいのか、自分自身でブレインストーミングをしてみましょう。そして最後に、自分の夢や野望をすべて記録し、それを最初に読む場所に置いておくと、思い出してモチベーションを保つことができます。
日記は、あなたが見つけた貴重な情報が集まる場所です。例えば、富、権力、洗練、健康、影響力、文化、独自性など、自分の達成に大いに役立つと思われるものに出会ったら、遅れることはありません。それを書き留めてください。集めた情報を利用して反省とモチベーションを強化し、それを永続的に記録する場所に置いておきましょう。
ステップ4：自分の現在地となりたい姿を振り返る
次のステップは、反省のための時間を作ることです。これは、自分が学んだことや日々行っていることを、時間をかけて振り返り、もう一度勉強することです。そうすることで、その日のことが記憶にしっかりと刻まれ、モチベーションを高めるツールとなり、継続することができるのです。
その際、自分にとっての意義を振り返る時間も必要です。1日の終わりに、寝る前に数分、何があったかを振り返ってみるのもいいでしょう。
誰と話したか、誰を見たか、何を言ったか、何が起きたか、どう感じたか、などに特に注意してください。
また、定期的に立ち止まって自分の行動を振り返り、それが目標達成のために役立っているかどうかを確認し、軌道修正を行います。月末には半日、年末には週末を利用して、これまでの経験がさらに価値あるものとなり、将来に役立つものとなるようにしましょう。
ステップ5： 明確で達成可能な目標を設定する
計画は、目標への道筋を示すロードマップであり、成功のためには常に不可欠なツールであることを忘れてはなりません。目標を設定することは、人生を良い方向に変えることができるため、学ぶべき貴重なスキルです。
なぜなら、目標設定はあなたの人生を良い方向に変えることができ、しかも最も早い方法でそれを実現できるからです。このユニークなプロセスをマスターすれば、あなたの人生にも大きな影響を与えることができます。
もし、あなたが明確に定義された目標を持っているなら、それは驚くべきことに、あなたが銀行に数万円しかないのか、数千万円あるのかを見分ける強力な指標となります。もし、まだ持っていないのであれば、すぐに目標を設定して、自分の将来や夢を明晰に把握したほうがいいでしょう。
自分の目標をできるだけ早く明確に設定することは、自分の将来に最大の影響力を持ち、自分の行きたい方向に引っ張っていく最大の力となるからです。すべてはこれに集約されます。自分の目標をしっかりと計画・設計すれば、あなたの未来はとても明るいものになるでしょう。
ステップ6： 行動しよう
さて、あなたの成功を阻むものは何でしょうか？あなたには「やりたい」という強い気持ちがあります。
そして、そこに到達するためのプランをすでに作成しています。
次のステップは行動しましょう。成功者は、必ずしも人より頭がいいわけではありません。計画を忠実に実行し、計画に沿って行動し、その計画が自分をより高みへと導いてくれるのです。
計画を実行するのに最適なタイミングは、感情が高ぶっているときです。「意図の逓減の法則」というものがあります。これは、時間の経過とともに欲求が減退します。
思い立ったらすぐに行動しないと、目標は達成しにくくなります。思いついたとき、感情が高ぶったときに行動しますが、それが遅れたり、すぐに行動に移さなかったりすると、意図はどんどん薄れていき、1ヶ月後には冷めてしまい、1年後には見つけられなくなってしまいます。ここで、規律が必要になります。アイデアが強く、明確で、力強いときに計画を実行するのです。感情を捉え、それを規律ある活動に落とし込み、強力で絶え間ない行動に移すのです。
第4章：生産性向上の秘訣
生産性の高い環境にいれば、より多くのことが成し遂げられるため、高い生産性は多くの人にとって大きな目標です。しかし、「生産性を高める」とは何かを理解するには、文字通りの定義では不十分です。実際には、この概念を完全に理解し、十分に活用する必要があります。
簡単に言えば、生産性が高いということは、以前よりも早く製品を生産したり、高いスピードで仕事をこなしたりすることです。
理論的には、より多くの製品を生産したり、より多くのサービスを提供したりすればするほど、良い結果が得られるので、多くの職場で生産性の向上が優先されています。
しかし、研究によると、仕事の生産性を低下させる原因として、環境、注意力散漫、単なる先延ばしなどが挙げられています。
環境は常にコントロールできるわけではありませんが、何をするかは自分でコントロールできるというのは良いニュースです。さらに、他の人から学ぶことで、より生産性を高めることができます。生産性を高めるためには、環境を整えたり、ブラウザを閉じたりするなど、より直接的な方法があるかもしれませんが、これらは小さなハックであり、実際にはあまり意味がありません。自分のベストを尽くすには、もっと意味のある方法があります。世界で最も成功している人々からヒントを得て、これらのスキルを学ぶことができるのです。
大きな目標を持つ
まず、大きな目標を設定し、それを完全に達成するために行動することができます。Facebookの創業者であるマーク・ザッカーバーグは、この方法を得意としています。毎年、新たなチャレンジのためのスペースを確保し、「新しいことを学び、Facebookでの仕事以外にも成長できる」と語っています。そして、それはとても有益です。
アマゾンのジェフ・ベゾスのように、逆算して考えることも有効です。彼は、顧客のニーズから始めて、その仕事をより速くこなすためのスキルを逆算して、大きな目標を達成する余地を作っています。ベゾスの言葉を借りれば、「お客様にサービスを提供するために必要なスキルを学ぶ。お客様にサービスを提供するために必要なテクノロジーを構築する」と言っています。
一日一日にテーマを与える
これは、CEOのジャック・ドーシーを真似てみてください。Square社とTwitter社を行き来しているドーシーは、月曜はマネジメント、火曜はプロダクトといった具合に、一日のテーマを決めて生産性を高めています。邪魔が入るのはいつものことですが、邪魔が入ってもすぐに対処できます。
火曜日は「製品のミーティングがあるから、製品のことに集中しなければならない」と考えます。
また、Facebookの共同創業者であるダスティン・モスコビッツは、「ミーティングを行わない水曜日」を設けることで、彼と彼のチームが毎週「集中して頭を使う仕事」をするための時間を確保できると考えています。
制限を設ける
何かに集中していられる時間は限られています。それが終わったら、次の重要なことに移るべきです。例えば、日産自動車のカルロス・ゴーン元CEOは、業務以外の単一目的のミーティングには1時間半しか割り当てず、半分はプレゼンテーション、残りの半分はディスカッションの時間としています。
また、メールの長さを制限することもできます。FacebookのCOOであるシェリル・サンドバーグは、仕事のメールには片っ端から返信しているそうですが、返信を短くすることで時間を節約しています。「待っていてもうまくいかないくらいなら、短くて、早くて、不完全な回答をしたほうがいい」と彼女は言います。
ディープワークゾーン
集中、集中、集中。これはおそらく、生産性向上のための最も重要な秘訣です。ビル・ゲイツは、毎週「ディープワーク」の時間を設け、気を散らさずに最も困難な仕事をする時間を確保していました。「ディープ・ワーク」という本の著者であるカル・ニューポートは、「ディープ・ワークが重要なのは……気晴らしが悪だからではなく、ビル・ゲイツが1学期足らずで10億ドル規模の産業を立ち上げることができたからである」と述べています。
意思決定を合理化する
ジェフ・ベゾスは、毎日たくさんの決断をしています。これは時間のかかることなので、彼はビジネスをより迅速に進めるための4つのステップを開発しました。まず第１に、「ワンサイズの決断」は禁物です。「多くの意思決定はリバーシブルであり、双方向のドアである」と、彼は2017年の株主への手紙に書いています。それらの決定は、軽量のプロセスを使用することができます。
第２に、意図した情報の70％の状態にあるときに決定を下します。「もし90％を待つのであれば…あなたはおそらく遅いのです」と彼は書いています。
第３に、反対してコミットする。「この言葉は、多くの時間を節約してくれます」と彼は書いています。コンセンサスが得られていないにもかかわらず、特定の方向性に確信を持っている場合、「いいかい、これについては意見が合わないのはわかっているけど、僕と一緒に賭けてくれないかな」と言うのが有効です。同意せずにコミットしてくれる？この時点では、誰も確実な答えを知ることはできませんが、おそらくすぐにイエスと言ってもらえるでしょう。
そして第4には、本当の意味でのミスアラインメントには早めに対処し、すぐに集中することです。”時には、チームが異なる目的を持ち、根本的に異なる見解を持っていることがあります “と彼は書いています。”彼らは整列していない。いくら議論しても、いくら会議を開いても、その深いズレは解消されません。エスカレーションがなければ、このシナリオのデフォルトの紛争解決メカニズムは疲弊してしまう。”
誰よりも早く仕事に取り掛かる
「早起きは三文の得」です。みんなが起きる前に仕事を始めてみましょう。
デジタルファイナンシャルプラットフォーム「Ellevest」のCEOであるSallie Krawcheck氏のように、午前4時に起きて仕事をします。その理由は、「ビジネスにおいて最も貴重な商品は時間です。そして、他の人と一緒に過ごす時間と、考えたり、書いたり、そして私のお気に入りである収益モデルを構築したりする時間のブロックとのバランスが取れているときに、私は最も生産的であると感じています」と彼女は書いています。
さらに、この時間帯は、「一日の最初のミーティングに向けて準備をしているときのような、自分自身とのさまざまな会話に巻き込まれていないので、心が澄んでいます」と述べています。また、私が仕事をしている間、家族は2階で寝ていて安全だという安心感もあります。私はこの時間帯によくアイデアが湧いてきます（その中には実際に良いものもあります）。
自分の時間を守る
ケラー・ウィリアムズ・リアルティの創業者であるゲイリー・ケラーは、1日の最初の数時間を重要な仕事から始めるのではなく、その年の最も重要な仕事である “1つのこと “に取り組んでいます。
この1つのことに取り組めば、すべてのことがやりやすくなったり、不要になったりするからである。ケラーはこれを利用して、本を書いたり、会社を最大の不動産フランチャイズに成長させたりしました。また、ケラーは、この1つのことができない限り、他のことは何の障害にもならないと考えています。「大切なのは時間です。成功は連続的に築かれます。「ワン・シング：並外れた結果をもたらす驚くほどシンプルな真実」と書いています。
バーチャルドアを閉める
オープンな職場環境は多くの良い可能性を秘めていますが、不必要な気晴らしや邪魔が入ることで生産性を妨げることもあります。Trello社の元CEOであるMichael Pryor氏は、Slackやメールをオフにしたり、ポストイットを貼ったりして、バーチャルなドアを閉めることを勧めています。
机の上に “ヘッドダウン “と書かれたポストイットを貼ることで、バーチャルドアを閉じることを勧めています。
邪魔者は重要なプロジェクトから時間を奪い、立ち直るのにも時間がかかります。「プライヤーはTime誌のインタビューで次のように述べています。「文脈を切り替えるたびに、大きなコストがかかります。「私たちの時間は基本的に限られています。時間は限られていますから、その中から必要なものだけを選んで使えるようにするのがコツです。それが生産的であるための最も難しい点です」。
仕事と私生活を分ける
これは直観的でない、あるいは当たり前のことのように思えるかもしれませんが、それでも何よりも重要なことです。YouTubeのCEOであるSusan Wojcickiは、家族との夕食に間に合うように家に帰ることを優先しています。時間通りにオフィスを出ることで、仕事を集約して迅速に終わらせることができ、家に帰ってからも家族のことに集中できるのです。
「私たちは、午後6時から午後9時まではメールをチェックしないというルールを設けています。なぜなら、携帯電話を使っていると、仕事を中断するのが難しくなるからです」とWall Street Journalのインタビューで語っています。
時間が来たらプラグを抜くことで、生産性や創造性を維持し、成功への追求を確実なものにすることができるのです。「成功とは、働いた時間数に基づくものではありません」とウォジツキは言います。「24時間365日働いていたら、面白いアイデアは出てこないでしょう」。
毎日、受信箱を整理する
HighTower社のCEOであるElliot Weissbluth氏は、LinkedInに次のように書いています。「電子メールは一方通行で、誰でも、いつでも、許可も招待も考慮もなしに、あなたの受信箱に入ることができます」「世界があなたの注意の薄い部分を要求するようになるのは、不公平というよりも、常に気が散ってしまう原因になります」
彼は3つのルールで物事を単純化し、集中力と生産性を維持しています。
- 1. ニュースレターの配信を停止する。単に削除するよりも時間がかかりますが、毎年何時間も節約できています。
- 2. 削除して完全に忘れる。「迷ったら削除しましょう。そんなに重要なことなら、誰かがフォローしてくれるでしょう。そして、できる限りの返事をして、残りはリサイクルに回しましょう」と書いています。
- 3. わざわざファイルする必要はありません。優れた検索ツールを使ってフォルダをスキャンし、必要なものをすぐに見つけましょう。
「この3つ以外のことをしなければ、あなたの受信箱はかなりスリムになります」と彼は書いています。「残ったメッセージは、実際にあなたの注意が必要なものを集めたToDoリストになります。このリストは2〜5項目と短くし、その日に実際に達成したいと思えるものにしてください。これらの項目を終わらせれば、「受信箱ゼロ」に到達したも同然です。
いくつかのステップを踏むことで生産性が下がるように見えるのは、異例のことかもしれません。しかし、生産性とは、単に普段よりも多くの仕事をこなすことではありません。生産性が高いということは、単に効率的であるということだけではなく、問題を完全に解決して余計な仕事をしなくて済むような、効果的な仕事をしているということでもあります。
第5章：エネルギーがすべてである理由
自分のエネルギーを効果的に回復させるためには、自分自身への投資に重点を置くことで、モチベーションを維持し、より多くのものを生み出すことができます。また、エネルギーを消耗する行動を認識し、積極的に改めたり、完全に削除したりすることが必要です。
生産性を高めるためには、エネルギーが非常に重要です。成功している人にその秘訣を尋ねると、必ずと言っていいほど「エネルギー」を成功への主な原動力の一つとして挙げます。物理学では「働く能力」と定義されているエネルギーは、身体、感情、心、精神の4つの主要な源からもたらされます。
身体
不適切な栄養、運動、睡眠、休息が、エネルギーレベル、感情管理、集中力に影響することは周知の事実です。それにもかかわらず、他のことに気をとられて、健康的な行動をとることを怠っている人がいるかもしれません。
例えば、朝食を抜いたり、人に感謝の気持ちを伝えなかったり、一度に一つのことに集中できなかったり、目的意識を持てる活動に時間を割けなかったりしているかもしれません。これらの行動が逆効果であることは当然ですが、それらをすべて一箇所に集めてみると、不快感を覚えたり、身が引き締まったり、元気が出たりします。厳しい言い方かもしれませんが、これは体のエネルギーを回復させるために必要な第一歩です。
次のステップは、体のエネルギーを作り、更新するための儀式を特定することです。ワコビア社の副社長であるゲイリー・ファロは、かなり太っていて、食生活も乱れ、定期的な運動もせず、長時間労働で、通常の睡眠時間は5、6時間程度だったそうです。
ファロは有酸素運動と筋力トレーニングで運動を始めました。また、決まった時間に就寝するようになり、睡眠時間も長くなりました。食事も1日2回の大食から、3時間ごとの小食に変えました。その目的は、一日の間にグルコースレベルを安定させ、山と谷を避けることです。
その結果は？
ファロは体重が50ポンド減り、エネルギーレベルも急上昇しました。
エネルギーを回復させるもう一つの方法は、仕事中に一定の間隔で短時間の休憩をとることです。人間には「ウルトラディアン・リズム」というものがあります。これは90〜120分周期で、体のエネルギーが高い状態と低い状態を繰り返すものです。各サイクルの終わりには、落ち着きがなくなったり、あくびが出たり、空腹になったり、集中力が低下したりと、体に回復の必要性が現れます。しかし、これを無視してしまうと、かえってエネルギーの消耗が激しくなってしまいます。
断続的な休憩を適切に行えば、パフォーマンスを向上させ、維持することができます。仕事から一時的に切り離し、心を休めることができるような儀式を伴えば、短時間でしっかりと回復することが可能です。同僚と仕事以外の話をしたり、音楽を聴いたり、階段を上り下りしたりするといいでしょう。
感情
感情をコントロールできるようになれば、エネルギーの質を大幅に向上させることができます。そのためには、さまざまな場面での自分の感情を把握し、それが自分のパフォーマンスに影響を与えることを意識する必要があります。
人は、ポジティブなエネルギーを感じているときに最高のパフォーマンスを発揮する傾向があります。
その逆はうまくいきません。残念ながら、人は容赦ない要求や予想外のチャレンジに直面すると、ネガティブな感情に陥り、闘争・逃走反応を作動させてしまう傾向があります。その兆候は、イライラや焦り、不安や焦燥感などです。これらの感情は、あなたのエネルギーを奪う大きな原因となります。
ネガティブな感情を消すための儀式として、呼吸瞑想という方法があります。深く腹式呼吸をして、10秒間ゆっくりと息を吐くことで、リラックスして回復することができます。
闘争・逃走反応を抑えることができます。
人に感謝の気持ちを伝えることは、贈る側にも贈られる側にも有益な行為です。手書きのメモ、電子メール、電話、会話など、さまざまな形で行うことができます。感謝の気持ちが具体的であればあるほど、その効果は大きくなります。
最後に、自分の人生の出来事について、自分に言い聞かせるストーリーを変えることができます。よくあるのが、自分が持っているものに感謝するのではなく、自分を被害者のように思い込むことです。
これは、事実とそれを解釈する方法の違いに気づくことができるからです。当たり前のことのように思えますが、実際には、何かをどう見るかは自分で決められることを発見し、自分のストーリーがいかに感情に強く影響するかを認識することができます。
認識を自分が伝えたいストーリーに変えるには、レンズで表される以下の3つの選択肢のいずれかを通して見ることです。
逆のレンズでは、関係者が何を言うか、それは実際に正しいかを自問します。
長いレンズでは、それが将来的に自分にどのような影響を与えるかを考えます。
ワイドレンズでは、この出来事からどのように改善し、学ぶことができるかを考えます。
心のあり方
マルチタスクは、一見クールに見えますが、実際には生産性を低下させます。90〜120分集中して、一休みしてから次の作業に集中する方が効率的です。この集中と休憩のサイクルを “ウルトラディアン・スプリント “と呼びます。
自分がどれだけ集中できないかがわかったら、邪魔してくる人を減らすための儀式を作ることで、これに対抗することができます。まずは、日々の気晴らしの影響を直視させるようなエクササイズから始めましょう。
実際の例として、Wachovia社の副社長であるDan Cluna氏は、集中力を高めるために2つの儀式を考案しました。
1つ目の儀式は、集中力が必要な仕事があるときは、デスクを離れて会議室に行き、電話による気の散りを防ぐというものです。
その結果、3分の1の時間でレポートを仕上げることができるようになったそうです。
2つ目は、自分に報告する人たちとの会議で、電話を一切取らないこと。これは、電話がかかってくると会議の時間が長くなり、彼の注意力が削がれてしまうからです。今では、仕事の合間にボイスメールのメッセージにだけ答えるようにしているそうです。
もう1つの方法は、メールが来たらすぐに返信するのではなく、1日のうちの特定の時間帯に返信する時間を設定することです。これは実際に、一度に45分間、メールに完全に集中すれば、より早く受信箱を片付けることができます。
精神的なエネルギーを動員するもう一つの方法は、長期的に最も影響を与える活動に体系的に集中することです。次の日のために最も重要な課題を特定し、朝、出社したときにそれを最優先するのです。
精神
あなたの精神は、仕事や活動があなたの価値観と一致し、最も意味のある目的意識を持っているときに、最高潮に達します。自分のやっている仕事が自分にとって本当に重要であれば、より多くのエネルギー、集中力、忍耐力を得ることができます。
しかし、会社生活の要求とペースは、これらの問題を解決するためのスペースをあまり与えてくれません。
多くの人は、意味や目的が潜在的なエネルギー源であることさえ知りません。自分が確立した儀式の価値を体験すると、自分のニーズに気を配ることが、仕事の効果や満足度に強く影響することがわかります。
自分にとって本当に重要なことは何か、自分自身に問いかけてみてください。これは非常に重要で思慮深いことです。なぜなら、自分が本当に記憶に残りたいことに気づくことができるからです。
人間の精神のエネルギーを利用するには、優先順位を明確にし、3つのカテゴリーで儀式を確立する必要があります。
- 1. 仕事で最も得意なこと、最も楽しいことをする。
- 2. 仕事、家族、健康、他人への奉仕など、自分の人生で最も重要と思われる分野に、意識的に時間とエネルギーを割く。
- 3. そして、自分のコア・バリューを日々の行動で実践すること。
第6章：生産性向上のためのハック
生産性を向上させるためには、5つのハックが必要です。
1. ゲームプランを持つ
生産性向上の基本は、ゲームプランを持つことです。これは、効果的な時間管理を行うことで実現します。やり遂げるためのゲームプランがなければ、満足のいく結果は得られません。 先延ばしにしたり、時間を無駄にしたりすることは生産性の妨げになりますが、効果的な時間管理ができていないことも同様に破壊的です。
生産性を高めて物事を成し遂げるには、優れたゲームプランが必要です。 まず、何をしなければならないかを正確に把握する必要があります。 次に、期限が決まっていなくても、いつまでにやるかを決めます。 そして、3つ目のステップは、それを実行するために自分を犠牲にすることです。
短期的なものであれ、長期的なものであれ、自分の目標を達成したい。 そして、その結果を誇りに思い、満足したいものです。 流れに身を任せるのではなく、一歩一歩真剣にゲームプランを実行していけば、成功、誇り、満足を得ることができるでしょう。
ここでは、効果的なゲームプランの3つの要素を紹介します。
i. やるべきことを明確にする
まず、何をすべきかを正確に把握する必要があります。例えば、1週間以内に開催されるプレゼンテーションと会議の準備を任されたとします。手元にあるタスクを明確にしなければなりません。
ii. いつまでにやるのか（タイムライン）を決める
次に、期限が決まっていなくても、いつまでにやるかを決めておきます。仕事を整理しておけば、先延ばしにすることも少なくなり、タスクの優先順位付けや時間管理にも役立ちます。
iii. 実行する
3つ目のステップは、「実行する」というタスクに身を置くことです。せっかく計画して整理しても、すぐに行動してタスクを完了しなければ意味がありません。
2. まず何をすべきか？
学生時代には、先生から「宿題は難しいものからやればいい」と言われたことがあるでしょう。また、「一番嫌いな宿題を先にやってから次に進む」と言われたこともあるでしょう。この方法は、今日のあなたの生産性を大きく向上させます。
難しい仕事から始めましょう。仕事でも、試験前に提出しなければならない課題がたくさんある場合でも、1日の始まりには、この方法を実践してみてください。
一日の終わりには、自分がどれほどのことを成し遂げたかに驚くことでしょう。その理由は、通常、一日の始まりには、一日の終わりに比べてエネルギーがあるからです。このエネルギーを、最も難しいタスクや最も嫌いなタスクに充てれば、それらのタスクを行う際に疲れやイライラを感じることはありません。
もし簡単な仕事から始めれば、次の難しい仕事をネガティブに見ることになります。そうなると、モチベーションが下がり、一日が憂鬱になってしまうのは間違いありません。
この方法は、生産性を向上させます。一日の仕事を長い苦しい戦いだと思わなければ、より多くのことを成し遂げることができるでしょう。 嫌な仕事を早い段階で片付けてしまえば、すべての仕事で良い結果が得られます。 より多くの仕事をこなすことができるだけでなく、それぞれの仕事の結果に満足することができるでしょう。
3. モチベーションを高める
「惨めになるか、やる気を出すか、何をするにしても自分で決めればいい」
物事を成し遂げられない言い訳として、「やる気が出ない」という言葉を聞いたことがある人は多いでしょう。 ほとんどの場合、これは「自分は怠け者だ」ということを丁寧に表現したものです。 しかし、生産性と成功が不可欠な現実の世界では、「やる気」が重要な要素となります。
モチベーションが上がらない人は、自分のモチベーションを上げる方法を検討し、日々の行動に移す必要があります。モチベーションが高ければ高いほど、より多くのことを成し遂げることができます。
モチベーションを上げるための最も実践的な方法の一つは、自分の達成感を楽しむことです。仕事の大小に関わらず、一つ一つの仕事をやり遂げた自分を褒めてあげましょう。本来の目的から外れてはいけませんが、自分を褒めたり、褒められたりすることで、モチベーションが上がるのは間違いありません。
一つの目標に圧倒されて疲れやストレスを感じるよりも、次の仕事に向けて元気になることができます。
人は、何も達成できていないと感じると、やる気を失いがちです。 その結果、自分のやっていることにあまりいい印象を持てなくなり、やる気がなくなってしまうのです。幸いなことに、このパターンを逆転させ、軌道に乗せることは難しくありません。達成した仕事に喜びを感じ、誇りを持つ習慣を身につければ、もっとやりたい、もっとうまくやりたいというモチベーションが高まります。
モチベーションとエネルギーはつながっているので、目の前の仕事に対してもエネルギーが湧いてくるのがわかります。 最終的な目標がどんなに大きくても、その目標を達成するためにどれだけの時間と労力が必要であっても、驚くほどスムーズに進むようになります。 モチベーションとエネルギーが高まれば、どんどん仕事がはかどるようになります。生産性がいかに素晴らしいものであるか、日々実感できるはずです。
4. 挫折は踏み台
挫折をネガティブにとらえる人が多いですが、挫折に対する認識が生産性の最大の障害となることがよくあります。挫折は自分を落ち込ませるだけで、前に進むための踏み台にはならないと考えていると、結局何もしないままになってしまいます。
挫折は人生のあらゆる場面で起こります。 どんな仕事をしていても、時折、あるいは定期的に挫折を経験することがあるでしょう。 挫折には、失敗したとき、準備が十分でなかったとき、誰のせいでもない予期せぬ問題が発生したときなどがあります。 挫折をどのように経験し、どのように捉えるかによって、その挫折が自分や自分の生産性にどのような影響を与えるかが決まります。
どのように挫折したとしても、それが障害になるのを防ぎ、むしろ生産性を向上させることができる見方があります。
自分のミスであっても、誰のせいでもないことであっても、挫折を挫折と思わないことが、軌道修正の第一歩です。
もうひとつの捉え方は、挫折を「次はもっとうまくやれる」というチャンスと捉えることです。自分にミスがあった場合は、それを認めて修正し、次に進みましょう。過去を引きずっていても意味がありませんし、影響もあります。
そのミスについて自分を責めたり、執着したりするかもしれません。 このような行動は決して有益ではありません。 物事が進まないだけでなく、自分自身に嫌悪感を抱くことになります。 最悪の場合、自分が無能であると感じてしまいます。 これでは、物事を成し遂げることはできません。
挫折しても、それを学びの糧とすることが大切なのです。自分を責めすぎても何にもなりません。自分にはもっといいことができる、もっとできるはずだと、常に自分に言い聞かせることです。
そのために必要なことは、ミスを修正して次のステップに進み、このパターンを自然に身につけることです。そうすれば、挫折しても落ち込むことなく、生産性を向上させることができます。
5. 自分自身を大切にする
普段、私たちが怠っていることといえば、自分自身の健康管理でしょう。多くの人は、何かを成し遂げるために徹夜した経験を持っているでしょう。 締め切りに間に合わせるために、睡眠時間を削ったり、食事を抜いたり、その他のセルフケアが必要なこともあるでしょう。 時にはそれが必要な場合もありますが、普段から頻繁にセルフケアを怠っていると、逆効果になります。健康を害したり、期待していたほどの成果が得られなかったりすることもあります。
多くの人は、健康を維持することが生産性を高めることにつながるという事実を軽視しています。睡眠時間を削ったり、栄養価の高い食事をとらずにジャンクフードに頼ったりしている人は、肉体的にも精神的にも余裕がありません。 自分では仕事に100％の力を発揮していると思っていても、このような不健康な生活をしていると、結果的に力を発揮できなくなります。
逆に、十分な睡眠やバランスのとれた食事など、自分自身を大切にすることで、仕事への貢献度が高まります。一流のコンディションであれば、集中力が高まり、注意力も高まり、疲れにくくなります。 そして、より良い仕事ができるようになるのです。
自分のライフスタイルを見直してみましょう。いつもコーヒーや人工的なエネルギー補給に頼っていませんか？ジャンクフードを食べていませんか？また、十分な睡眠をとっていますか？それとも、仕事をこなすために夜更かしばかりしていますか？これらの質問を考えてみて、もし自分が不健康なライフスタイルを送っていると感じたら、それを改善し、日々の生産性にどのような影響を与えているかを観察する時期に来ているのではないでしょうか。
食事を抜いたり、夜遅くまで仕事をしたりすることは誰にでもあることですが、それが習慣になっているとしたら、生産性の向上に役立っているとは思えません。 それどころか、生産性を低下させているかもしれません。
たとえ仕事が忙しく、責任や締め切りが多い場合でも、適切なセルフケアを怠ることは逆効果です。 十分な睡眠と適切な食事をとる習慣を身につければ、自分を大切にするだけでなく、より多くの仕事をこなし、その結果に満足することができます。ただし、頑張りすぎは逆効果になることを覚えておいてください。
第7章：ワンマンアーミーになるには
生産性について語るとき、レバレッジの力を利用する人は少ないでしょう。「レバレッジ」という言葉は、投資や借金の話でよく耳にします。それだけではなく、「報酬や結果を伸ばす」「限られた時間内に物事を終わらせる」という意味でも使われています。多くのことを抱えていて、一刻も早く物事を終わらせなければならないとき、レバレッジは重要な鍵となります。
レバレッジをかける3つの方法
i. 複製する
これは、自社の製品や将来の計画を作成する際にも適用できます。多くのスタートアップ企業は、新製品の開発に頭を悩ませ、時間と生産性を浪費しています。ここで重要なのは、すでに機能しているものや存在するものを複製し、それを改良することです。そうすれば、必然的にリソースの管理がうまくいくようになります。
ii. テクノロジー
今の時代は、テクノロジーの力を借りれば、ほとんどのことが自動化できる時代です。例えば、電子メール、見積書の送付、プレゼンテーション、さらには会議のメモも自動化することができます。そのためには、利用可能なプラットフォームを調べる必要があります。
例えば、メールを例に挙げてみましょう。Gmailを使っている場合は「定型文」のようなメールテンプレートを作成するよう、メールクライアントを簡単に設定できます。また、特定の時間に特定の人にメールを送る必要がある場合は、Aweberなどのオートレスポンダーを使って、あらかじめメールをスケジュール設定しておくことができます。
自動化することで時間を大幅に節約することができます。特に、自分でビジネスを行っている場合は、非常に時間がかかるものです。冗長な作業をすべて自動化してしまえば、マーケティングやビジネスの拡大に集中することができます。
iii. アウトソーシング
ほとんどの経営者は、自分ですべてを処理できると考えていますが、これでは簡単に過労や過負荷になってしまいます。また、自分のビジネスや会社を設立すると、すぐにフルタイムの従業員を雇い、オフィスを運営しなければならないと思われがちです。これには大きなコストがかかります。
では、オフィスを持たずにチームで仕事をするにはどうすればよいのでしょうか。その答えは、アウトソーシングです。世界中のフリーランサーを雇って製品を作ってもらい、その間、あなたはビジネスのマーケティングに専念することができます。これにより、ビジネスの生産性を高めることができるのです。
あなたが必要とする才能を見つけるために、既存の様々なフリーランスのウェブサイトがあります。
1. Fiverr
Fiverrでは、どんなサービスでも5ドルという非常にリーズナブルな価格で売買することができます。Fiverrは世界最大のデジタルサービスのマーケットプレイスです。価格交渉の必要はなく、提供されるサービスは5ドルの倍数です。
2. アップワーク・ドットコム
以前はODKとして知られていたUpworkは、クライアントとバーチャル・フリーランサーをつなぐプラットフォームです。必要に応じて、1時間単位や1回限りのプロジェクトでフリーランサーを雇うことができます。Upworkの特徴は、プロジェクトの進捗状況を簡単に把握できるタイムトラッキングツールを備えていることと、フリーランサーが完了した作業に対して報酬を支払うことができることです。
Uberを例にとってみましょう。Uberの最も重要な成長要因の一つは、フリーランサーを活用してビジネスを行う雇用モデルです。これにより、需要の変化に効果的に対応することができます。
business.comによると、「フリーランサーは、スタートアップ企業の経営における日々の厳しさに対応するための不可欠な資産である。これは、新入社員を教育したり、ハードウェアを提供したりするためのリソースを必ずしも持っていないブートストラッパーにとって、特に当てはまります」。
今すべきことは、自分で管理できる仕事と、委任や外注できる仕事をリストアップし、すぐに仕事に取りかかれるようにすることです。
第8章：成功するまで自分の原因を追いかける
“一日のうちにすべてのことをする時間は、一度に一つのことをするならば十分にあるが、一度に二つのことをするならば、一年のうちに十分な時間はない” チェスターフィールド卿
ペースの速い現代社会では、私たちは常に動き回っており、マルチタスクが当たり前になっています。運転中に仕事のメールに追いついたり、ランチを食べたり、会議の準備をしたり。
私たちは2つまたは3つのタスクを同時にこなすことができるのです。しかし、不可能なのは、一度に複数のタスクに完全に集中することです。
心理学者は、優先順位を下げて一度に1つのタスクに集中することが生産性の向上につながると指摘しています。脳は1つのタスクから別のタスクへと同時に移行するのに苦労します。この脳の現象は「スイッチングコスト」として知られています。
ですから、あなたにとっての唯一の解決策は、集中することです。そのためには、目的を完遂するまでやり通すことが必要です。ここでは、目の前のタスクに集中するための5つのコツをご紹介します。
1. マルチタスクはやめましょう。
始めたことを最後までやり遂げようと思ったら、まずこの点を整理する必要があります。
作業をどんどん切り替えるのではなく、目の前の1つの作業に集中し、最後までやり遂げましょう。
先に述べたように、複数の仕事をこなすことは可能ですが、それは必ずしもそれぞれの仕事に同じように、注意や集中を払っていることを意味しません。そのため、自分が期待していた以上の成果が得られないことに気づくかもしれません。
一度に多くのことをしても、早く良い結果が得られるわけではありません。しかし、1つのことに全力で取り組むことで、より大きな成果を得ることができます。多くの人が、生産性とは一度にたくさんのことをこなすことだと勘違いしています。それは間違いです。なぜでしょうか？生産性とは、一貫して物事を成し遂げることの尺度です。
2. 一日のスケジュールを立て、前もって計画する
“失敗することを計画する人は、計画に失敗する”。ありきたりに聞こえるかもしれませんが、これは本当に正しいことです。仕事や家事、運動など、1日にやらなければならないことが1001個もあることがありますよね。生産性を維持し、ストレスを解消するには、事前に計画を立てるしかありません。
ここでは、1日のスケジュールを立て、計画的に行動するための簡単な方法を2つご紹介します。
1). 生産性を向上させるために手帳を持つ
正直なところ、私たちはやらなければならないことに追われ、優先すべきことを忘れてしまうことがあります。だからこそ、手帳を持つことは、あなたにとって素晴らしいことなのです。
GoogleカレンダーやiPhoneの手帳など、バーチャルな手帳もありますが、ここでは最適な手帳をご紹介します。最も実用的で効果的な手帳は、伝統的な紙の手帳です。
なぜでしょう？
紙の手帳は、いつでも、どこでも、メモを書き留めるための視覚的な空間を提供してくれるからです。もし、あなたがiPhoneの手帳に頼っていて、突然、バッテリーが切れてしまったら？これでは実用的ではありません。
誕生日や祝祭日、特別な日など、重要な日にはマンスリービューを使うようにしましょう。週単位の予定は、「今週中に祖父母を訪ねる」「芝刈りをする」などの一般的なタスクに使います。
一方、デイリープランニングセクションでは、その日に達成したいことややるべきことを具体的に書き留めておきます。会議の準備、友人との外出、ジム通いなど、さまざまな内容です。
そうすることで、必然的にやるべきことに集中できるようになり、仕事の優先順位をつけることができるようになります。また、計画されたタスクに向けて自分自身を準備することができます。また、プランナーは、大きなタスクや難しいタスクを小さく扱いやすいステップに分割するのにも役立ちます。
2). アイビー・リー方式
この方法に馴染みのない方もいらっしゃるかもしれませんが、この方法は高名な生産性コンサルタントであるアイビー・リーによって確立されました。この方法は1918年から広く使われ、企業に効果があることが証明された。
アイビー・リー方式は、5つのシンプルなステップで構成されています。
- 1. 1日の終わりに、明日達成したい仕事を6つリストアップする。6つのタスクを超えてはいけない。
- 2. この6つのタスクの重要度に応じて、優先順位をつける。
- 3. 翌日の始業時には、リストの最初の仕事だけに集中する。最初のタスクを完了してから次のタスクに移る。
- 4. 残りの仕事も同じようにして取り組む。前のタスクが完了してから、次のタスクに移ることを忘れない。
- 5. 毎日、この作業を繰り返す
そうすれば、目の前の仕事に集中でき、生産性も向上します。
3. ポモドーロ・テクニックを使う
ポモドーロ・テクニックは、90年代初頭に起業家で作家のフランチェスコ・シリョ氏によって考案されました。その方法は非常にシンプルで、大きなタスクや複数のタスクをこなす必要がある場合、タスクを短い時間間隔に分割します。
最も効果的なのは、25分間しっかりとタスクに集中し、5分間の短い休憩を取ることです。このサイクルを繰り返します。
ポモドーロ・テクニックを使えば、気が散ることなく、集中して仕事ができるようになります。
また、短時間で集中して仕事をこなすため、脳を鍛えるのにも効果的な方法です。そして、必要な休憩を取ることもできるので、作業に追われて燃え尽きてしまうこともありません。
ポモドーロ・テクニックは、短い休憩を取ることで、常に生産性を高め、モチベーションを維持することができます。必要なのは、自分で時間を計ることだけです。
4. 健康的な食事で集中力を維持する
私たちが当たり前だと思っている最も重要な要素の1つが食生活です。食生活は、脳の働きに大きく影響し、注意力や集中力に影響します。
生産性を高め、集中力を持続させるためには、以下のような食生活を心がけるとよいでしょう。これにより、脳が長期的に集中できるようになります。また、脳に燃料を供給し、精神機能に必要なエネルギーを蓄えることができます。
そのため、研究者は低血糖食を推奨しています。低血糖食を以下にまとめました。
- 1). 茎のない野菜
ほうれん草、サラダ、ブロッコリー、インゲン豆などの葉物野菜。 - 2). ナッツと種子
チアシード、フラックスシード、パンプキンシード、アーモンド、クルミ - 3). 豆・マメ類
大豆や小豆。1回の食事で半カップ程度の小分けにして食べるとよいでしょう。 - 4). ヨーグルトとその他の発酵食
ギリシャヨーグルト、無糖ヨーグルト、生の全乳、伝統的に作られたチーズ - 5). 全粒穀物
オーツ麦、玄米、ワイルドライス、グラノーラ、ミューズリーなど。 - 6). 新鮮な果物
ストーンフルーツ、ブルーベリー、チェリー、シトラスフルーツ - 7). 健康的な脂肪
バージンココナッツオイル、エキストラバージンオリーブオイル、ナッツ、種子、アボカドなど。 - 8). 低脂肪タンパク質
サーモン、七面鳥、皮なし鶏胸肉、ラム肉、牛肉
5. 瞑想する
瞑想はスピリチュアルな目的だけでなく、注意力を高めたり、作業に集中したりする効果があることも研究で証明されています。
修道院や山の上で瞑想する必要はありません。1日5〜20分程度の時間を確保すればOKです。
目を閉じて息を吸い込み、ゆっくり息を吐きます。できれば気が散らないように静かな場所で行います。何も考えないようにします。4日後には、集中力と注意力が向上しているのがわかるでしょう。朝一番に、仕事を始める前に瞑想を実践してみてください。
さて、次は？
この記事に書かれているテクニックをすべて消化したとしても、すぐに行動に移すことでしか、生産性の向上は望めません。
集中力を欠いて先延ばしにするのは簡単ですが、元の状態に戻し、その勢いを維持するのは、本当の意味での忍耐力が試されます。このデジタル時代に生きることは、間違いなく特権的なことです。
携帯電話やタブレット、コンピューターなど、私たちには素晴らしいものがたくさんあります。しかし、これらのものには犠牲が伴います。
私たちが気づかないうちに、これらのガジェットは私たちの気を散らし、私たちを非生産的にしているのです。カーネギーメロン大学のHuman-Computer Instituteが行った調査によると、気が散った後に集中力を取り戻すのに25分もかかるとのことです。
ここまでご紹介してきたように、生産性の高い環境を整えることがあなたの仕事です。集中力を維持し、気を散らさず、そして何よりも生産性を向上させるための動機付けとなる環境を作りましょう。
今、あなたがすべきことは、中断や気晴らし、混乱など、あなたの雑念を取り除くことです。
あなたの生産性を高めるために。
あなたなら、この知識をどう使いますか？
それではまたね。
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